Digitalizzare il salone da parrucchiere: come cambiare un'attività avviata senza perdere un giorno

Passare al digitale non è comprare un software, è spostare il luogo in cui avviene il lavoro

La trasformazione digitale suona altisonante, ma in un salone da parrucchiere si riduce a una cosa piccola: far comparire le informazioni nel posto in cui ti serviranno dopo, invece che nella tua testa, su un post-it o in una chat. Un appuntamento che il cliente prenota da solo è un appuntamento che non devi mai ricopiare. Uno scontrino che conosce già la sua aliquota IVA è uno scontrino che non devi mai sistemare a fine trimestre.

Ed è proprio per questo che la digitalizzazione fallisce quando la tratti come un acquisto. Installare un software richiede un pomeriggio. Spostare un salone avviato richiede di più, perché per un periodo hai due sistemi affiancati e devi sapere quale dei due fa fede.

Il resto di questo articolo parla di quel periodo. L'approccio non cambia mai: sposta una cosa alla volta, rendila subito quella che fa fede e manda in pensione la vecchia versione solo quando la nuova ha funzionato per una settimana intera.

Inizia con un inventario: dove è registrato davvero il tuo salone in questo momento?

Prima di spostare qualsiasi cosa, annota dove vive oggi la tua attività. Nella maggior parte dei saloni sono cinque posti contemporaneamente, ed è proprio per questo che nessuno ha il quadro completo.

- L'agenda. Un quaderno, un calendario Google o un misto dei due. Di solito con abbreviazioni che capisci solo tu. - I dati dei clienti. Numeri di telefono nel tuo telefono, formule colore su schede, allergie nella tua memoria. - La cassa. Un cassetto, un terminale per carte e un quaderno, oppure una cassa che non sa nulla della tua agenda. - Il magazzino. Quello che c'è sullo scaffale, più la sensazione che la polvere decolorante stia per finire. - I messaggi. WhatsApp, messaggi diretti su Instagram, chiamate perse e una cliente che ha detto «la prossima volta stessa ora».

Elenca questi cinque e segna quanto sarebbe doloroso perdere ciascuno domani. Nella maggior parte dei saloni la scheda cliente con le formule colore è la più dolorosa e i dati di magazzino la meno. Quell'ordine non decide cosa digitalizzi per primo, ma decide cosa sposti con più cura.

Settimana 1: l'agenda, perché tutto il resto dipende da lei

Inizia sempre dall'agenda, anche se oggi funziona bene. Quasi tutta l'altra amministrazione di un salone da parrucchiere dipende da un appuntamento: lo scontrino, la nota sul cliente, il fatturato, il promemoria. Finché gli appuntamenti vivono sulla carta, ognuna di queste cose va scritta a parte.

Nella settimana 1 imposta la tua gestione delle prenotazioni e fai tre cose:

- Inserisci i servizi così come li esegui davvero, compresi durata e tempo di posa. Un colore con 35 minuti di posa non è un blocco unico di due ore; è lavoro, attesa, lavoro. Se lo imposti bene, il sistema può inserire un taglio nella finestra di attesa. - Aggiungi gli orari di apertura e le pause, più i giorni che tieni liberi di proposito. - Attiva la prenotazione online solo alla fine della settimana, quando l'agenda è precisa. Da quel momento i clienti prenotano tramite il tuo sito web e la tua scheda Google, anche la domenica sera mentre tu non stai facendo nulla.

Per la prima settimana tieni accanto l'agenda cartacea, ma solo come copia. Il sistema digitale è quello che fa fede. Due agende che fanno entrambe fede sono la via più rapida verso una doppia prenotazione.

Attiva contemporaneamente i promemoria automatici. Una conferma subito dopo la prenotazione e un promemoria il giorno prima intercettano il gruppo più numeroso di no-show: i clienti che semplicemente se ne sono dimenticati. Se i trattamenti lunghi o i nuovi clienti causano ancora buchi, chiedi per quelli un acconto con carta o con un metodo di pagamento locale.

Settimana 2: trasferire le schede clienti senza ribattere tutto

È la settimana in cui la maggior parte dei saloni si blocca, perché dà per scontato che centinaia di schede vadano ribattute a mano. Non è così.

Se i tuoi clienti esistono già in forma digitale, in un foglio di calcolo, sul telefono o in un altro gestionale per saloni, li carichi tramite un file di importazione. Lo carichi, vedi un'anteprima esatta di ciò che verrà importato e solo allora confermi. Se arrivi da un altro gestionale, Salonnare riconosce diversi formati di esportazione, così puoi usare l'esportazione esistente invece di riordinare le colonne a mano.

Se i tuoi clienti esistono solo su carta, non farlo in una sera. Trascrivi ogni cliente nel momento in cui è sulla poltrona, nelle settimane successive. Dopo otto settimane hai tutti quelli attivi, e gli altri comunque attivi non lo erano. Non a caso i governi finanziano il sostegno alle piccole imprese che adottano strumenti digitali: l'ostacolo non è quasi mai la tecnologia, è il tempo che serve per fare il passaggio.

C'è una parte del trasferimento che non devi saltare. Le note su una reazione allergica a una tinta, su farmaci, gravidanza o un problema al cuoio capelluto sono dati sanitari ai sensi dell'articolo 9 del GDPR. Non vanno in un normale campo note, e di certo non in una chat. Nel CRM clienti di Salonnare stanno in un archivio cifrato separato, distinto dalle normali note sul cliente, con regole di accesso proprie e un registro delle consultazioni. I tuoi dati sono archiviati su server all'interno dell'Unione europea.

