System rezerwacji dla groomerów: rezerwacje online i oprogramowanie dla twojego salonu groomerskiego

Czym właściwie jest system rezerwacji dla salonu groomerskiego

W skrócie: system rezerwacji dla salonu groomerskiego to cyfrowe centrum twojej firmy. Składa się z publicznej strony rezerwacji, którą widzą klienci, oraz kalendarza i administracji, które widzisz tylko ty i twoi współpracownicy. To, co właściciel zarezerwuje online, automatycznie pojawia się w twoim kalendarzu; to, co rozliczysz w kasie, automatycznie staje się zapisem twojego obrotu.

Różnica w stosunku do ogólnego narzędzia do rezerwacji - takiego, z jakiego korzystają też restauracje i siłownie - tkwi w szczegółach, które mają znaczenie dla groomera. Pielęgnacja to nie standardowa trzydziestominutowa wizyta: czas trwania zależy od rasy, długości sierści i jej stanu. Dobre oprogramowanie dla groomerów to uwzględnia.

Najważniejsze elementy takiego systemu to:

- Rezerwacje online - właściciele rezerwują sami, także poza godzinami otwarcia. - Kalendarz dla każdego groomera - kto zajmuje się którym psem i kiedy. - Karta klienta dla każdego właściciela i psa - rasa, sierść, alergie i historia. - Przypomnienia i zaliczki - przeciw niestawieniom się i pustym terminom. - Kasa z lokalnymi metodami płatności - iDEAL, karta i gotówka na jednym paragonie. - Administracja i VAT - obrót i paragony zapisywane automatycznie.

W naprawdę zintegrowanym systemie te części komunikują się ze sobą automatycznie, więc dane wprowadzasz tylko raz.

Rezerwacje online 24/7 na twojej stronie i przez Google

Największa oszczędność czasu polega na tym, że właściciele rezerwują sami. Groomer, który przez cały dzień ma ręce w mokrej sierści, nie może za każdym razem odbierać telefonu. Efekt: nieodebrane połączenia, pełna poczta głosowa i klienci, którzy w międzyczasie rezerwują w konkurencyjnym salonie.

System rezerwacji online dla salonów groomerskich rozwiązuje to, utrzymując stronę rezerwacji stale otwartą.

Strona rezerwacji na twojej witrynie. Dostajesz własny link do rezerwacji, który umieszczasz na stronie internetowej, w bio na Instagramie lub w profilu Google. Właściciel wybiera usługę (na przykład „pełna pielęgnacja małego psa” albo „kąpiel i suszenie”), groomera i termin, po czym od razu potwierdza. Bez zakładania konta - wystarczy imię, numer telefonu i wybrana usługa.

Widoczność w Google. Dzięki integracji z Google twój przycisk rezerwacji pojawia się bezpośrednio w wyszukiwarce i Mapach Google. Właściciel, który szuka „groomer w pobliżu”, może od razu zarezerwować, nie odwiedzając najpierw twojej strony.

Bez prowizji marketplace od rezerwacji. Rezerwacje przychodzą twoim własnym kanałem, a nie przez marketplace, który pobiera procent od każdej pielęgnacji. Płacisz stałą cenę miesięczną, a od każdej płatności online lub kartą tylko opłatę platformową 0,5% (min. 0,30 €).

Zasady rezerwacji ustalasz sam: z jakim wyprzedzeniem w dniach klienci mogą rezerwować, ile godzin wcześniej i czy nowi klienci mogą rezerwować od razu, czy najpierw potrzebują akceptacji.

Karta każdego psa: rasa, sierść, ostatnia pielęgnacja i alergie

Salon groomerski działa dzięki wiedzy o zwierzęciu. Jakie strzyżenie właściciel chciał ostatnio? Czy ten pies reaguje na konkretny szampon?

Czy jest miejsce, którego nie lubi mieć dotykanego? Trzymanie tego w głowie lub na luźnych karteczkach przestaje działać, gdy masz więcej niż garstkę stałych klientów.

W dobrym oprogramowaniu dla salonu groomerskiego każdy właściciel ma profil z przypisanymi zwierzętami. W Salonnare zapisujesz to jako notatki w karcie klienta właściciela. Dla każdego psa zapisujesz:

- Rasę i rodzaj sierści - decydują o czasie zabiegu i podejściu. - Ostatnią pielęgnację i styl strzyżenia - żeby zachować spójność. - Alergie i wrażliwości - jakich produktów używać, a jakich unikać. - Uwagi o zachowaniu - nerwowy przy maszynce, nie lubi suszarki. - Historię zdjęć - jak wyglądała sierść ostatnim razem.

