Política de privacidad de tu salón de belleza: cómo redactarla, proceso a proceso

¿Qué debe incluir la política de privacidad de un salón de belleza?

Indica primero el nombre de tu salón, tus datos de contacto y quién es responsable del uso de los datos de clientes. Explica en lenguaje sencillo qué datos recoges, por qué lo haces y cómo pueden contactarte los clientes si tienen preguntas. El trabajo de una esteticista varía según el salón, así que adapta el texto a tus tratamientos y a tu forma de trabajar.

Después mapea tus flujos de datos por proceso. No mires solo la agenda, sino también la facturación, los boletines, las fotos y los formularios de ingreso. Un ejemplo desarrollado para un salón con cinco procesos:

- Cita: nombre, teléfono y hora, para confirmar y recordar la cita. - Caja y factura: nombre e importe, para la contabilidad. - Boletín: solo un correo electrónico, y solo si la persona se ha suscrito. - Formulario de ingreso: alergias y afecciones cutáneas, para realizar el tratamiento de forma segura. - Fotos de antes y después: solo si realmente las haces, indicando la finalidad.

Menciona fotos o datos de ingreso solo si los recoges de verdad. ¿Buscas el contexto legal? Lee RGPD para salones de belleza.

### ¿Qué datos del salón y de los clientes describes?

Repasa tus formularios, fichas de cliente y sistemas. Piensa en datos de contacto, datos de citas y notas sobre preferencias. Anota por separado la información de alergias o salud si la registras. Si usas fotos de antes y después, indica también que tratas imágenes y para qué.

Una ficha de cliente puede contener notas, alertas de alergia e historial. Con la gestión de clientes para salones, esos datos de ficha pasan a formar parte de tu resumen de datos. Una breve explicación puede decir así:

*«Para planificar citas, (nombre del salón) trata tu nombre, tus datos de contacto y los datos de la cita. Usamos esta información para gestionar tu cita e informarte sobre ella.»*

Sustituye el texto entre paréntesis y adapta los datos y finalidades a tu negocio.

¿Cómo describes con cuidado las finalidades, los plazos de conservación y los derechos de los clientes?

Haz concreta cada finalidad. No escribas solo que usas los datos para «el servicio»; di qué haces con ellos. Los datos de contacto sirven para confirmar una cita; los datos de factura, para la contabilidad. Para un boletín tratas datos con otra finalidad. Describe esos procesos por separado y no cites más datos de los necesarios.

Prepara por proceso un resumen con la finalidad, los tipos de datos y el plazo de conservación. El RGPD no fija un plazo general de conservación para todos los datos de clientes. Decide por tanto cuánto tiempo necesitas los datos para tu proceso y comprueba qué obligaciones legales vigentes se aplican. Para la contabilidad fiscal, la Hacienda neerlandesa establece una obligación de conservación de siete años, entre otros para facturas y datos de caja. No apliques ese plazo automáticamente a formularios de ingreso ni a notas de clientes.

### ¿Cómo haces comprensibles los datos sensibles y los derechos?

Las alergias, las afecciones cutáneas y el uso de medicamentos son datos de salud. Descríbelos por separado y comprueba qué normas se aplican a tu tratamiento; puedes leer más en datos de salud y RGPD en tu salón. Si te basas en el consentimiento explícito, pídelo por separado para una finalidad claramente descrita y deja constancia de qué haces con él. Haz revisar la redacción jurídica antes de publicar.

Explica también en lenguaje sencillo cómo pueden los clientes hacer preguntas sobre sus datos. Indica, por ejemplo, a qué correo pueden pedir acceso, rectificación o supresión. Con las fichas de cliente gratuitas puedes mantener ordenada tu información digital de clientes y alinear con ella tu registro de tratamientos.

¿Cómo incluyes el software del salón y la seguridad en tu política de privacidad?

El software del salón es un eslabón de tu tratamiento de datos. Identifica qué datos pasan por el sistema, para qué los usas y qué servicios externos intervienen, como la gestión de citas, las fichas de cliente y los pagos. Como salón, decides para qué se usan los datos de clientes; el software te ayuda a gestionarlos para esa finalidad.

Separa la seguridad que organizas tú de las medidas de tu proveedor de software. Describe solo lo que puedas respaldar. Comprueba quién en tu salón tiene acceso a la información de clientes y cómo guardas los expedientes en papel.

Salonnare almacena los datos en servidores de la UE y los cifra con TLS y AES-256. Los datos de salud se guardan en una caja fuerte cifrada. Lee también la guía de software de ficha de cliente para salones para más contexto sobre la gestión de esos datos.

### Ejemplo de cálculo: ¿cuánto cuesta el procesamiento de pagos?

Tu proveedor de pagos también debe figurar en tu resumen, como destinatario de datos de pago. El coste se calcula así: Salonnare retiene un 0,5 % en cada pago online o con tarjeta, con un mínimo de 0,30 €.

- Tratamiento de 40 €: 0,5 % × 40 € = 0,20 €. Es menos que el mínimo, así que pagas 0,30 €. - Tratamiento de 100 €: 0,5 % × 100 € = 0,50 €. - El umbral está en 60 €: ahí el 0,5 % son exactamente 0,30 €.

Haz de la privacidad parte de la rutina de tu salón

Una política de privacidad no es un texto que escribes una vez y olvidas. ¿Cambia tu forma de trabajar, añades un tratamiento o usas los datos de otra manera? Actualiza entonces el texto y revisa también tus datos de contacto, procesos y datos de proveedores.

Planifica una revisión periódica y designa a alguien que siga los cambios. Si dudas de la redacción jurídica, comprueba las normas pertinentes antes de modificar el texto. Una explicación breve y clara que coincida con lo que haces realmente muestra cómo tratas los datos de clientes.

Preguntas frecuentes