Nota pratica: se lavori con più poltrone, decidi per ogni collaboratore cosa può vedere. A un apprendista serve l'agenda, non i tuoi dati di fatturato.

Settimana 3: cassa, IVA e magazzino in un colpo solo

Solo quando agenda e dati dei clienti sono a posto arriva la cassa. In quest'ordine, perché una cassa collegata alla tua agenda sa già chi è sulla poltrona e cosa è stato fatto. Se fai il conto in un sistema separato, ribatti tutto.

Tre cose che imposti una volta, dopo di che ogni scontrino è corretto:

- L'aliquota IVA per servizio e per prodotto. Servizi e prodotti in vendita rientrano spesso in aliquote diverse, e la suddivisione è molto più facile da impostare una volta che da ricostruire ogni trimestre. - I tuoi metodi di pagamento. Carte e metodi di pagamento locali passano dal tuo account Mollie o Stripe, quindi il denaro arriva sul tuo conto bancario. Al fornitore del software non va alcuna commissione per appuntamento, solo la commissione di piattaforma di Salonnare dello 0,5% (min. 0,30 €) per pagamento. - Il collegamento con la [gestione del magazzino](https://salonnare.com/it/features/gestione-magazzino). Vendi uno shampoo e viene scaricato subito dalle scorte. Vedi che devi riordinare prima che lo scaffale sia vuoto.

A fine trimestre esporti i dati di vendita in un file che carichi nel tuo programma di contabilità o inoltri al commercialista. Fai attenzione alla distinzione, perché spesso viene esagerata: è un'esportazione, non un'integrazione in tempo reale che scrive da sola nella tua contabilità. Per un salone da parrucchiere con un'unica fonte di ricavi, nella pratica è esattamente quanto basta.

Cosa decidi di non digitalizzare

C'è un punto in cui la digitalizzazione diventa lavoro in più, e quel punto è più vicino di quanto suggeriscano la maggior parte delle presentazioni commerciali.

La consulenza all'inizio di un trattamento resta una conversazione. Un tablet tra te e la tua cliente non rende quella conversazione migliore. Registra l'esito, non la conversazione.

La tua lista d'attesa per uno stilista specifico a un orario specifico spesso è una questione di conoscere le persone e alzare il telefono. Un sistema può liberare l'orario, ma il giudizio su chi chiamare resta tuo.

Le formule colore invece le digitalizzi, ma non come testo libero che nessuno ritrova più. Mettile sulla scheda cliente, nel punto in cui guardi quando quella cliente compare in agenda. Una formula in un documento sparso è introvabile esattamente quanto una formula su una scheda in un cassetto.

Dove i saloni si arrendono a metà strada

Gli enti pubblici di tutta Europa investono molto nella digitalizzazione delle PMI per rafforzare la posizione delle piccole imprese, eppure nella pratica una parte dei saloni che inizia il passaggio torna alla carta. Quasi sempre per uno di questi tre motivi.

Due sistemi funzionano affiancati senza che uno faccia fede. Poi capita una doppia prenotazione, e dopo una doppia prenotazione nessuno si fida più del nuovo sistema. Decidi il primo giorno quale agenda è quella vera.

I servizi sono inseriti in modo troppo approssimativo. Se metti tutto come «taglio, 45 minuti», la tua agenda online smette di corrispondere alla realtà e accumuli ritardi in modo strutturale. Prenditi il tempo di impostare durate realistiche per servizio, tempo di posa compreso.

Il costo cresce con il tuo successo. Se scegli un programma che addebita una percentuale per prenotazione, il modello punisce proprio le settimane che vanno bene. Un canone mensile fisso si può pianificare; una commissione no.

Se stai ancora capendo cosa ti serve come minimo prima di iniziare, la guida alla gestione intelligente del salone per principianti espone le basi. Per vedere cosa deve gestire nello specifico un programma per un salone da parrucchiere, guarda il software per parrucchieri.

Quanto costa e da cosa iniziare questa settimana

Per un salone da parrucchiere non conta solo il prezzo, conta il modello di prezzo. Salonnare ha tre piani fissi. Free costa 0 € al mese ed è pensato per un collaboratore e 50 prenotazioni al mese, con agenda, schede clienti, prenotazione online e cassa. Starter costa 29 € al mese e Pro 59 € al mese. Non c'è commissione per prenotazione, solo una commissione di piattaforma dello 0,5% (min. 0,30 €) per pagamento, quindi un'agenda più piena non rende il tuo software molto più costoso.

Per un parrucchiere che lavora da solo quel piano gratuito spesso basta per lavorarci per un po' e per provare il passaggio di agenda, dati dei clienti e cassa (la gestione del magazzino è inclusa in Starter). Se superi quelle 50 prenotazioni al mese, passi al piano superiore senza reinserire i dati dei clienti.

Il resto è pratico. Accedi con Google, Microsoft, Apple o Facebook. Installi l'app sul telefono così puoi aggiornare qualcosa tra due clienti. E se servi clienti che preferiscono parlare un'altra lingua, il sistema è disponibile in nove lingue.

Non iniziare con tutto in una volta. Crea un account gratuito e questa settimana attiva solo l'agenda e la prenotazione online. Il resto segue da sé, nell'ordine descritto sopra.

Domande frequenti sulla digitalizzazione del salone da parrucchiere