Software de agenda gratis para peluquerías: calcula si tu agenda cabe en un plan gratuito

Tres tipos de gratis, y cuál se lleva su parte sin decirlo

Los proveedores de software de programación de citas usan la palabra gratis para tres modelos completamente distintos. Quien no los separa elige por precio y acaba pagando igual más adelante.

- El periodo de prueba. Catorce o treinta días con todo abierto y después una suscripción obligatoria. Sirve para probar, pero no como base para que tus clientes se acostumbren a reservar en línea. Si no conviertes, al cabo de un mes vuelves a la agenda de papel. - El modelo por comisión. Cero euros al mes, pero un porcentaje por cada cita reservada, normalmente a través de un marketplace donde tus clientes también ven el salón de al lado. Parece gratis mientras tienes poco volumen. Con treinta coloraciones al mes pagas más de lo que costaría una cuota fija, y el cliente no es del todo tuyo. - El plan gratuito permanente con un límite. Cero euros al mes, sin comisión, pero con un techo: un número de profesionales y un número de reservas. Predecible, y comprobable antes de empezar.

Salonnare usa este último modelo. El plan gratuito cuesta 0 euros al mes para 1 profesional y 50 reservas al mes, sin comisión por reserva. Qué incluye exactamente y qué no lo desarrollamos en nuestro artículo sobre software de salón gratis.

El único número que te importa es ese 50. Por eso este artículo empieza con una cuenta y no con una lista de funciones.

Convierte tu silla en reservas al mes

Un límite de reservas no dice nada mientras no lo traduzcas a tu propia semana. Hazlo con una cuenta que cabe en el reverso de una carta de color:

clientes por día trabajado x días trabajados por semana x 4,3 = reservas al mes

Tres peluqueros, tres resultados:

- Peluquera autónoma a domicilio, 3 clientes al día, 3 días por semana. 3 x 3 x 4,3 son unas 39 reservas. Holgadamente dentro del límite, incluso con un diciembre cargado. - Peluquero con silla alquilada en un espacio compartido, 5 clientes al día, 4 días por semana. 5 x 4 x 4,3 son unas 86 reservas. Ahí no cabe, y no va a caber. - Peluquera que acaba de empezar, 2 clientes al día, 4 días por semana. 2 x 4 x 4,3 son unas 34 reservas, con margen para crecer hasta unos 3 clientes al día.

Dos cosas que se pasan por alto con frecuencia. Primero, cuenta la cita y no el servicio: corte y color reservados juntos son una reserva, no dos. Eso juega a tu favor. Segundo, el tiempo que bloqueas tú para una pausa o para un comercial no es una reserva.

Si tu resultado queda entre 40 y 50, el plan gratuito es un punto de partida para unos meses y no un destino. Si superas 60, no lo uses como modelo de negocio: sírvete de él solo para conocer el software antes de dar el salto.

Lo que ya puedes dejar bien atado en el plan gratuito

La diferencia entre una agenda que da calma y una que genera más llamadas no está en la suscripción. Está en el cuidado con el que cargas tus servicios la primera noche. Cuatro cosas que puedes hacer bien en el plan gratuito:

- Pon las duraciones según la realidad, no según la lista de precios. Si un corte te lleva en la práctica 45 minutos incluyendo cobrar y recoger, carga 45 minutos. Cada cuarto de hora que te quedas corto retrasa toda la tarde. - Limita los servicios largos a los días en que son posibles. Puedes definir por servicio en qué días y en qué franjas horarias se puede reservar. Así dejas el sábado por la mañana para cortes rápidos y haces que una coloración completa solo aterrice entre semana por la mañana. - Registra la ficha del cliente en digital desde el primer día. Fórmulas de color, cuero cabelludo sensible, alergia a un oxidante concreto: eso no va en una ficha suelta dentro de un cajón. Los datos de salud entran en el artículo 9 del RGPD y en Salonnare se guardan en una caja fuerte cifrada aparte, con permisos propios por profesional. Cómo montarlo está en nuestra guía sobre la gestión de clientes y el CRM para tu salón. - Activa confirmación y recordatorio antes de salir en línea. Los recordatorios automáticos por correo son la prevención de ausencias más barata que existe, porque una vez configurados no te cuestan ni un gesto más.

Estos cuatro pasos suman una tarde y pesan más en tu tranquilidad que cualquier plan de pago.

Dónde termina el plan gratuito y qué cuesta a partir de ahí

En algún momento llegas al techo: un segundo par de manos en el salón, o sencillamente más de 50 reservas. No es un problema, siempre que sepas el precio de antemano. En Salonnare eso es Starter por 29 euros al mes y Pro por 59 euros al mes, como importe fijo. Sin porcentaje por reserva, por muy lleno que estés.

Ese importe fijo es justamente el motivo por el que importa la cuenta de la sección anterior. Con 86 reservas al mes, un modelo por comisión que cobre por ejemplo 1 euro por reserva ya te cuesta más del triple que la tarifa Starter, y además has compartido a tu cliente con un marketplace.

Los análisis de la International Trade Administration subrayan que digital tools are critical for small and medium-sized enterprises para trabajar de forma más eficiente y mejorar la experiencia del cliente. En una peluquería esa ganancia está sobre todo en dos sitios fuera de la propia agenda:

- Cobrar por adelantado. Con los pagos online mediante iDEAL y Mollie o mediante Stripe puedes pedir una señal antes de las coloraciones largas. El dinero llega a tu propia cuenta, no a un intermediario. - Cobrar en el mostrador. Un TPV que desglosa el IVA por tipo y exporta hacia tu programa de contabilidad te ahorra una tarde por trimestre. En qué fijarte al elegirlo está en nuestro artículo sobre el TPV para salón de belleza.

Lo útil de este orden es que nunca tienes que migrar. Empiezas gratis, tus clientes se acostumbran al mismo enlace de reserva, y lo único que cambia cuando creces es la factura.

Tu primera semana: de la agenda de papel a la reserva online

La digitalización rara vez falla por el software y casi siempre por el orden. Este plan funciona para un peluquero que tenga media hora al día:

- Día 1 - tu carta de servicios. Carga cada servicio con el tiempo que lleva de verdad y el precio que cobras de verdad. Empieza por tus cinco servicios más reservados, el resto llega después. - Día 2 - tu horario. Tus horas de apertura, tu día de cierre fijo, tu pausa. Todo lo que bloquees aquí deja de poder reservarse. - Día 3 - tus clientes. Exporta tu listado de clientes desde el sistema anterior o desde el teléfono a un archivo csv e impórtalo de una vez. Teclear a mano es la razón por la que la mayoría de digitalizaciones se quedan a medias. - Día 4 - tu enlace de reserva. Pon el enlace en tu biografía de Instagram y en tu perfil de Google, para que la gente reserve en el momento en que se acuerda de ti. Una parte de tus reservas entra después de cerrar, y son justo los clientes que no habrían vuelto a llamar. - Día 5 - tus mensajes. Confirmación y recordatorio activados, y reserva tú mismo una cita de prueba para ver lo que ve tu cliente. - El fin de semana - en paralelo. Mantén la agenda de papel junto a la digital dos semanas más. No para poder volver atrás, sino para ver qué servicios calculas siempre demasiado justos.

Puedes recorrer toda esta semana en el plan gratuito permanente y decidir solo cuando tengas tus propios números delante. Empieza gratis con Salonnare y deja listos esta noche tus cinco primeros servicios.

Preguntas frecuentes sobre el software de agenda gratis para peluquerías