Software de contabilidade para cabeleireiros: mantém as finanças do teu salão em ordem

De que funções de contabilidade precisa um cabeleireiro?

A administração financeira de um cabeleireiro não é complexa, mas tem muitas facetas. Lidas com fechos de caixa diários, declarações de IVA periódicas, gestão de stock de produtos e dados de clientes abrangidos pelo RGPD. Um bom software para salões combina todas estas funções.

Registo diário da faturação

Em cada pagamento, o software regista: data, hora, serviço, profissional, método de pagamento e valor. Parece óbvio, mas muitos cabeleireiros ainda trabalham com terminais de pagamento separados e uma agenda de papel - o que significa que faturação e marcações nunca batem certo. Com um software de caixa integrado, cada transação fica diretamente ligada à marcação.

Administração do IVA por serviço e por produto

Os serviços de cabeleireiro nos Países Baixos têm a taxa reduzida de IVA de 9%. Os produtos que vendes (champô, laca, acessórios) têm a taxa normal de 21%. Se ofereces as duas coisas no teu salão, o teu sistema de caixa tem de fazer essa separação automaticamente. Fazê-lo à mão convida a erros - e uma declaração de IVA errada custa mais do que pensas.

Relatórios periódicos para o teu contabilista

O teu contabilista precisa, no fim de cada trimestre, de um resumo da faturação, do IVA e dos custos. Um software para salões com função de exportação gera esse resumo com um clique - como CSV ou relatório estruturado. Menos trabalho manual, menos erros.

Gestão de stock de produtos de cabelo e beleza

Cada frasco de champô ou de coloração que vendes é um registo de compra e de venda nas tuas contas. Com uma gestão de stock integrada vês em tempo real o que está em stock, qual é o valor de compra e o que foi vendido - para poderes acompanhar a margem dos teus produtos.

Fichas de clientes e RGPD

Os dados das clientes também fazem parte da tua administração. Registas contactos, historial de tratamentos e por vezes informação relacionada com a saúde. Esta última está abrangida pelo RGPD e exige cuidado extra. As ferramentas de RGPD integradas no teu software de salão garantem que cumpres essas obrigações legais.

Separação do IVA na caixa do cabeleireiro: taxa reduzida versus taxa normal

As regras de IVA para cabeleireiros são mais simples do que parecem, mas a aplicação na caixa é crítica. Uma separação de IVA errada pode levar a liquidações adicionais numa inspeção fiscal.

Serviços: taxa de IVA reduzida

Os tratamentos de cabeleireiro - cortar, lavar, secar, colorar, permanentes e extensões - têm a taxa de IVA reduzida (9% nos Países Baixos). Isto aplica-se a todos os serviços de mão de obra intensiva que um cabeleireiro presta.

Produtos: taxa de IVA normal

Os produtos vendidos à parte às clientes - produtos de cuidado capilar, acessórios, secadores, ferramentas de styling - têm sempre a taxa de IVA normal (21% nos Países Baixos), mesmo que sejam recomendados pelo cabeleireiro.

Talões mistos

Muitos cabeleireiros combinam um tratamento com uma venda de produto no mesmo talão. A tua caixa tem então de gerar automaticamente duas linhas de IVA: uma para o serviço (taxa reduzida) e uma para o produto (taxa normal). No Salonnare defines a taxa de IVA correta por serviço e por produto. Em cada pagamento, o sistema calcula automaticamente o IVA correto e o relatório mostra os totais por taxa.

Declarações de IVA trimestrais

Como empresa registada para efeitos de IVA, entregas declarações trimestrais. Declaras quanto IVA cobraste em serviços e produtos, quanto IVA pagaste em compras da empresa (IVA dedutível) e entregas a diferença às autoridades fiscais. O relatório de IVA do Salonnare mostra o IVA que cobraste por taxa; usas esses números, juntamente com as tuas faturas de compra, para preparar a declaração.

Regime de isenção para pequenas empresas

Se a tua faturação anual (sem IVA) ficar abaixo de 20.000 €, podes ter direito a um regime de isenção para pequenas empresas. Nesse regime não cobras IVA nem entregas declarações, mas também não podes recuperar o IVA das compras da empresa. Fala com o teu contabilista para decidir se isso é vantajoso no teu caso.

O sistema de caixa como núcleo da tua administração financeira

Um sistema de caixa moderno é o motor da administração do teu cabeleireiro. Não regista apenas pagamentos - recolhe toda a informação de que vais precisar mais tarde para relatórios, declarações de IVA e auditorias contabilísticas.

Fecho de caixa diário

No fim de cada dia de trabalho fechas a caixa. O sistema mostra a faturação do dia dividida por método de pagamento (dinheiro, cartão, transferência bancária, cartão de crédito), por profissional e por categoria de serviço. Esse resumo é o teu resumo diário - o requisito mínimo das autoridades fiscais para o registo da faturação.

Faturação por cabeleireiro

Tens funcionários ou alugas cadeiras a cabeleireiros independentes? Então queres saber, por profissional, quanta faturação geraram. O Salonnare regista cada transação no profissional que a realizou, por isso podes basear o cálculo das comissões em números de faturação reais.

