Configurar software de salón gratis: así digitalizas tu salón en cinco pasos
Una agenda de papel funciona perfectamente hasta el momento en que tienes las manos en el pelo de una clienta y el teléfono vibra por tercera vez. Los mensajes, los buzones de voz y los papelitos sueltos te cuestan más tiempo que el corte en sí. Por eso muchos profesionales autónomos de la belleza buscan software de salón gratis, y luego se quedan atascados en la misma pregunta: ¿por dónde empiezo y cuánto tardo en pasarlo todo? Este artículo no es una lista de opciones sino un plan de trabajo. Recorres cinco pasos - servicios, ficha de clientes, reservas online, caja y recordatorios - y en cada uno ves qué necesitas y dónde suele atascarse la gente. Al final sabrás además exactamente qué cuesta el cambio, incluida la cantidad que sí se descuenta de un pago.
Lo que te aporta una tarde de digitalización
Una gran parte de las peluquerías y centros de estética la llevan autónomos sin personal. Es justamente ese grupo el que más tiempo pierde en la agenda, porque no hay nadie más que coja el teléfono. Digitalizar no lo resuelve haciéndote trabajar más, sino quitándote la planificación de las manos.
Lo esencial que necesitas es un software de gestión de citas: un sistema que sepa cuánto dura cada tratamiento y qué huecos de tu semana siguen libres. A eso se suma lo que un salón pide en concreto: fichas de clientes, una caja que aplique el IVA correcto y pagos que aterricen en tu propia cuenta.
La diferencia se nota en la primera semana. Las dobles reservas desaparecen, porque un hueco solo puede darse una vez. Tienes la agenda en el móvil, así que dejas de devolver llamadas por la noche. Y desde el primer día construyes una base de clientes ordenada que sí podrás usar más adelante, en lugar de un montón de papeles que nadie consulta.
Paso 1: pasa tus servicios y tu horario
No empieces por tus clientas sino por tu carta de servicios. Introduce tres datos por tratamiento: el nombre, la duración y el precio. La duración es el campo más importante, porque decide cómo de grandes son los huecos de tu agenda y por tanto cuántas clientas caben en un día.
Sé honesta con esa duración. Si apuntas un corte como treinta minutos cuando en la práctica te lleva cuarenta y cinco, tu día va con retraso desde la segunda clienta. Incluye el tiempo de recoger y preparar dentro de la duración, o deja un margen entre citas. Después introduce tu horario de trabajo, con las pausas y los días que cierras.
Empieza en pequeño: introduce tus cinco tratamientos más reservados y añade el resto más tarde. Un sistema a medio hacer que ya usas hoy vale más que uno completo que estará listo el mes que viene. Cómo funciona la gestión de citas en la práctica lo ves en la página de la funcionalidad.
Paso 2: traslada tus fichas de clientes sin teclearlas de nuevo
Si vienes de otro sistema, exporta tus clientas en un archivo CSV e impórtalo de una vez. Si trabajas con papel, no teclees todo tu fichero. Introduce solo las clientas que han venido en el último año y deja que el resto entre por sí solo en su próxima cita.
Fíjate en qué guardas exactamente. El RGPD te permite registrar lo que necesitas para el tratamiento y la administración, no todo lo que sabes por casualidad. Nombre, datos de contacto e historial de tratamientos son razonables. Una nota sobre la situación privada de una clienta no lo es.
Una categoría exige más cuidado. Si anotas alergias, medicación, afecciones de la piel o un embarazo, estás tratando datos de categoría especial según el artículo 9 del RGPD. Un campo de observaciones normal no basta: esos datos van en una caja fuerte cifrada aparte, con sus propios permisos de acceso, para que no cualquier miembro del equipo pueda leerlos. En Salonnare esa caja fuerte va integrada en la gestión de clientes, también en el plan gratuito.
Paso 3: activa la reserva online en tu propia web
Aquí está el mayor ahorro de tiempo. Mientras las clientas solo puedan reservar por teléfono, estás disponible cuando tú tienes tiempo. Con un widget de reservas en tu propia web o en tus redes sociales reservan por la noche desde el sofá, y tú ves a la mañana siguiente un día lleno.
Una parte considerable de las reservas entra fuera del horario de apertura, justo cuando no habrías podido contestar. Fíjate, eso sí, en dónde aterrizan esas reservas. Algunos proveedores te colocan en su propio marketplace, donde tu clienta pasa primero por delante de la competencia. Reservar en tu propio dominio mantiene la relación con la clienta en tus manos.
En los ajustes de reserva pon ya dos límites: con cuánta antelación pueden reservar y con cuán poco margen todavía. Sin esos límites, el sábado a las ocho de la mañana te aparecerá una cita para las ocho y cuarto. Si quieres ver si te encaja, puedes activar el plan gratuito y poner el widget en tu web ese mismo día.
Paso 4: conecta tu caja y tu contabilidad
Una cita que ya ha pasado todavía hay que cobrarla. Hazlo en el mismo sistema o acabarás llevando dos contabilidades que nunca cuadran del todo. Un TPV conectado a tu agenda ya sabe qué tratamiento se ha hecho y deja el ticket listo en un solo paso.
