Automatizzare l'inventario del salone: dal conteggio annuale a un valore di magazzino sempre aggiornato
La maggior parte dei saloni conta il magazzino una o due volte l'anno, di solito una sera dopo la chiusura con un elenco stampato e una penna. Quel conteggio è esatto per un solo giorno: la mattina dopo colori e vendi di nuovo, e il foglio è già indietro rispetto a quello che c'è sullo scaffale. Questo articolo non parla della gestione del magazzino in generale, ma del conteggio stesso: come farlo bene una volta, come mantenere aggiornato il valore del magazzino senza ripeterlo, e come dare al commercialista una cifra a fine anno senza tornare nell'armadio.
Quanto ti costa davvero un conteggio manuale
Il costo del conteggio manuale non viene quasi mai messo per iscritto, ed è proprio per questo che passa inosservato per anni. Ha tre componenti, e ognuna da sola sembra piccola.
Le ore stesse. Fai il calcolo una volta con i tuoi numeri: ore spese per conteggio, per numero di conteggi all'anno, per quanto vale un'ora del tuo tempo. Quell'importo non compare su nessuna fattura, ma esce direttamente dal tuo margine. Per la maggior parte dei titolari è più alto del previsto, semplicemente perché si conta fuori dall'orario di lavoro e quindi non sembra mai lavoro.
Gli errori che noti molto dopo. Contando a mano si salta una riga, si scrive un numero sbagliato o si dimentica una scatola in fondo allo scaffale. Lo scopri settimane dopo, quando un appuntamento colore non può svolgersi perché la tonalità giusta è finita. Il software di gestione del magazzino esiste proprio per togliere questo tipo di errore di misura dal processo.
I soldi fermi. I prodotti che stanno sullo stesso scaffale da due stagioni non sono più scorte, sono capitale bloccato. Senza uno storico dei conteggi non vedi quali articoli sono, e così li riordini con la consegna successiva.
Da conteggi separati a un magazzino che si aggiorna da solo
Automatizzare non significa che il software inizia a contare al posto tuo. Significa che ogni movimento di un prodotto viene registrato nel momento in cui avviene, così dopo non resta nulla da ricostruire.
Lo scarico avviene al pagamento. Vendi un flacone di shampoo al bancone e viene scalato subito dal magazzino. Usi un tubetto di colore durante un trattamento e registri quel consumo sullo stesso trattamento. La tua giacenza smette di essere una fotografia e diventa un saldo in movimento.
Gli avvisi sostituiscono il giro di controllo. Invece di ispezionare l'armadio ogni settimana, imposti un livello minimo per ogni prodotto. Se scendi sotto, ricevi un segnale e puoi ordinare prima di restare senza. Guardi solo i prodotti che richiedono attenzione.
L'esperienza del cliente è collegata direttamente. Un trattamento che salta perché manca un prodotto, per la tua cliente non è un problema di magazzino: è un appuntamento annullato. Il fatto che una gestione efficace del magazzino incida direttamente sull'esperienza del cliente è proprio il motivo per cui questo collegamento rende più del tempo di conteggio che fa risparmiare.
Conta separatamente prodotti tecnici e prodotti in vendita, o il margine non torna
Un salone tiene in pratica due magazzini nello stesso armadio, e si comportano in modo completamente diverso. Se li metti insieme durante un conteggio ottieni un totale che non riconduce a nulla.
I prodotti tecnici sono consumo. Colore, ossidante, cotone e stagnola spariscono durante i trattamenti. Non generano mai una riga di vendita separata; sono compresi nel prezzo del trattamento. Li segui per conoscere il costo per trattamento.
La rivendita è commercio. Shampoo, prodotti per lo styling e per la cura si rivendono con un margine. Qui conta la velocità di rotazione: quale prodotto resta troppo a lungo, quale finisce ogni volta troppo presto.
Perché la separazione conviene. Solo quando entrambi i flussi sono seguiti separatamente puoi vedere dove guadagni e dove perdi soldi. È questa visione che una gestione del magazzino ben organizzata usa per far crescere le piccole imprese: non lavorando di più, ma vedendo quali articoli valgono il lavoro.
Per l'impostazione pratica di questa separazione, compresi ordini d'acquisto e avvisi di scorta bassa, leggi l'articolo sulla gestione del magazzino nel salone.
Il conteggio di partenza: un pomeriggio che ti risparmia anni di serate
Automatizzare comincia con un ultimo conteggio manuale. Non si può evitare, perché il software non può sapere cosa c'è oggi sul tuo scaffale. Fallo quindi bene in un colpo solo.
Scegli un momento tranquillo e fai prima pulizia. Butta tutto ciò che è scaduto e metti da parte ciò che non vendi più. Non vuoi inserire articoli che non toccherai mai più.
Inserisci quattro dati per prodotto: la quantità che c'è ora sullo scaffale, il prezzo d'acquisto, il prezzo di vendita e l'aliquota IVA. Il prezzo d'acquisto è il campo che poi determina il valore del magazzino, quindi non saltarlo per fretta.
Già che ci sei, imposta il livello minimo. Per ogni prodotto chiediti a quale quantità di solito riordineresti. Compilarlo richiede tre secondi ed è poi la differenza tra ricevere un avviso e restare senza.
Inizia dai tuoi venti articoli più movimentati. Nella pratica coprono la maggior parte dei tuoi movimenti. Il resto lo aggiungi nelle settimane successive, ogni volta che hai comunque un prodotto in mano. Così non devi aspettare di aver finito tutto l'armadio per partire. La gestione del magazzino di Salonnare ti permette di aggiungere i prodotti uno alla volta, quindi un avvio graduale funziona benissimo.
