Vantaggi di una cassa digitale: cosa cambia a ogni gesto nel tuo salone

Conta i gesti, non le funzioni

Un punto vendita è letteralmente il punto in cui si conclude una vendita. In un salone è più che battere un importo: controlli cosa ha fatto la cliente, aggiungi un prodotto se serve, scegli il metodo di pagamento e fai in modo che la vendita si possa ritrovare in seguito. Con un registratore di cassa o solo un POS, una parte di questo lavoro la fai a mano.

Il modo più onesto per valutare i vantaggi di una cassa digitale è quindi contare. Prendi un martedì qualsiasi e fai una tacca ogni volta che ridigiti qualcosa, lo cerchi in un quaderno o devi sistemarlo dopo. Quelle tacche sono ciò che una cassa digitale può eliminare. Quello che resta rimane semplicemente lavoro.

Qui sotto passiamo in rassegna sei momenti. Per ognuno vedi cosa succede a mano e cosa fa di diverso una cassa collegata alla tua agenda. Se prima vuoi sapere come scegliere un sistema, leggi la guida alla scelta di una cassa.

1. Lo scontrino parte dall'appuntamento

Con un registratore di cassa ogni scontrino parte vuoto. Guardi in agenda cosa ha fatto la cliente, cerchi il prezzo e batti l'importo. Con un trattamento combinato o un prodotto in più, è proprio il momento in cui qualcosa viene dimenticato o battuto due volte.

In Salonnare apri la cassa direttamente dall'appuntamento. I trattamenti di quell'appuntamento sono già sullo scontrino, con il prezzo del tuo listino, e lo scontrino è collegato a quella cliente e a quella visita. Aggiungi solo ciò che si è aggiunto, come uno shampoo per casa.

Il doppio addebito viene segnalato. Se aggiungi separatamente allo scontrino un trattamento già compreso nell'appuntamento, la cassa ti chiede se vuoi davvero addebitarlo due volte. Sembra poco, ma con un registratore di cassa è un errore che noti solo quando la cliente controlla l'estratto conto a casa.

2. La cassa calcola IVA e resto

Trattamenti e prodotti possono avere aliquote IVA diverse. A mano significa un calcolo o una stima a fine trimestre. Una cassa digitale mette l'aliquota su ogni riga dello scontrino e la somma per aliquota, così scontrino e contabilità dicono la stessa cosa. Come appare uno scontrino conforme all'IVA e per quanto conservarlo lo spieghiamo nell'articolo su una cassa con scontrini conformi all'IVA.

I contanti vengono arrotondati a 5 centesimi. La cassa calcola da sola l'importo arrotondato, quindi non devi pensare alla differenza a ogni pagamento in contanti.

Lo scontrino può essere inviato via e-mail alla cliente. Niente rotoli di carta che finiscono, e la cliente lo ritrova se vuole cambiare un prodotto.

3. Un errore si corregge con una nota di credito, non con la gomma

Un importo sbagliato in un quaderno lo cancelli con una riga. Funziona finché il commercialista non chiede perché l'incasso del giorno non corrisponde ai pagamenti con carta. In una cassa digitale uno scontrino pagato resta dov'è. Se bisogna restituire del denaro, crei accanto una nota di credito con righe negative. Così vedi entrambe le cose: cosa è stato venduto prima e cosa è stato rimborsato dopo, e l'incasso di un periodo già chiuso non cambia a posteriori.

Un pagamento senza scontrino salta all'occhio. Se arriva un pagamento tramite Mollie o Stripe che non appartiene a nessuno scontrino, Salonnare lo segnala perché tu possa collegarlo allo scontrino giusto. Con solo un POS, una differenza del genere la scopri soltanto al momento di contare.

Nello storico degli scontrini filtri per data, metodo di pagamento e stato (pagato, aperto, rimborsato o nota di credito). La domanda "la signora Jansen ha poi pagato quel siero il mese scorso?" si risolve con pochi clic.