Transferências bancárias e pagamentos com cartão integrados

O Salonnare liga-se a todos os métodos de pagamento habituais. As clientes que marcam online podem pagar no momento da marcação via Stripe ou Mollie: transferências bancárias, cartão de crédito e débito direto. Ao balcão, os pagamentos com cartão correm sem problemas através de um terminal de pagamento ligado da Mollie ou da SumUp. As transferências chegam diretamente à tua conta bancária; o Salonnare só retém uma taxa de plataforma de 0,5% (mín. 0,30 €) por pagamento online. Um sinal na marcação e o pagamento final ao balcão são registados como transações separadas, por isso também aparecem individualmente na tua exportação contabilística e nada é juntado nem contado duas vezes.

Gestão de stock diretamente a partir da caixa

Cada venda de produto que registas na caixa reduz automaticamente o nível de stock desse produto. Vês em tempo real o que está em stock, qual é a velocidade de rotação e quando tens de voltar a encomendar. Menos vendas perdidas e melhor controlo da margem dos produtos.

Exportação contabilística: do sistema de caixa ao contabilista

A ligação entre o teu software de salão e o teu contabilista faz-se através da exportação contabilística. Uma boa exportação poupa horas de trabalho ao teu contabilista - e a ti centenas de euros em honorários de contabilidade por ano.

O que contém a exportação contabilística?

A exportação CSV do Salonnare contém por transação: data, hora, tipo de transação (serviço ou produto), valor sem IVA, valor do IVA, taxa de IVA e método de pagamento. O ficheiro está estruturado para poder ser importado em programas de contabilidade habituais, como o Exact Online, o Moneybird ou o e-Boekhouden.

Exportação mensal ou trimestral

Escolhes tu o intervalo da exportação. A maioria dos donos de salão exporta mensalmente e envia o ficheiro ao contabilista. No fim do trimestre há sempre um resumo atualizado disponível para a declaração de IVA.

Relatório de faturação por período

Além da exportação de transações, o Salonnare oferece um relatório resumido por dia, semana, mês ou trimestre. De relance vês a faturação bruta, a faturação por serviço, por profissional e por método de pagamento. Essa informação não é útil só para o teu contabilista, mas também para a gestão do teu próprio negócio.

Integração com programas de contabilidade externos

A exportação CSV foi propositadamente pensada de forma genérica para funcionar com quase qualquer programa de contabilidade. O teu contabilista usa um software específico? Envia-lhe o ficheiro de exportação e deixa-o importá-lo. A maioria dos contabilistas prefere um ficheiro estruturado a uma caixa de talões soltos.

Fichas de clientes, RGPD e notas de saúde

Uma base de clientes é mais do que uma lista de nomes e números de telefone. Num cabeleireiro registas também o historial de tratamentos, fórmulas de coloração e por vezes informação relevante para a saúde - e isso traz obrigações de RGPD.

O que registas por cliente?

Uma ficha de cliente completa no Salonnare contém: nome e contactos, historial de marcações, notas de tratamento (tipo de cabelo, fórmula de coloração), notas de saúde (alergias, problemas de pele) e preferências de marketing. As notas de saúde são categorias especiais de dados ao abrigo do RGPD e são guardadas encriptadas.

Conformidade com o RGPD integrada

O Salonnare tem um cofre RGPD integrado para notas de saúde. As notas são guardadas com encriptação AES-256 e só são acessíveis a profissionais com direitos de acesso explícitos. A gestão do consentimento está integrada: registas por cliente se deu consentimento para o armazenamento de categorias especiais de dados.

Política de conservação e direito ao apagamento

O RGPD exige que não guardes dados pessoais por mais tempo do que o necessário. O Salonnare suporta a conservação automatizada: as notas de saúde são eliminadas de forma provisória após 12 meses de inatividade e definitivamente após um período de tolerância. As clientes têm o direito, através de ti, de consultar ou eliminar os seus dados.

Importação de clientes ao mudar de sistema

Vens de outro sistema de caixa ou de um ficheiro de fichas em papel? Importa facilmente os dados de clientes existentes por CSV. O Salonnare tem uma ferramenta de importação integrada que associa os nomes das colunas da tua exportação atual aos campos certos.

É assim que o Salonnare funciona: um preço mensal fixo sem percentagem por marcação, mais apenas uma taxa de plataforma de 0,5% (mín. 0,30 €) por pagamento online ou com cartão, para que os teus custos sejam previsíveis. Começas no plano gratuito para sempre (0 € para 1 profissional e 50 marcações por mês); acima disso, o Starter custa 29 € e o Pro 59 € por mês. Os teus pagamentos chegam à tua conta bancária via iDEAL/Mollie e Stripe, e os teus dados ficam alojados em servidores na UE. Começa hoje em salonnare.com/pt/free - com sistema de caixa que separa o IVA automaticamente, fichas de clientes e ferramentas de RGPD (exportação de IVA a partir do Starter), sem cartão de crédito.

Perguntas frequentes