Pagos anticipados en salones: menos no-shows y mejor flujo de caja con depósitos

¿Qué es un pago anticipado para una cita en el salón?

Un pago anticipado (también llamado depósito o prepago) es una cantidad que el cliente abona en el momento de la reserva, como pago parcial por adelantado del tratamiento planificado. El saldo restante se paga después de la cita. **Depósito parcial versus prepago total** Existen dos variantes. Con un *depósito*, el cliente paga una parte del precio del tratamiento por adelantado - normalmente entre el 20 y el 50 %. El resto se liquida al momento del pago. Con un *prepago total*, el cliente paga el importe completo al reservar. Ambos son posibles; la elección depende del tipo de tratamiento y de la relación con el cliente. **La autorización de tarjeta como alternativa** Una tercera opción es la autorización de tarjeta: el cliente registra su tarjeta de pago al reservar, pero el cargo solo se realiza después de la cita. Si el cliente no se presenta o cancela demasiado tarde, se cobra automáticamente una tarifa de no-show. Técnicamente no es un depósito, pero logra un efecto similar: el cliente tiene algo que perder económicamente si no se presenta. **¿Cuándo usar qué opción?** - **Depósito**: ideal para tratamientos costosos como coloraciones, tratamientos de keratina, peinados de novia o tratamientos de belleza de larga duración. El cliente paga una parte por adelantado, cubriendo así los costes de materiales y el tiempo reservado. - **Prepago total**: adecuado para tarjetas regalo, talleres, reservas de grupo o tratamientos para nuevos clientes sin historial de reservas. - **Autorización de tarjeta**: funciona bien para tratamientos más cortos donde un depósito supondría una barrera demasiado alta, pero donde igualmente se desea protección contra los no-shows. Salonnare admite tanto depósitos como tarifas de no-show mediante autorización de tarjeta en la reserva online.

Por qué los depósitos reducen la tasa de no-shows

Los no-shows son un problema estructural en el sector de los salones. De media, entre el 5 y el 15 % de todas las citas no se honran - en salones muy solicitados con largas listas de espera, esa cifra puede ser aún más elevada. Cada cita perdida es una pérdida de ingresos directa e irrecuperable. **El mecanismo psicológico** Cuando un cliente ya ha pagado en el momento de la reserva, su compromiso mental con la cita es mucho mayor. No presentarse le cuesta algo: el depósito reservado. Eso cambia el cálculo en una mañana ajetreada o con mal tiempo. Los clientes que pueden cancelar de forma gratuita - o simplemente no aparecer - hacen ese cálculo de manera diferente a los clientes que ya tienen algo en juego. **Menos cancelaciones de última hora** No solo disminuyen los no-shows. Las cancelaciones tardías - en las 24 o 48 horas previas a la cita - también se vuelven menos frecuentes cuando se ha pagado un depósito. Los clientes organizan su agenda más activamente en torno a la cita una vez que han pagado, y cancelan antes cuando algo cambia realmente - no el mismo día. **Mejor calidad de la clientela** Los clientes dispuestos a pagar un depósito suelen estar más comprometidos y son más responsables con su reserva. El filtro de un depósito atrae a un tipo de cliente diferente al de una reserva cancelable gratuitamente - alguien que reconoce el valor de su tiempo y experiencia. **Los costes de materiales están cubiertos** Para tratamientos costosos - coloraciones, keratina, uñas acrílicas, tratamientos de piel profesionales - ya ha incurrido en costes antes de que el cliente llegue. Color preparado, productos dispuestos, equipos calentados. Un depósito cubre esos costes de materiales si el cliente finalmente no aparece.

Configurar pagos anticipados en Salonnare

En Salonnare, configure los depósitos por tipo de tratamiento. Eso le da la flexibilidad de exigir un depósito solo para los tratamientos costosos o que requieren mucho tiempo, mientras que las citas más cortas se pueden reservar sin él. **Paso 1: Conectar un proveedor de pagos** Procesar depósitos a través de Salonnare requiere un proveedor de pagos conectado: Stripe o Mollie. Vaya a Configuración - Pagos para vincular su cuenta de Stripe o Mollie. El depósito se carga directamente en la tarjeta o cuenta bancaria del cliente al reservar online. **Paso 2: Establecer el depósito por servicio** Vaya a Servicios y abra el servicio para el que desea exigir un depósito. En la pestaña Reserva encontrará la configuración del depósito. Puede elegir: - Sin depósito (por defecto) - Depósito fijo (importe en euros) - Depósito porcentual (porcentaje del precio del tratamiento) Si establece un depósito fijo de 25 euros para un tratamiento de coloración de 120 euros, el cliente paga 25 euros al reservar y los 95 euros restantes después del tratamiento en la caja. **Paso 3: Establecer la política de cancelación** Al mismo tiempo que el depósito, establezca su política de cancelación. ¿Con cuántas horas de antelación puede cancelar un cliente de forma gratuita, y qué sucede con el depósito en caso de cancelación tardía o no-show? Puede elegir: - Reembolso completo del depósito en caso de cancelación puntual - Reembolso parcial - Sin reembolso (el depósito se retiene en caso de no-show o cancelación tardía) Comunique claramente la política de cancelación en su página de reserva y en el correo de confirmación - esto evita disputas posteriores. **Paso 4: Cobro después del tratamiento** Al realizar el cobro, Salonnare deduce automáticamente el depósito ya pagado. La pantalla del TPV muestra el importe total, deduce el depósito recibido y calcula el saldo restante que debe pagar el cliente. **Paso 5: Comunicación con los clientes** Al reservar online, el cliente ve claramente que se requiere un depósito y por qué importe. Tras el pago, recibe una confirmación de reserva con el depósito abonado, el saldo restante y la política de cancelación.

