Software gratuito per gli appuntamenti dei parrucchieri: calcola se la tua agenda sta in un piano gratuito

Tre tipi di gratuito, e quale si prende di nascosto una fetta

I fornitori di software di pianificazione degli appuntamenti usano la parola gratuito per tre modelli completamente diversi. Se li confondi, scegli in base al prezzo e poi paghi comunque.

- La prova. Quattordici o trenta giorni con tutto aperto, poi un abbonamento obbligatorio. Va bene per provare, ma non è una base su cui abituare i clienti a prenotare da te. Se non passi al piano a pagamento, dopo un mese torni all'agenda di carta. - Il modello a commissione. Zero al mese, ma una percentuale su ogni prenotazione, di solito tramite un marketplace in cui i tuoi clienti vedono anche il salone accanto. Sembra gratuito finché il volume è basso. Con trenta appuntamenti di colore al mese paghi più di quanto costerebbe un abbonamento fisso, e il cliente non è del tutto tuo. - Il piano gratuito permanente con un limite. Zero al mese, nessuna commissione per prenotazione, ma un tetto: un numero di collaboratori e un numero di prenotazioni. Prevedibile, e verificabile prima di iniziare.

Salonnare usa quest'ultimo modello. Il piano gratuito costa 0 euro al mese per 1 collaboratore e 50 appuntamenti al mese, senza commissione per prenotazione: solo una commissione di piattaforma dello 0,5% (min. 0,30 €) quando un cliente paga online o con carta. Cosa ottieni esattamente e cosa no è spiegato nel nostro articolo sul software gratuito per saloni.

L'unico numero che conta per te è quel 50. Per questo l'articolo inizia con un calcolo e non con un elenco di funzioni.

Converti la tua poltrona in prenotazioni al mese

Un limite di prenotazioni non significa nulla finché non lo traduci nella tua settimana. Fallo con un calcolo che puoi scrivere sul retro di una cartella colori:

clienti per giorno lavorativo x giorni lavorativi a settimana x 4,3 = prenotazioni al mese

Tre parrucchieri, tre risultati:

- Parrucchiere freelance che lavora da casa, 3 clienti al giorno, 3 giorni a settimana. 3 x 3 x 4,3 fa circa 39 prenotazioni. Ben dentro il limite, anche con un dicembre pieno in più. - Parrucchiere che affitta una poltrona in uno spazio condiviso, 5 clienti al giorno, 4 giorni a settimana. 5 x 4 x 4,3 fa circa 86 prenotazioni. Non ci sta, e non ci starà. - Parrucchiere agli inizi, 2 clienti al giorno, 4 giorni a settimana. 2 x 4 x 4,3 fa circa 34 prenotazioni, con margine per crescere fino a circa 3 clienti al giorno.

Due cose che i parrucchieri trascurano spesso. Primo, conta l'appuntamento, non il trattamento: un taglio e colore prenotati insieme sono una prenotazione, non due. Questo gioca a tuo favore. Secondo, il tempo che blocchi tu per un pranzo o un agente di commercio non è una prenotazione.

Se il risultato cade tra 40 e 50, il piano gratuito è un punto di partenza per qualche mese più che una destinazione. Se sei sopra 60, non usare il piano gratuito come modello di attività ma solo per imparare il software prima di passare a un piano superiore.

Cosa puoi già fare bene con un piano gratuito

La differenza tra un'agenda che porta tranquillità e una che porta telefonate in più non è l'abbonamento. È la cura con cui inserisci i trattamenti la prima sera. Quattro cose che puoi fare bene con un piano gratuito:

- Imposta i tempi dei trattamenti sulla realtà, non sul listino. Se un taglio ti richiede davvero 45 minuti compresi pagamento e riordino, inserisci 45 minuti. Ogni dieci minuti sottostimati mandano in ritardo tutto il pomeriggio. - Limita i trattamenti lunghi ai giorni in cui hanno senso. Per ogni trattamento puoi definire in quali giorni e fasce orarie si può prenotare. Così il sabato mattina resta libero per i tagli brevi e un colore completo cade solo in una mattina infrasettimanale. - Registra i dati dei clienti in digitale fin dal primo giorno. Formule del colore, un cuoio capelluto sensibile, un'allergia a un certo ossidante: niente di tutto questo va su un cartoncino in un cassetto. I dati sanitari rientrano nell'articolo 9 del GDPR e in Salonnare vanno in una cassaforte cifrata separata, con permessi propri per ogni collaboratore. Come costruirla è spiegato nella nostra guida alla gestione clienti e CRM per il tuo salone. - Attiva conferma e promemoria prima di andare online. I promemoria automatici via email sono la prevenzione dei no-show più economica che esista, perché una volta impostati non ti costano nulla.