Il valore del magazzino per la contabilità, senza un giro di conteggio in più
Il conteggio che alla fine conta è quello del 31 dicembre. Il tuo commercialista vuole sapere cosa va in bilancio, e quella cifra deve essere documentata.
Il saldo è il conteggio. Se ogni vendita e ogni consumo sono stati scalati durante l'anno, la tua giacenza l'ultimo giorno dell'esercizio è il tuo inventario. Moltiplicala per il prezzo d'acquisto e hai il valore del magazzino. Una serata separata nell'armadio non serve più.
L'IVA arriva dalla cassa. Trattamenti e prodotti in vendita possono avere aliquote diverse. Nella cassa di Salonnare l'aliquota corretta viene applicata riga per riga al pagamento, quindi a fine trimestre non c'è nulla da ricalcolare.
Esporta invece di ridigitare. Estrai da Salonnare i dati di magazzino e di vendita come esportazione e li consegni per programmi come Moneybird o e-Boekhouden. È un'esportazione, non un'integrazione in tempo reale: decidi tu quando fornire cosa.
Continua però con i controlli a campione. Un saldo in movimento si discosta lentamente per rotture, tester e prodotti che escono senza essere scalati. Conta qualche articolo ogni trimestre e correggi ciò che non torna. È un quarto d'ora di lavoro invece di una serata. Se stai ancora scegliendo una cassa, il confronto in sistema di cassa per centri estetici ti aiuta a valutare.
Automatizzare l'inventario in Salonnare
Salonnare è una giovane piattaforma olandese, e si vede nel modello di prezzo: nessuna percentuale sul tuo fatturato, ma un importo fisso al mese, più una commissione di piattaforma dello 0,5% (min. 0,30 €) per pagamento online o con carta.
Tre piani, commissioni basse. Free costa 0 € e copre 1 collaboratore e 50 prenotazioni al mese. Starter costa 29 € al mese, Pro 59 € al mese. Nessuna commissione viene trattenuta sulle tue prenotazioni o sulle vendite di prodotti, solo la commissione di piattaforma di Salonnare dello 0,5% (min. 0,30 €) sui pagamenti, così il margine su un flacone di shampoo resta in gran parte tuo. Cosa include ogni piano lo trovi nella pagina piani e prezzi.
I pagamenti arrivano sul tuo conto. Tramite Mollie o Stripe i pagamenti online, iDEAL compreso, vanno direttamente sul tuo conto bancario, senza un intermediario che ti gira il fatturato.
Permessi per collaboratore. Decidi tu chi può vedere prezzi d'acquisto e valore del magazzino. Una stilista che scala prodotti non ha bisogno di accedere ai tuoi margini.
Dati sensibili dei clienti tenuti a parte. Le allergie non vanno in un normale campo note; le formule colore restano sulla scheda cliente. Salonnare conserva le categorie particolari di dati in un archivio cifrato separato in linea con l'articolo 9 del GDPR, con diritti di accesso propri. I tuoi dati restano nell'UE.
Usabile in salone. Lavori con la web app installabile o con l'app nativa su tablet o telefono, così controlli la giacenza davanti all'armadio invece che dietro un computer. Puoi accedere con Google, Microsoft, Apple o Facebook.
Parti con un conteggio di base dei tuoi venti prodotti più movimentati e lascia che il resto segua nel giro di un mese. La gestione del magazzino è inclusa in Starter. Inizia gratis con Salonnare e automatizza il tuo inventario.
Basta conteggi dopo la chiusura?
Lascia che il magazzino segua la cassa, tieni separati prodotti tecnici e prodotti in vendita ed estrai il valore del magazzino direttamente a fine anno. Iniziare è gratis (la gestione del magazzino è inclusa in Starter), senza commissioni per prenotazione: solo una commissione di piattaforma dello 0,5% (min. 0,30 €) per pagamento.
Inizia gratis con SalonnareDomande frequenti
Devo ancora contare tutto a mano una volta l'anno?
Non come conteggio completo. Se vendite e consumi vengono scalati durante l'anno, la tua giacenza l'ultimo giorno dell'esercizio è il tuo inventario. Quello che mantieni sono i controlli a campione: conta qualche prodotto ogni trimestre per individuare gli scostamenti dovuti a rotture, tester o scarichi dimenticati. Richiede un quarto d'ora invece di una serata e mantiene affidabile la tua cifra.
Come registro il consumo dei prodotti tecnici senza aggiungere lavoro alla postazione?
Collegando il consumo al trattamento invece che a un modulo separato. Dopo il trattamento registri su quell'appuntamento i prodotti backbar usati, così escono subito dal magazzino e rientrano nel costo per trattamento. Bastano pochi tocchi per appuntamento, solo per ciò che hai davvero usato, così il tuo team non si ritrova con una serata di burocrazia.
E se il magazzino contato è diverso da quello che dice il sistema?
Correggi la giacenza con quello che c'è fisicamente e annoti il motivo. Le differenze sono normali e utili: di solito derivano da rotture, tester, prodotti usciti senza scarico o un saldo di apertura inserito male. Se lo stesso articolo mostra un ammanco ogni trimestre, c'è una causa strutturale che un cambiamento nel modo di lavorare risolverà.
Posso iniziare senza inserire prima tutto l'armadio?
Sì, ed è di solito la strada più rapida per vedere risultati. Parti dai venti prodotti che si muovono di più; coprono la maggior parte di vendite e consumi. Il resto lo aggiungi nelle settimane successive, ogni volta che hai comunque un prodotto in mano. Così il sistema porta valore prima che l'inventario completo sia finito.