El IVA es el punto al que prestar atención. En muchos países los servicios de peluquería y los productos que revendes van a tipos distintos - en los Países Bajos, por ejemplo, los servicios están en el tipo reducido del 9 por ciento y los productos de reventa no. Una caja que hace esa distinción sola te ahorra una tarde de clasificar al cerrar el trimestre.
Tu contabilidad tampoco tiene que ser manual después. Salonnare ofrece una función de exportación que lleva tus datos de facturación a un archivo para programas de contabilidad como Moneybird o e-Boekhouden. Fíjate en la palabra exportación: los datos los pasas tú cuando te viene bien, no es una conexión permanente que lo sincroniza todo automáticamente.
Paso 5: activa los recordatorios automáticos
El último paso lleva cinco minutos y se paga solo de inmediato. Una clienta que no aparece te cuesta un hueco entero de la agenda, y ese hueco ya no se vende. Un recordatorio por correo o WhatsApp, un día antes, elimina buena parte de esas citas olvidadas.
Envía el recordatorio en un momento en el que aún se pueda hacer algo. Veinticuatro horas antes suele ser el mejor equilibrio: lo bastante pronto para cancelar y que tú puedas rellenar el hueco, lo bastante tarde para que no se olvide otra vez. Incluye la dirección y la duración en el texto y te ahorrarás más llamadas.
Usa la misma vía para las confirmaciones. Una clienta que ve la confirmación justo después de reservar online no vuelve a llamar por si acaso. Cómo configurar y ajustar esos mensajes está en la página de recordatorios automáticos.
Lo que cuesta, y lo que sí se descuenta de un pago
El plan Free de Salonnare cuesta 0 euros al mes y está pensado para una sola persona, con un máximo de 50 reservas al mes. No es una prueba que caduca a las dos semanas. Si creces por encima, Starter cuesta 29 euros al mes y Pro 59 euros al mes, y conservas tu agenda, tus fichas de clientes y tus ajustes.
Conviene ser precisa con la palabra comisión, porque en este mercado se difumina mucho. En Salonnare no hay comisión de marketplace sobre las clientas nuevas que llegan a ti por la plataforma: ese porcentaje es 0. Lo que sí hay es una tarifa de plataforma del 0,5 por ciento con un mínimo de 30 céntimos en cada pago online o con tarjeta. En un tratamiento de 60 euros son 30 céntimos. Cobrar en efectivo en la caja queda fuera.
El pago en sí pasa por Mollie o Stripe directamente a tu propia cuenta bancaria, así que tu facturación no se queda retenida en un intermediario. Si quieres poner esas cifras al lado de otros proveedores, usa el método de nuestra guía para comparar software para salones. ¿Sigues dudando entre varios paquetes gratuitos? Nuestro repaso de las mejores opciones gratuitas para tu salón va un paso más allá. Y si simplemente quieres empezar, hoy mismo puedes poner tu primer tratamiento online con el plan gratuito.
Pon tu agenda online hoy mismo
Introduce tus cinco tratamientos más reservados, coloca el widget de reservas en tu propia web y deja que las clientas reserven por la noche. El plan Free cuesta 0 euros al mes, está pensado para una sola persona con 50 reservas al mes y no caduca. Mira abajo qué incluye cada plan.
Ver todos los planes y preciosPreguntas frecuentes sobre digitalizar tu salón
¿El software de salón gratis de Salonnare es realmente gratis?
El plan Free cuesta 0 euros al mes y no es una prueba temporal. Está pensado para una sola persona, con un máximo de 50 reservas al mes, y no hace falta dejar una tarjeta de crédito. No se cobra comisión de marketplace por las clientas que reservan contigo a través de la plataforma. En los pagos online y con tarjeta sí aplicamos una tarifa de plataforma del 0,5 por ciento con un mínimo de 30 céntimos por transacción.
¿Cuánto tiempo lleva el cambio?
Cuenta con media jornada si quieres hacerlo de una sentada. Introducir tus cinco tratamientos más reservados y tu horario es cuestión de minutos; la mayor parte del tiempo se va en las fichas de clientes. Si tu listado sale de otro sistema, lo importas como archivo CSV y lo tienes en un cuarto de hora. Si partes del papel, introduce solo las clientas del último año y deja que las demás entren en su próxima cita.
¿Están seguros mis datos en un plan gratuito?
La seguridad en Salonnare es igual en todos los planes, de pago o no. Tus datos están en servidores dentro de la UE y el tratamiento cumple el RGPD. Los datos de salud como alergias, medicación o afecciones de la piel no se guardan en un campo de notas normal sino en una caja fuerte cifrada aparte, construida para el artículo 9 del RGPD, con permisos de acceso propios por cada persona del equipo.
¿Pago comisión por cita?
No se cobra comisión de marketplace sobre tus reservas: ese porcentaje es 0, también para las clientas nuevas que encuentras a través de la plataforma. Sí se aplica una tarifa de plataforma del 0,5 por ciento con un mínimo de 30 céntimos en cada pago online o con tarjeta. En un tratamiento de 60 euros son 30 céntimos. Si cobras en efectivo en la caja, esa tarifa no se aplica. El importe del pago en sí llega a tu propia cuenta a través de Mollie o Stripe.