Sistema di cassa per centro estetico: come chiudere ogni giornata di lavoro, dal conteggio della cassa al commercialista

Perché la chiusura giornaliera è il momento più importante per la tua cassa

Un sistema di cassa registra ogni vendita nel momento in cui avviene. Gli errori raramente nascono all'incasso in sé, ma in tutto ciò che gli sta intorno: una cliente che paga in contanti mentre lo scontrino dice carta, un trattamento mai incassato, un prodotto uscito dallo scaffale senza essere battuto. Più a lungo resta lì una differenza del genere, più è difficile capire cosa è successo.

Una routine fissa di fine giornata intercetta questi errori lo stesso giorno, quando ricordi ancora chi era sulla poltrona. Il commercialista riceve numeri che già tornano, e tu non devi frugare tra settimane di scontrini quando arriva la dichiarazione IVA. Se lavori con più aliquote IVA, come il 21% olandese sulla maggior parte dei trattamenti e prodotti e il 9% sui servizi da parrucchiere, aiuta che ogni riga dello scontrino abbia già l'aliquota giusta.

Come impostare il momento dell'incasso in sé, con scontrini corretti ai fini IVA e regole di conservazione, è spiegato nella nostra guida al sistema di incasso per il tuo centro estetico. Questo articolo parla di ciò che viene dopo: chiudere la giornata.

Passo 1: sistema prima gli appuntamenti di oggi

Non partire dal cassetto dei contanti, parti dall'agenda. A fine giornata ogni appuntamento deve avere uno stato chiaro: pagato, no-show o annullato. Un appuntamento che risulta ancora programmato mentre la cliente se n'è andata da ore spesso è fatturato che non è registrato da nessuna parte.

In Salonnare incassi un appuntamento direttamente dall'agenda. Lo scontrino viene così collegato a quell'appuntamento, e vedi sempre quale trattamento appartiene a quale pagamento. Quando l'orario di fine di un appuntamento è passato ed è ancora aperto, compare tra le notifiche come attività «Appuntamento da gestire». Così sai quali appuntamenti richiedono ancora attenzione prima di iniziare a contare.

Consiglio: gestisci un no-show lo stesso giorno. Se lo rimandi a domani, spesso non ricordi più se la cliente non si è davvero presentata o è arrivata più tardi e ha pagato in contanti.

Passo 2: conta la cassa e confronta per metodo di pagamento

Quando l'agenda è a posto, confronta ciò che dice il sistema con ciò che è davvero entrato. Fallo per metodo di pagamento, perché ogni canale ha il suo controllo.

Contanti. Conta il cassetto e sottrai il fondo cassa fisso. Ciò che resta deve corrispondere al totale in contanti della giornata. La cassa di Salonnare arrotonda gli importi in contanti ai 5 centesimi più vicini, così quel totale corrisponde a ciò che puoi davvero contare.

Carta. Metti il totale delle carte del sistema di cassa accanto al totale giornaliero del terminale di pagamento.

Online e iDEAL. Controlla i pagamenti online nella dashboard del tuo fornitore di pagamenti, come Mollie o Stripe. Il denaro arriva sul tuo conto bancario.

In Salonnare questi numeri stanno insieme nel report giornaliero: il fatturato del giorno scelto, suddiviso per collaboratore e metodo di pagamento, con l'elenco degli scontrini sotto. Le mance sono mostrate a parte, così non confondono il fatturato. Il report giornaliero fa parte dei report, inclusi in Starter e Pro. Con il piano gratuito puoi già incassare contanti e carte nella cassa.

Una differenza di cassa? Annotala la sera stessa, con l'importo e la tua migliore spiegazione. Una piccola differenza annotata subito è un dettaglio. La stessa differenza scoperta a fine trimestre ti costa un pomeriggio di ricerche. Se il tuo salone è nei Paesi Bassi, l'Ondernemersplein del governo olandese spiega quali documenti devi conservare e per quanto tempo.

Passo 3: tieni d'occhio acconti e vendite di prodotti

Due cose falsano facilmente un totale giornaliero: il denaro entrato prima e i prodotti usciti dalla porta.