Insieme questi quattro passi richiedono una serata e fanno per la tua tranquillità più di qualsiasi piano a pagamento.

Dove finisce il piano gratuito, e quanto costa dopo

Prima o poi tocchi il tetto: un secondo paio di mani in salone, o semplicemente più di 50 prenotazioni. Va bene, purché tu conosca il prezzo in anticipo. Con Salonnare sono Starter a 29 euro al mese e Pro a 59 euro al mese, come canone fisso. Nessuna percentuale per prenotazione, per quanto tu sia piena; l'unico costo variabile è la commissione di piattaforma dello 0,5% (min. 0,30 €) per pagamento online o con carta.

È proprio quel canone fisso il motivo per cui il calcolo della sezione precedente conta. Con 86 prenotazioni al mese, un modello a commissione che chiede per esempio 1 euro per prenotazione ti costa già quasi il triplo della tariffa Starter, e hai condiviso il tuo cliente con un marketplace.

Una ricerca dell'International Trade Administration sottolinea che gli strumenti digitali sono fondamentali per le piccole e medie imprese per lavorare in modo più efficiente e migliorare l'esperienza del cliente. Per un salone da parrucchiere quel guadagno sta soprattutto in due punti al di fuori dell'agenda stessa:

- Farsi pagare. Con i pagamenti online tramite iDEAL e Mollie o tramite Stripe, puoi chiedere un acconto in anticipo per gli appuntamenti di colore lunghi (gli acconti sono inclusi in Pro). Il denaro arriva sul tuo conto, non a un intermediario. - Incassare al banco. Una cassa che separa correttamente l'IVA per aliquota ed esporta verso il tuo programma di contabilità, per esempio Moneybird o e-Boekhouden, ti risparmia una serata a trimestre. A cosa fare attenzione in questa scelta lo trovi nel nostro articolo su come scegliere un sistema di cassa per il tuo centro estetico.

La parte utile di questo percorso è che non devi mai migrare. Inizi gratis, i tuoi clienti si abituano allo stesso link di prenotazione, e quando cresci l'unica cosa che cambia è la fattura.

La tua prima settimana: dall'agenda di carta alla prenotazione online

La digitalizzazione raramente fallisce per il software e quasi sempre per l'ordine delle operazioni. Questo programma funziona per un parrucchiere con mezz'ora libera al giorno:

- Giorno 1 - il menu dei trattamenti. Inserisci ogni trattamento con il tempo che richiede davvero e il prezzo che applichi davvero. Inizia dai cinque trattamenti più prenotati, il resto può seguire. - Giorno 2 - gli orari. Orari di apertura, giorno libero fisso, pausa. Ciò che blocchi qui, un cliente non può prenotarlo. - Giorno 3 - i clienti. Esporta l'elenco clienti esistente dal vecchio sistema o dal telefono in un file csv e importalo in una volta sola. Ribattere a mano è il motivo per cui la maggior parte delle digitalizzazioni si ferma a metà. - Giorno 4 - il link di prenotazione. Metti il link nella bio di Instagram e nel profilo Google, così le persone possono prenotare nel momento in cui pensano a te. Una parte delle prenotazioni arriva dopo l'orario di chiusura, e sono proprio i clienti che non avrebbero richiamato. - Giorno 5 - i messaggi. Attiva conferma e promemoria, poi prenota tu un appuntamento di prova per vedere ciò che vede il tuo cliente. - Nel fine settimana - tieni entrambe. Tieni l'agenda di carta accanto a quella digitale per altre due settimane. Non per poter tornare indietro, ma per vedere quali trattamenti sottostimi sistematicamente.

Puoi fare tutta questa settimana con il piano gratuito permanente e decidere solo quando vedi i tuoi numeri. Comincia gratis con Salonnare e imposta stasera i tuoi primi cinque trattamenti.

Domande frequenti sul software di agenda gratuito per parrucchieri