Software per saloni efficiente: meno burocrazia, un'agenda più piena

Dove perde davvero la tua settimana

La maggior parte dei saloni non perde tempo sul mestiere in sé, ma su tutto ciò che c'è intorno. Quattro perdite tornano di continuo: i messaggi avanti e indietro per trovare un orario, i clienti che non si presentano, l'incasso e la sistemazione dell'IVA, e i dati dei clienti che vivono su foglietti e nella tua testa invece che in un sistema.

Sotto la prima perdita c'è il software per la gestione degli appuntamenti: un sistema che sa quanto dura ogni trattamento e quali spazi della tua settimana sono ancora liberi. Quando questo è preciso, un cliente può prendersi uno spazio da solo senza che tu muova un dito.

Fai i conti per la tua attività. Venti messaggi a settimana da due minuti l'uno sono più di quaranta minuti. Due no-show da 50 € fanno 100 €. Una serata a trimestre per sistemare l'IVA sono quattro serate all'anno. Presi singolarmente sono piccoli; insieme fanno una giornata di lavoro al mese più qualche migliaio di euro all'anno.

Perdita 1: i messaggi avanti e indietro per un orario

Finché i clienti possono prenotare solo per telefono o WhatsApp, l'agenda sei tu. Ogni appuntamento costa una manciata di messaggi: quale momento va bene, quello spazio è ancora libero, quanto dura. Un widget di prenotazione sul tuo sito elimina tutto questo scambio, perché il cliente vede quali spazi sono liberi e ne prende uno.

Una buona parte di queste prenotazioni arriva fuori dall'orario di apertura, proprio quando non puoi rispondere, perché hai le mani occupate o il negozio è chiuso. Senza un'opzione online rimandi quel cliente a un momento in cui richiamare, e una parte di loro non torna più.

Fai però attenzione a dove finisce la prenotazione. Alcuni fornitori ti inseriscono nel loro marketplace, dove il tuo cliente scorre prima davanti ai concorrenti. Prenotare sul tuo dominio e tramite la tua scheda Google mantiene il rapporto con il cliente da te. Puoi vedere come funziona nella pratica la gestione delle prenotazioni nella pagina della funzione.

Perdita 2: lo spazio che resta vuoto

Un no-show costa più di una cancellazione, perché quello spazio non lo puoi più vendere. Due appuntamenti saltati a settimana con una media di 50 € fanno quasi 5.000 € all'anno di fatturato che avevi in agenda ma che non hai mai fatturato.

Un promemoria automatico via email ne elimina una buona parte. Il momento conta: ventiquattro ore prima è di solito il compromesso migliore. Abbastanza presto da poter ancora riempire lo spazio se qualcuno disdice, abbastanza tardi da non essere già stato dimenticato. Metti nel messaggio l'indirizzo e la durata e risparmierai anche telefonate.

Per gli appuntamenti che proprio non puoi permetterti di perdere, aggiungi un acconto. Tramite Mollie o Stripe il cliente paga una parte dell'importo al momento della prenotazione. Questo aumenta sensibilmente l'impegno, soprattutto per i trattamenti lunghi e per chi viene per la prima volta. La pagina sui promemoria automatici mostra come impostare testo e tempistica.

Perdita 3: l'incasso e la serata trimestrale dell'IVA

Un trattamento eseguito deve ancora essere pagato. Se lo fai su una cassa separata o su un blocchetto di ricevute cartacee, tieni due registrazioni che a fine trimestre non quadreranno. Una cassa collegata alla tua agenda sa quale trattamento è stato eseguito e ha lo scontrino pronto con un'unica azione.

Per i saloni olandesi il vero lavoro sta nelle aliquote IVA. I servizi di parrucchiere rientrano nell'aliquota ridotta del 9%, mentre i prodotti che rivendi rientrano nel 21%. Una cassa che fa questa distinzione mentre incassi ti risparmia una serata di riordino a trimestre ed evita correzioni a posteriori.

