Polityka prywatności Twojego salonu kosmetycznego: jak ją napisać, proces po procesie

Co powinna zawierać polityka prywatności salonu kosmetycznego?

Podaj najpierw nazwę salonu, dane kontaktowe i osobę odpowiedzialną za wykorzystanie danych klientek. Wyjaśnij prostym językiem, jakie dane zbierasz, po co i jak klientki mogą się z Tobą skontaktować z pytaniami. Praca kosmetyczki różni się w zależności od salonu, więc dostosuj tekst do swoich zabiegów i sposobu pracy.

Następnie opisz przepływy danych dla każdego procesu. Nie patrz tylko na kalendarz wizyt, ale też na fakturowanie, newslettery, zdjęcia i ankiety. Przykład dla salonu z pięcioma procesami:

- Wizyta: imię i nazwisko, numer telefonu i godzina, aby potwierdzić wizytę i o niej przypomnieć. - Kasa i faktura: imię i nazwisko oraz kwota, do księgowości. - Newsletter: tylko adres e-mail, i tylko jeśli klientka sama się zapisała. - Ankieta przed zabiegiem: alergie i choroby skóry, aby bezpiecznie wykonać zabieg. - Zdjęcia przed i po: tylko jeśli naprawdę je robisz, z podanym celem.

Wspominaj o zdjęciach lub danych z ankiety tylko wtedy, gdy rzeczywiście je zbierasz. Szukasz kontekstu prawnego? Przeczytaj RODO w salonie kosmetycznym.

### Jakie dane salonu i klientek opisujesz?

Przejrzyj formularze, karty klientek i systemy. Pomyśl o danych kontaktowych, danych wizyt i notatkach o preferencjach. Informacje o alergiach lub zdrowiu zapisuj osobno, jeśli je rejestrujesz. Jeśli robisz zdjęcia przed i po, opisz także, że przetwarzasz obrazy i w jakim celu.

Karta klientki może zawierać notatki, alerty alergiczne i historię. Dzięki zarządzaniu klientami w salonie takie dane z kart trafiają do Twojego przeglądu danych. Krótkie wyjaśnienie może brzmieć tak:

*„Aby planować wizyty, (nazwa salonu) przetwarza Twoje imię i nazwisko, dane kontaktowe oraz dane wizyty. Używamy tych informacji, aby zarządzać Twoją wizytą i informować Cię o niej.”*

Zastąp tekst w nawiasach i dostosuj podane dane oraz cele do swojej działalności.

Jak starannie opisać cele, okresy przechowywania i prawa klientek?

Każdy cel opisz konkretnie. Nie pisz tylko, że używasz danych do „świadczenia usługi”, lecz podaj, co z nimi robisz. Dane kontaktowe służą do potwierdzenia wizyty, dane do faktury do księgowości. Do newslettera przetwarzasz dane w innym celu. Opisz te procesy osobno i nie wymieniaj więcej danych, niż potrzeba.

Dla każdego procesu przygotuj zestawienie z celem, rodzajami danych i okresem przechowywania. RODO nie wyznacza jednego ogólnego okresu przechowywania wszystkich danych klientek. Ustal więc, jak długo potrzebujesz danych w swoim procesie, i sprawdź, jakie aktualne obowiązki prawne mają zastosowanie. W księgowości podatkowej holenderski urząd skarbowy wymaga przechowywania przez siedem lat między innymi faktur i danych z kasy. Nie stosuj automatycznie tego terminu do ankiet ani notatek o klientkach.

### Jak zrozumiale opisać dane wrażliwe i prawa?

Alergie, choroby skóry i przyjmowanie leków to dane o zdrowiu. Opisz je osobno i sprawdź, jakie przepisy dotyczą Twojego przetwarzania; więcej przeczytasz w dane o zdrowiu i RODO w salonie. Jeśli opierasz się na wyraźnej zgodzie, poproś o nią osobno dla jasno opisanego celu i zapisz, co z nią robisz. Zleć sprawdzenie sformułowań prawnych przed publikacją.

Wyjaśnij też prostym językiem, jak klientki mogą zadawać pytania o swoje dane. Podaj na przykład adres e-mail, pod który mogą wysłać żądanie dostępu, sprostowania lub usunięcia. Dzięki darmowym kartom klientek możesz uporządkować cyfrowe informacje o klientach i dopasować do nich swój rejestr czynności przetwarzania.

Jak uwzględnić oprogramowanie salonu i bezpieczeństwo w polityce prywatności?

Oprogramowanie salonu to jedno z ogniw przetwarzania danych. Ustal, jakie dane przechodzą przez system, do czego ich używasz i jakie usługi zewnętrzne biorą w tym udział, na przykład zarządzanie wizytami, karty klientek i płatności. To salon decyduje, do czego używa danych klientek; oprogramowanie pomaga nimi zarządzać w tym celu.

Oddziel zabezpieczenia, które organizujesz sam, od środków dostawcy oprogramowania. Opisuj tylko to, co możesz uzasadnić. Sprawdź, kto w Twoim salonie ma dostęp do informacji o klientkach i jak przechowujesz papierowe dokumenty.

Salonnare przechowuje dane na serwerach w UE i szyfruje je za pomocą TLS i AES-256. Dane o zdrowiu są przechowywane w zaszyfrowanym sejfie. Przeczytaj też poradnik o oprogramowaniu do kartoteki klientów salonu, aby lepiej zrozumieć zarządzanie tymi danymi.

### Przykład obliczenia: ile kosztuje obsługa płatności?

Twój operator płatności też powinien znaleźć się w zestawieniu, jako odbiorca danych o płatnościach. Koszt obliczysz tak: Salonnare pobiera 0,5% od każdej płatności online lub kartą, minimum 0,30 €.

- Zabieg za 40 €: 0,5% × 40 € = 0,20 €. To mniej niż minimum, więc płacisz 0,30 €. - Zabieg za 100 €: 0,5% × 100 € = 0,50 €. - Granica leży przy 60 €: tam 0,5% to dokładnie 0,30 €.

Spraw, by prywatność stała się częścią rutyny salonu

Polityka prywatności to nie tekst, który piszesz raz i zapominasz. Zmienia się sposób pracy, dodajesz zabieg albo używasz danych inaczej? Zaktualizuj wtedy tekst i sprawdź także dane kontaktowe, procesy i informacje o dostawcach.

Zaplanuj cykliczną kontrolę i wyznacz osobę, która śledzi zmiany. W razie wątpliwości co do sformułowań prawnych sprawdź właściwe przepisy, zanim zmienisz tekst. Krótkie, zrozumiałe wyjaśnienie zgodne z tym, co naprawdę robisz, pokazuje, jak postępujesz z danymi klientek.

Najczęstsze pytania