Administracja gabinetu pedicure: rezerwacja online, kartoteka i kasa dla twojego gabinetu
 Gabinet pedicure opiera się na precyzji i zaufaniu. Klienci wracają co sześć do ośmiu tygodni, często z historią medyczną, o której nie możesz zapomnieć: cukrzyca, reumatyzm, stopa wysokiego ryzyka albo alergia na określone produkty. Jednocześnie musisz wypełniać kalendarz, zapobiegać niestawieniom się, sprawnie przyjmować płatności i na koniec roku mieć porządek w księgach. Rób to wszystko z papierowym kalendarzem, zeszytem z notatkami o klientach i osobną kasą, a każdy z tych punktów po cichu zżera czas i pieniądze. Oprogramowanie dla gabinetu pedicure łączy te elementy w jednym systemie. W tym artykule przeczytasz, czym właściwie jest takie oprogramowanie, jak kalendarz online i karta pielęgnacji stóp uspokajają twój dzień, jak wyłapywać niestawienia się dzięki zaliczkom, jak przyjmować płatności i utrzymać porządek w administracji oraz na co zwracać uwagę przy wyborze oprogramowania dla gabinetu pedicure lub pedicure medycznego.
Czym jest oprogramowanie dla gabinetu pedicure?
Oprogramowanie dla gabinetu pedicure to aplikacja, która cyfryzuje kluczowe procesy gabinetu: rezerwację online, kartotekę klientów i kartę pielęgnacji stóp, kasę, płatności i administrację w jednym widoku, który działa na komputerze, tablecie i telefonie.
Zamiast papierowego kalendarza, osobnej książki kasowej i zeszytu z notatkami z zabiegów używasz jednego systemu, w którym wszystko jest połączone. Umawiasz wizytę i klient od razu pojawia się w kartotece; przyjmujesz płatność i przychód od razu wlicza się do dziennego zamknięcia.
Większość programów obejmuje te same elementy:
1 - Kalendarz online z wizytami według pracownika i fotela. 2 - Strona rezerwacji online, na której klienci sami wybierają termin. 3 - Baza klientów z danymi kontaktowymi i historią usług. 4 - Kasa do rozliczeń, rabatów i metod płatności. 5 - Automatyczne e-maile: potwierdzenia, przypomnienia i zachęty do ponownej rezerwacji. 6 - Raporty o przychodzie, obłożeniu i najpopularniejszych usługach.
Pedicure medyczny dokłada jeszcze jeden wymóg: dane o zdrowiu osób z cukrzycą, reumatyzmem czy stopą wysokiego ryzyka to szczególne kategorie danych osobowych w rozumieniu RODO i należą do zaszyfrowanego sejfu, a nie do zwykłego pola notatek. Dobre oprogramowanie dla gabinetu pedicure obsługuje dokładnie to.
Salonnare łączy wszystkie te elementy w jednym pakiecie, ze stałym darmowym planem (Free, 0 € miesięcznie dla 1 pracownika i 50 rezerwacji miesięcznie) na start oraz płatnymi planami Starter (29 €) i Pro (59 €), gdy rośniesz.
Rezerwacja online i kalendarz, który wypełnia się sam
Największą oszczędność czasu daje rezerwacja online. Każdy gabinet pedicure w Salonnare dostaje własną stronę rezerwacji, którą udostępniasz na swojej stronie internetowej, w profilu Google lub w mediach społecznościowych. Klienci wybierają usługę, termin i, jeśli chcą, pracownika, a potem od razu potwierdzają, także wieczorami i w weekendy, gdy nie odbierasz telefonu.
Różne czasy trwania usług. Zwykły pedicure trwa krócej niż zabieg na stopie cukrzycowej lub reumatycznej z dokładnym badaniem. W programie ustawiasz właściwy czas dla każdej usługi, więc twoja dostępność online zgadza się z rzeczywistością i nie trafiają ci się dwa długie zabiegi pod rząd bez przerwy.
Automatyczne przypomnienia. Tuż przed wizytą automatycznie wychodzi przypomnienie e-mailowe. To ogranicza niestawienia się, bez konieczności ręcznego dzwonienia do kogokolwiek. E-maile mają nazwę i logo twojego salonu, więc wyglądają profesjonalnie.