Normas jurídicas para depósitos en España y Europa

Los depósitos son perfectamente legales en España y en toda la UE, pero hay algunas normas a tener en cuenta. **Deber de información en la reserva** Debe informar claramente al cliente sobre el importe del depósito y la política de cancelación antes de que confirme la reserva. Este requisito se deriva del derecho de consumo (deber de información en los contratos a distancia). Asegúrese de que el depósito y las condiciones de cancelación sean visibles en la página de reserva, no solo en la letra pequeña. **Derecho al reembolso en caso de cancelación** Si un cliente cancela una cita, el derecho al reembolso depende de las condiciones acordadas. Como salón, puede retener el depósito íntegro si un cliente cancela demasiado tarde o no se presenta - siempre que lo haya comunicado claramente con antelación. Si las condiciones no eran claras, el cliente puede reclamar un reembolso. **IVA sobre los depósitos** En un pago anticipado, el IVA se devenga, en principio, en el momento en que se cobra el anticipo, y no solo cuando se presta el servicio. Por tanto, declara el IVA sobre el importe cobrado en el período en que se recibe el anticipo. Consulte a su asesor fiscal sobre cómo gestionar mejor los depósitos en su contabilidad del IVA. Salonnare registra los depósitos como transacciones independientes en la exportación contable. **Contracargos** Para los pagos mediante transferencia bancaria, un contracargo es prácticamente imposible (las transacciones son definitivas). Para los pagos con tarjeta de crédito, un contracargo es posible si el cliente afirma no haber recibido el servicio. Conserve documentación clara: la confirmación de reserva, la política de cancelación y su comunicación con el cliente.

Combinar depósitos con tarifas de no-show y gestión de clientes

Los depósitos y las tarifas de no-show son herramientas complementarias - no tiene que elegir una. En Salonnare, puede configurar un depósito por tipo de tratamiento y establecer por separado una tarifa de no-show para los tratamientos para los que no exige depósito. **¿Cuándo elegir depósito, cuándo tarifa de no-show?** - **Depósito**: ideal para tratamientos largos o costosos donde debe comprometer costes de materiales y tiempo del personal por adelantado. Coloraciones, tratamientos de novia, keratina, extensiones acrílicas. - **Tarifa de no-show mediante autorización de tarjeta**: adecuado para tratamientos más cortos donde un depósito supondría una barrera demasiado alta. Los clientes registran su tarjeta al reservar; la tarifa se cobra en caso de no-show o cancelación tardía. **Historial del cliente y resumen de depósitos** En el perfil del cliente, puede ver todos los depósitos anteriores, cancelaciones y no-shows de ese cliente. Esto le da contexto para futuras reservas: a un cliente con varios no-shows anteriores se le puede exigir un depósito mayor o un prepago total. **Impacto en el flujo de caja** Un salón con quince pagos de depósito por semana de una media de 25 euros comienza la semana con 375 euros ya recibidos. Pagados mensualmente a través de su proveedor de pagos, esto se traduce en un saldo de caja estructuralmente positivo - incluso en semanas con menor ocupación. **Informes de depósitos** En el módulo de informes, puede ver por período cuántos depósitos se han recibido, cuántos se han deducido de los tratamientos y cuántos se han retenido por no-shows o cancelaciones tardías. **Empezar con Salonnare** En Salonnare configura los depósitos y las tarifas de no-show por servicio, los procesa a través de Stripe o Mollie - incluidos métodos locales como iDEAL - y el dinero llega a su propia cuenta bancaria. Paga un precio mensual fijo sin porcentaje por reserva, y cada depósito se deduce automáticamente en la caja y se registra como una línea independiente en la exportación contable. ¿Quiere probarlo usted mismo? Empiece gratis en salonnare.com/es/free - el plan gratuito sigue siendo gratuito y no se necesita tarjeta de crédito.

Veelgestelde vragen