Gdy groomer otwiera wizytę, od razu widzi szczegóły, bez szukania. To zapobiega niespodziankom i zapewnia spójną pielęgnację - dokładnie z tego powodu właściciele wracają.

Ponieważ to dane osobowe klientów, Salonnare przechowuje je w formie zaszyfrowanej i zgodnie z RODO na serwerach w UE, z oddzielnym, bezpiecznym sejfem na wrażliwe notatki o zdrowiu. Decydujesz też dla każdego pracownika (przez uprawnienia oparte na rolach), kto może widzieć jakie dane.

Mniej niestawień się dzięki przypomnieniom i zaliczkom

Niestawienie się boli w salonie groomerskim szczególnie: pełna pielęgnacja łatwo blokuje godzinę lub więcej, a tego czasu nie zapełnisz w ostatniej chwili. Dwie wbudowane funkcje współpracują tu, by zapobiegać pustym terminom.

Automatyczne przypomnienia. Gdy właściciel zarezerwuje, od razu wychodzi e-mail z potwierdzeniem. Dzień lub dwa przed pielęgnacją automatycznie wysyłane jest przypomnienie e-mailem w imieniu twojego salonu. Samo przypomnienie wysłane na czas wyraźnie zmniejsza liczbę zapomnianych wizyt.

Zaliczki przy rezerwacji. Na gorące okresy lub dla nowych klientów możesz ustawić zaliczkę dla każdej usługi - stałą kwotę lub procent - którą właściciel płaci przez iDEAL lub kartą przy rezerwacji online. Ktoś, kto już coś zapłacił, znacznie częściej przychodzi. Przy niestawieniu się zatrzymujesz zaliczkę; przy odwołaniu na czas zwracasz ją sam. Zaliczki są częścią planu Pro.

Okno odwołania ustalasz sam, na przykład 24 godziny wcześniej. Właściciel wyraźnie widzi te warunki przy rezerwacji, więc nie ma niespodzianek. Zaufanym stałym klientom możesz po prostu wyłączyć zaliczkę i pozwolić działać przypomnieniom.

Kasa i płatności: iDEAL, karta i gotówka

Po pielęgnacji przychodzi rozliczenie. W systemie, w którym kasa jest połączona z kalendarzem, rozliczenie jest już przygotowane: zarezerwowana usługa, groomer i kwota są wypełnione. Nie musisz niczego przepisywać.

Chcesz dodać obcinanie pazurów, czyszczenie uszu albo produkt na sprzedaż (szampon, szczotkę, pastę do zębów dla psa)? Dodajesz to jako dodatkową pozycję. Wszystko trafia na jeden paragon, który jest wysyłany właścicielowi e-mailem.

Lokalne metody płatności na twoje własne konto. Klienci płacą tak, jak są przyzwyczajeni: iDEAL, kartą, gotówką lub przez link do płatności. Płatności przechodzą przez lokalnych operatorów (iDEAL przez Mollie albo Stripe) bezpośrednio na twoje konto bankowe - a nie przez pośrednika, który przetrzymuje twoje pieniądze i wypłaca później; potrącana jest tylko opłata platformowa 0,5% (min. 0,30 €) od płatności online.

Napiwki i zamknięcie dnia. Napiwki zapisujesz dla każdego pracownika, a na koniec dnia widzisz obrót z całego dnia w jednym przeglądzie, w podziale na metody płatności - przeliczenie szuflady z gotówką to kwestia minut.

Ponieważ zarówno pielęgnacja, jak i produkty na sprzedaż podlegają podstawowej stawce VAT, system automatycznie wyodrębnia VAT na paragonie. Nie musisz niczego liczyć; paragon od razu nadaje się do twojej administracji.

Prosta administracja i VAT dla twojego salonu groomerskiego

Dla większości groomerów administracja to najmniej przyjemna część pracy. Oprogramowanie dla salonu groomerskiego zdejmuje z ciebie większość tego obowiązku, automatycznie zapisując obrót w chwili, gdy kogoś rozliczasz.