Utrzymanie rytmu powrotów. Pielęgnacja stóp to konserwacja: większość klientów chce wracać co sześć do ośmiu tygodni. Program może automatycznie zachęcać klientów, którym należy się kolejna wizyta, do ponownej rezerwacji. Tak twój kalendarz wypełniają stali klienci, a ty nie musisz ciągle zdobywać nowych.
Widoczność w Google. Dzięki integracji z Google twój przycisk rezerwacji pojawia się bezpośrednio w wyszukiwarce Google i w Mapach, więc klienci, którzy znajdą twój gabinet, mogą od razu się umówić, bez wchodzenia najpierw na twoją stronę.
Karta pielęgnacji stóp dla każdego klienta: notatki, cukrzyca i stopa wysokiego ryzyka
W pielęgnacji stóp wiesz, co robić, dopiero wtedy, gdy wiesz, co działo się ostatnio. Dobra karta klienta zapisuje historię usług każdego klienta: jaki zabieg, jakie obserwacje, jakie produkty i kiedy powinna wypaść kolejna wizyta. Systematycznie notujesz punkty ucisku, narastanie modzeli, pęknięcia, schorzenia paznokci i problemy skórne, więc przy następnej wizycie dokładnie wiesz, na co zwrócić uwagę.
Wrażliwe dane należą do sejfu. W pedicure medycznym to delikatny teren. Informacje o cukrzycy, reumatyzmie, problemach z krążeniem, lekach lub zdiagnozowanej stopie wysokiego ryzyka podlegają art. 9 RODO: to szczególne kategorie danych osobowych, które wymagają dodatkowej ochrony. Salonnare przechowuje te notatki zdrowotne w osobnym, zaszyfrowanym sejfie, a nie w zwykłym polu notatek, które widzą wszyscy. Dane są przechowywane w postaci zaszyfrowanej na serwerach w UE.
Uprawnienia dla każdego pracownika. Jeśli w tym samym miejscu pracuje kilka osób od pedicure albo podolog, decydujesz dla każdego pracownika, kto może przeglądać notatki zdrowotne (RBAC). Dzięki temu dane medyczne widzą tylko ci, którzy ich potrzebują, a każdy dostęp jest zapisywany w dzienniku zdarzeń.
Skierowania i plany leczenia. Kierujesz klienta do lekarza rodzinnego lub podologa albo odwrotnie? Skierowania i plany leczenia przechowujesz zgodnie z RODO w karcie każdego klienta i za jego zgodą możesz je wyeksportować jako PDF. Dzięki temu przy skierowaniu masz pełny, możliwy do prześledzenia obraz, bez luźnych papierów.
Zapobieganie niestawieniom się dzięki zaliczkom i przypomnieniom
Niestawienie się w gabinecie pedicure to czysta strata: 45 do 60 minut, których już nie wypełnisz, zwłaszcza przy dokładnym zabiegu pielęgnacyjnym. Oprogramowanie dla gabinetu pedicure daje ci kilka warstw ochrony.
Zaliczka przy rezerwacji. W planie Pro możesz wymagać od klientów, albo tylko od nowych klientów, wpłaty zaliczki przez iDEAL przy rezerwacji. To wyraźnie zmniejsza pokusę, żeby po prostu nie przyjść. Zaliczka trafia na twoje własne konto bankowe.
Opłata za niestawienie się. Jeśli klient nie przyjdzie albo odwoła wizytę poza ustalonym terminem, opłata za niestawienie się może zostać pobrana automatycznie. Termin odwołania i kwotę ustalasz sam lub sama, a klient wyraźnie widzi te warunki, zanim wizyta zostanie potwierdzona.
Przypomnienia i lista oczekujących. Automatyczne przypomnienie tuż przed wizytą wyłapuje większość zapomnianych rezerwacji. Jeśli ktoś jednak zrezygnuje, lista oczekujących może automatycznie powiadomić kolejnego klienta, gdy tylko zwolni się termin. To różnica między pustym popołudniem a pełnym kalendarzem.
Kasa i płatności: iDEAL, karta i gotówka na jednym paragonie
Po zabiegu od razu przyjmujesz płatność w kasie. Wbudowana kasa obsługuje twoje usługi i ewentualne produkty, takie jak kremy do stóp, separatory palców czy wkładki, na jednym paragonie.