Dopo, la contabilità non deve essere manuale. Salonnare offre una funzione di export che mette i dati del fatturato in un file per Moneybird o e-Boekhouden. Nota la parola export: trasferisci i dati quando ti fa comodo, non è un'integrazione continua in tempo reale che sincronizza tutto da sola. Che la tecnologia ripaghi le piccole imprese soprattutto proprio in queste azioni quotidiane è anche il filo conduttore di questa ricerca su fintech e piccole imprese.

Perdita 4: i dati dei clienti che vivono nella tua testa

Formule colore su un foglietto, allergie nella memoria e preferenze sepolte in una chat di otto mesi fa: funziona fino al giorno in cui ti ammali o prendi un secondo paio di mani. In una scheda digitale lo storico dei trattamenti sta in un unico posto, e un collega può prendere in carico un cliente senza doverti chiedere cosa è stato usato l'ultima volta.

Una categoria richiede un'attenzione in più. Se registri allergie, farmaci, problemi della pelle o una gravidanza, tratti categorie particolari di dati ai sensi dell'articolo 9 del GDPR. Un normale campo note non basta: queste informazioni vanno in un archivio cifrato separato con diritti di accesso propri, così non tutti i collaboratori le vedono di default. In Salonnare quell'archivio è integrato nel CRM clienti, e i tuoi dati si trovano su server all'interno dell'UE.

Quei diritti per collaboratore sono utili anche di per sé. Stabilisci cosa può vedere ogni persona: un apprendista non ha bisogno dei dati di fatturato, e un freelance che affitta una poltrona non ha bisogno di accedere alle schede dei tuoi clienti. Quando la tua amministrazione è in ordine puoi anche iniziare a usarla: pensa a un'email mirata ai clienti che non vengono da quattro mesi.

Quanto costa, e cosa viene trattenuto su un pagamento

Con Salonnare inizi con il piano Free a 0 € al mese: un collaboratore, fino a 50 prenotazioni al mese. Non è una prova che si ferma dopo due settimane. Se la tua attività cresce oltre, Starter costa 29 € al mese e Pro 59 € al mese, mantenendo agenda, schede clienti e impostazioni.

Sii precisa sulla parola commissione, perché è lì che i fornitori si differenziano. Salonnare non applica commissioni da marketplace sui nuovi clienti che ti raggiungono tramite la piattaforma: quella percentuale è 0. Ciò che viene trattenuto è una commissione di piattaforma dello 0,5% con un minimo di 0,30 € su ogni pagamento online o con carta. Su un trattamento da 60 € sono 0,30 €. Se incassi in contanti alla cassa, il pagamento ne resta fuori.

Il pagamento stesso passa tramite Mollie o Stripe direttamente sul tuo conto bancario, così il tuo fatturato non resta presso un intermediario fino a una data di versamento. Che ottimizzare la propria tecnologia sia uno dei modi più efficaci per far crescere una piccola impresa emerge anche in questa panoramica delle opzioni di software per saloni. Per mettere a confronto i piani, guarda i prezzi per piano.

Come iniziare questa settimana

Non devi spostare tutto in una volta. Inizia con i tuoi cinque trattamenti più prenotati: nome, durata e prezzo. La durata è il campo più importante, perché decide quanto sono grandi gli spazi della tua agenda. Se imposti un taglio a trenta minuti mentre in realtà ne richiede quarantacinque, la tua giornata va in ritardo dal secondo cliente in poi.

Poi attiva la prenotazione online e condividi il link nella bio di Instagram e sulla tua scheda Google. Imposta subito due limiti: con quanto anticipo i clienti possono prenotare, e quanto a ridosso dell'appuntamento. Senza questi limiti ti ritroverai un appuntamento delle otto e un quarto comparso in agenda alle otto di un sabato mattina.

Attiva i promemoria per ultimi: richiede cinque minuti e si ripaga subito. Riempi la lista clienti man mano: inserisci solo i clienti venuti nell'ultimo anno e lascia che gli altri arrivino al loro prossimo appuntamento. Puoi iniziare oggi con il piano gratuito.

Domande frequenti