4. Il magazzino segue da solo

Se vendi prodotti, il magazzino è il secondo quaderno accanto alla cassa. Ogni vendita va spuntata anche lì, e in un sabato pieno semplicemente non succede.

Con la gestione del magazzino (dal piano Starter) una vendita in cassa scarica subito il prodotto. Se una vendita porterebbe la giacenza sotto zero, la cassa ti avvisa, e quando la giacenza è bassa ricevi una notifica nell'app. Contare lo scaffale resta necessario, ma conti per controllare e non per recuperare. Come organizzarlo lo spieghiamo nell'articolo su una cassa con gestione del magazzino.

5. Chi può fare cosa alla cassa

Se lavori con più persone, non vuoi che chiunque possa rimborsare scontrini. Con un registratore di cassa lo risolvi con la fiducia o con una chiave. In Salonnare imposti per ogni collaboratore se può solo visualizzare la cassa o anche modificarla. Così una collega può incassare, mentre rimborsi e correzioni restano a te.

Poiché uno scontrino che nasce dall'agenda è collegato alla cliente e alla visita, lo ritrovi anche in seguito dalla scheda di quella cliente. Non è sfiducia: rende semplicemente veloce rispondere a una domanda su uno scontrino.

6. Chiudere la giornata e servire il commercialista

A fine giornata, con un registratore di cassa, conti il cassetto, sommi le ricevute del POS e annoti il totale. Dal commercialista si ricomincia a ridigitare.

Con i report (da Starter) vedi il riepilogo giornaliero con l'incasso per collaboratore e per metodo di pagamento, con le mance a parte. L'esportazione contabile crea file per Moneybird, e-Boekhouden ed Exact Online. È un'esportazione e non un collegamento in tempo reale: trasferisci i dati e li elabori poi nel tuo programma di contabilità. Come chiudere la giornata passo dopo passo lo spieghiamo nell'articolo sulla chiusura giornaliera della cassa.

Cosa una cassa digitale non fa per te

Anche un quadro onesto ne fa parte. Una cassa digitale non conta il cassetto dei contanti: contare il denaro e confrontarlo con gli incassi in contanti resta un gesto che fai tu. Salonnare non ha nemmeno una funzione separata per un fondo cassa iniziale o una sessione di cassa, quindi il resto di inizio giornata lo annoti semplicemente tu.

La cassa non sostituisce neppure la contabilità. Fornisce dati puliti e completi, ma dichiarazione e bilancio li prepari tu o il tuo commercialista in un programma di contabilità.

E il software non risolve accordi poco chiari. Concorda con il tuo team quando uno scontrino viene chiuso e chi fa i rimborsi. Dopo, la cassa rende quegli accordi facili da seguire.

Quanto costa e come provarla per una settimana

Incassare in contanti e con carta è già incluso nel piano gratuito di Salonnare: Free costa 0 € al mese, per 1 collaboratore e 50 appuntamenti al mese. Starter costa 29 € al mese e aggiunge, tra l'altro, gestione del magazzino, report, esportazione contabile e pagamenti online. Pro costa 59 € al mese. Su ogni pagamento online o con carta si applica un costo di transazione dello 0,5%, con un minimo di 0,30 €. La commissione di marketplace sui nuovi clienti è di 0 €. I pagamenti tramite Mollie o Stripe arrivano sul tuo conto. Tutti i piani sono nella pagina dei prezzi.

Come provarla. Nella prima settimana inserisci il tuo listino con prezzi e aliquota IVA e incassa per un'intera giornata ogni appuntamento dall'agenda. Tieni accanto il foglio delle tacche dell'inizio. A fine settimana conta quante tacche restano e dove sono. Ti dice più di qualsiasi elenco di funzioni. Per saperne di più sulla cassa, visita la pagina sul sistema di cassa di Salonnare.

Pronta a contare? Inizia gratis con Salonnare e incassa il tuo primo appuntamento dall'agenda.

Domande frequenti