Acconti. Se chiedi un acconto alla prenotazione, una parte del trattamento è pagata prima che la cliente entri. Quell'acconto viene scalato sullo scontrino. Il report giornaliero di Salonnare mostra a parte quale quota del fatturato del giorno è arrivata già come acconto, così non vai a cercare quell'importo nel cassetto o sul terminale. Gli acconti fanno parte del piano Pro. Perché e come usarli lo spiega la nostra guida su come chiedere un acconto nel tuo salone.

Prodotti. Quando vendi una crema da giorno o un siero al banco, la cassa lo scala subito dal magazzino. Una vendita non viene mai bloccata perché la giacenza è a zero, ma ricevi un avviso quando un prodotto scende sotto il minimo. Così vedi cosa riordinare mentre chiudi. La gestione del magazzino è inclusa da Starter. Se vuoi anche un inventario annuale più semplice, leggi come automatizzare l'inventario nel tuo salone.

Ogni settimana e ogni trimestre: dal report giornaliero al commercialista

La chiusura giornaliera è la base. Una volta alla settimana guarda un po' più in là. Passa in rassegna il fatturato per collaboratore e verifica se ci sono giorni in cui una differenza di cassa ritorna, o in cui un numero insolito di appuntamenti è rimasto senza scontrino. Sono segnali che una routine alla reception non funziona. Come passare dagli incassi giornalieri a un quadro del tuo vero utile è spiegato nella nostra guida ai report sul fatturato del salone.

Ogni trimestre consegni i numeri per la dichiarazione IVA. Salonnare crea per questo file di export che importi in Moneybird, e-Boekhouden o Exact Online. È un export, non un collegamento in tempo reale: decidi tu quando i dati vanno nella contabilità. L'export contabile è incluso da Starter.

Considera anche i costi dei pagamenti quando fai la riconciliazione. Ogni pagamento online o con carta tramite Salonnare ha una commissione di transazione dello 0,5%, con un minimo di 0,30 € per pagamento. Anche il tuo fornitore di pagamenti applica i propri costi. Registra questi importi come spese, e ciò che arriva sul tuo conto corrisponderà al fatturato.

Chi può fare cosa alla cassa, e dove vanno i dati sanitari?

Se alla reception lavorano più persone, non vuoi che tutti possano fare tutto. In Salonnare imposti i permessi per collaboratore, per esempio chi può incassare i clienti e chi può solo consultare l'agenda. Così la chiusura giornaliera resta chiara, perché sai chi può creare o modificare uno scontrino.

Un altro errore comune: informazioni sanitarie in un campo note della cassa o della scheda cliente. Allergie, farmaci e problemi della pelle sono categorie particolari di dati ai sensi dell'articolo 9 del GDPR. Salonnare li conserva in una cassaforte separata e cifrata, con il consenso separato della cliente, visibile solo ai collaboratori che scegli tu. Leggi di più nella nostra guida al software per le schede clienti del tuo salone.

Come iniziare la chiusura giornaliera in Salonnare

Salonnare è una piattaforma giovane che riunisce agenda, prenotazione online, cassa e gestione clienti in un unico sistema, in nove lingue e con i tuoi dati nell'UE. Lavori nel browser, su un tablet alla reception, sul telefono o sul portatile. Paghi un importo mensile fisso e nulla per appuntamento.

Free, 0 € al mese: un collaboratore, 50 appuntamenti al mese, una pagina di prenotazione online, la cassa per contanti e carta, gestione clienti e promemoria via email.

Starter, 29 € al mese: fino a tre collaboratori, appuntamenti illimitati, pagamenti online, report con il report giornaliero, gestione del magazzino ed export contabile.

Pro, 59 € al mese: collaboratori illimitati, più acconti e campagne email, tra le altre cose.

Confronta i piani attuali nella pagina dei prezzi. Sei ancora all'inizio della tua ricerca? Leggi prima come scegliere un sistema di cassa per il tuo centro estetico o come confrontare i software per saloni.

Vuoi vedere come sarebbe la tua chiusura giornaliera? Comincia gratis con Salonnare e incassa oggi il tuo primo appuntamento.

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