Lokalne metody płatności na twoje własne konto. Klienci płacą przez iDEAL, kartą, wezwaniem do zapłaty lub gotówką. Co ważne, płatności trafiają przez iDEAL (Mollie) i Stripe bezpośrednio na twoje własne konto bankowe, a nie do pośrednika, który trzyma je tygodniami. Nie ma prowizji marketplace od rezerwacji: płacisz stałą, przewidywalną cenę miesięczną zamiast procentu od każdej usługi, tylko z opłatą platformową 0,5% (min. 0,30 €) od płatności online.
Porządne paragony i napiwki. Każde rozliczenie dostaje kolejny numer paragonu z datą i godziną, a paragon trafia do klienta e-mailem, jeśli sobie tego życzy. Napiwki są rejestrowane dla każdego pracownika. Tak rzetelnie zamykasz dzień, a stan kasy zgadza się z tym, co jest w systemie.
Administracja i VAT: od dziennego zamknięcia do księgowości
Oprogramowanie do administracji gabinetu pedicure zdejmuje z ciebie ręczną pracę. Każde rozliczenie automatycznie wlicza się do dziennego przychodu, a raporty o przychodzie, obłożeniu i najpopularniejszych usługach dostajesz bez wpisywania choćby jednej komórki.
VAT dla każdej usługi. W pielęgnacji stóp to ważne. Zwykły, kosmetyczny pedicure podlega standardowej stawce VAT. Medycznie konieczna pielęgnacja stóp, na przykład pielęgnacja stopy cukrzycowej ze skierowania, może pod pewnymi warunkami być zwolniona z VAT, jeśli kwalifikuje się jako usługa medyczna. W Salonnare ustawiasz właściwą stawkę dla każdej usługi, więc "pedicure kosmetyczny" ma standardowy VAT, a "pielęgnacja stopy cukrzycowej ze skierowania" może być zwolniona. Paragon porządnie to rozdziela, a raport dzienny sumuje przychód według stawki. Jeśli nie masz pewności co do swojej sytuacji, sprawdź to z księgowym lub w urzędzie skarbowym: program obsługuje oba przypadki.
Nie program księgowy, ale gotowy do księgowości. Salonnare nie jest programem księgowym i nie zastępuje twojego księgowego, ale utrzymuje twoją administrację w takim porządku, że przekazanie danych do księgowości przebiega gładko. Eksportujesz przychód jako plik CSV w formacie, który czytają popularne programy księgowe. Choć możesz szukać "programu księgowego dla gabinetu pedicure", w praktyce potrzebujesz głównie czystej dokumentacji źródłowej, która płynnie się łączy. Zobacz wszystkie funkcje, które Salonnare oferuje, żeby administracja była lekka.
Na co zwracać uwagę przy wyborze oprogramowania dla gabinetu pedicure
Na papierze programy szybko wyglądają podobnie. Różnica tkwi w szczegółach, które wychodzą dopiero po miesiącach używania. Przejdź przez te punkty, zanim wybierzesz.
1 - Zaszyfrowany sejf na dane zdrowotne. W pedicure medycznym to nie luksus, tylko wymóg RODO. Sprawdź, czy dane zdrowotne są przechowywane osobno i zaszyfrowane, z uprawnieniami dla każdego pracownika i dziennikiem zdarzeń.
2 - Zmienne czasy trwania usług. Czy możesz dopasować czas trwania do usługi i do klienta? Bez tego twoja dostępność online nigdy nie zgodzi się z rzeczywistym grafikiem.
3 - Stała cena czy procent? Niektórzy dostawcy pobierają prowizję od każdej rezerwacji online. Rośnie ona razem z twoim sukcesem i staje się droga, im więcej masz pracy. Stała cena miesięczna jest przewidywalna i nie karze za wzrost.
4 - Dane w UE i przenoszalność danych. Wybierz dostawcę z danymi na serwerach w UE i jasnym podejściem do RODO, i sprawdź, czy możesz później eksportować i importować dane klientów przez CSV, żeby nigdy nie zostać uwiązanym.
5 - Własna strona rezerwacji. Czy klienci rezerwują na twojej stronie, pod twoją nazwą, czy na marketplace, gdzie obok ciebie stoi konkurencja, a od rezerwacji potrącany jest procent?
6 - Aplikacja webowa i natywna. Za ladą pracujesz na tablecie lub komputerze, w drodze na telefonie. Sprawdź, czy system obsługuje jedno i drugie.