Wszystko jest zapisywane automatycznie. Każde rozliczenie w kasie jest od razu zapisaną sprzedażą z datą, kwotą, metodą płatności i VAT. Nie przepisujesz już paragonów i nie prowadzisz osobnego arkusza.

Zestawienie VAT do deklaracji. System śledzi VAT według stawek, więc możesz pobrać zestawienie do kwartalnej deklaracji, zamiast sumować wszystko ręcznie. Dla jednoosobowej działalności lub małego salonu groomerskiego oszczędza to co kwartał popołudnie liczenia.

Eksporty dla księgowej. Jeśli pracujesz z księgową lub programem księgowym, eksportujesz dane o obrocie i VAT w użytecznym formacie. Dzięki temu twoje własne oprogramowanie pozostaje źródłem prawdy.

Celem nie jest zrobienie z ciebie księgowej, lecz utrzymanie administracji w porządku bez codziennej pracy nad nią - i zostawienie ci więcej czasu dla psów.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze oprogramowania dla groomerów

Nie każdy system pasuje do salonu groomerskiego. Potraktuj te punkty jako listę kontrolną przed wyborem.

Czy jest zbudowany z myślą o zmiennym czasie zabiegów? Pielęgnacja nie zawsze trwa tyle samo. Wybierz oprogramowanie, w którym dostosujesz czas trwania dla każdej usługi i każdego psa, inaczej twoja dostępność online nie będzie odpowiadać rzeczywistości.

Czy możesz prowadzić kartę każdego psa? Rasa, sierść, alergie i historia należą do zwierzęcia, a nie luźno do właściciela. Sprawdź, czy system obsługuje kilka zwierząt na jednego klienta.

Ile to naprawdę kosztuje? Zwróć uwagę na różnicę między stałą ceną miesięczną a prowizją od rezerwacji: w modelu marketplace płacisz tym więcej, im więcej masz pracy. Sprawdź też, czy jest darmowy plan na start.

Gdzie są twoje dane i do kogo należą? Wybierz dostawcę z danymi na serwerach w UE i jasnym podejściem do RODO i sprawdź, czy możesz później wyeksportować dane klientów.

Czy działa na telefonie i przy ladzie? Większość właścicieli rezerwuje na telefonie, więc sam przetestuj stronę rezerwacji na smartfonie. Chcesz też sprawdzać kalendarz na telefonie i rozliczać na tablecie przy ladzie.

Czy możesz zaimportować obecnych klientów? Przy zmianie systemu chcesz zabrać ze sobą bazę klientów. Zapytaj wprost, czy obsługiwany jest import z CSV, żeby nie zaczynać od pustej bazy.

Salonnare spełnia te punkty, z jednym zastrzeżeniem: dane każdego psa zapisujesz w notatkach w karcie klienta właściciela, a nie w osobnym profilu zwierzęcia. Przeczytaj więcej na stronie o oprogramowaniu dla groomerów, aby zobaczyć pełny przegląd tego, co robi dla groomera.

Podsumowanie: zacznij od małej skali i rośnij razem z systemem

System rezerwacji dla groomerów zmienia twój dzień pracy: właściciele sami rezerwują online, kalendarz zapełnia się automatycznie, każdy pies ma swoją kartę, niestawień się jest mniej dzięki przypomnieniom i zaliczkom, a administracja jest w porządku bez ręcznej pracy.

Dobra wiadomość jest taka, że możesz zacząć od małej skali. Salonnare ma stale darmowy plan (Free, 0 € miesięcznie, dla 1 pracownika i 50 rezerwacji miesięcznie), w którym wypróbujesz rezerwacje online, kartę klienta i kasę. Gdy twój salon groomerski rośnie, przechodzisz na Starter (29 €) lub Pro (59 €) miesięcznie - stała cena, bez prowizji marketplace od rezerwacji (tylko opłata platformowa 0,5%, min. 0,30 €, od płatności).

Płatności przez iDEAL i kartą trafiają na twoje własne konto, twoje dane są przechowywane zgodnie z RODO w UE, a do dyspozycji masz aplikację webową i natywną aplikację na telefon.

Wypróbuj sam i przenieś swój salon groomerski do sieci jeszcze w tym tygodniu: załóż darmowe konto w darmowym planie Salonnare i przejdź przez konfigurację, zanim uruchomisz rezerwacje.

Najczęściej zadawane pytania