7 - Język i lokalne metody płatności. Aplikacja, która obsługuje iDEAL i działa w twoim języku (i jest dostępna w 9 językach dla międzynarodowej klienteli), pasuje lepiej niż platforma tylko po angielsku. Salonnare jest zbudowane właśnie wokół tych punktów.
Podsumowanie: zacznij od małego, rośnij razem z programem
Prowadzenie gabinetu pedicure to dość pracy i bez administracji, która rzuca ci kłody pod nogi. Dzięki oprogramowaniu dla gabinetu pedicure masz kalendarz online, karty pielęgnacji stóp, kasę i administrację w jednym systemie, a wrażliwe dane zdrowotne bezpiecznie, zgodnie z RODO, w zaszyfrowanym sejfie. Niestawienia się wyłapujesz dzięki zaliczkom, a stali klienci wracają we własnym rytmie dzięki automatycznym przypomnieniom.
Nie musisz zaczynać z rozmachem. Wielu specjalistów od pedicure zaczyna solo na darmowym planie Free (0 €, 1 pracownik, 50 rezerwacji miesięcznie) i przechodzi na Starter (29 €), gdy przekroczy limit 50 rezerwacji; gdy gabinet rośnie do kilku osób, Pro (59 €) rośnie razem z nim. Zobacz cennik, żeby poznać szczegóły każdego planu, albo przeczytaj więcej na stronie o oprogramowaniu dla gabinetu pedicure.
Załóż darmowe konto już dziś na salonnare.com/free i skonfiguruj swój gabinet jeszcze w tym tygodniu, bez karty kredytowej.
Najczęściej zadawane pytania
Czy karta pedicure medycznego w programie jest zgodna z RODO?
Tak. Dane o zdrowiu, takie jak cukrzyca, reumatyzm, leki czy stopa wysokiego ryzyka, to szczególne kategorie danych osobowych w rozumieniu art. 9 RODO. Salonnare przechowuje je w osobnym, zaszyfrowanym sejfie, a nie w zwykłym polu notatek, na serwerach w UE. Dla każdego pracownika decydujesz, kto może przeglądać notatki zdrowotne (RBAC), a każdy dostęp jest zapisywany w dzienniku zdarzeń. Skierowania i plany leczenia przechowujesz zgodnie z RODO w karcie każdego klienta i za zgodą eksportujesz je jako PDF.
Czy mogę ustawić różne czasy trwania dla zwykłego pedicure i pielęgnacji stopy cukrzycowej?
Tak. Dla każdej usługi ustawiasz właściwy czas trwania. Możesz na przykład ustawić zwykły pedicure na 30 minut, a pielęgnację stopy cukrzycowej z dokładnym badaniem na 60 minut. Dzięki temu twoja dostępność online zawsze zgadza się z rzeczywistym grafikiem i unikasz sytuacji, w której dwa długie zabiegi zostają zarezerwowane jeden po drugim bez przerwy.
Czy mogę ustawić inną stawkę VAT dla każdej usługi?
Tak. Pedicure kosmetyczny podlega standardowej stawce VAT, a medycznie konieczna pielęgnacja stóp ze skierowania może pod pewnymi warunkami być zwolniona z VAT. W Salonnare ustawiasz właściwą stawkę dla każdej usługi, paragon automatycznie to rozdziela, a raport dzienny sumuje przychód według stawki. W kwestii twojej konkretnej sytuacji warto potwierdzić to z księgowym lub w urzędzie skarbowym.
Ile kosztuje oprogramowanie dla gabinetu pedicure?
Salonnare ma stały darmowy plan Free (0 € miesięcznie) dla 1 pracownika i 50 rezerwacji miesięcznie, idealny na start solo. Powyżej jest Starter za 29 € miesięcznie i Pro za 59 € miesięcznie, z nielimitowanymi rezerwacjami i szerszym zakresem funkcji. Płacisz stałą cenę miesięczną bez prowizji marketplace od rezerwacji, jest tylko opłata platformowa 0,5% (min. 0,30 €) od płatności online, więc twoje koszty nie rosną automatycznie razem z przychodem.
Czy mogę zaimportować istniejącą bazę klientów?
Tak. Dla istniejących danych klientów dostępny jest import CSV, więc nie zaczynasz od pustej bazy. Eksportujesz klientów z obecnego systemu lub arkusza kalkulacyjnego i importujesz ich do Salonnare. W drugą stronę też zawsze możesz wyeksportować dane jako CSV, więc nigdy nie jesteś uwiązany do jednego dostawcy.