Sin cita y con cita en tu barbería: lo que gestiona el software y lo que acordáis vosotros
Entra un cliente cuando la agenda ya está llena. Un barbero está terminando, otro va por la mitad de un degradado y en la recepción alguien pregunta a quién le toca. Los clientes sin cita y las citas conviven sin problema, siempre que quede claro qué hace el software y qué organiza el propio equipo. En este artículo verás dónde está el límite entre una agenda y una cola, qué tres formas de gestionar a los clientes sin cita funcionan en la práctica, cómo reservar tiempo para que las reservas online no llenen tus horas sin cita, y cuándo registrar a un cliente sin cita como cita o simplemente cobrarle.
Una agenda no es una cola
Una agenda responde a la pregunta de cuándo está ocupado cada barbero. Una cola responde a otra: en qué orden se atiende a las personas que están ahora en el local. Son dos tareas distintas, y el appointment scheduling software está pensado, en esencia, para la primera.
Sé honesto con esto al elegir. Salonnare tiene una agenda con reserva online, fichas de cliente y una caja, pero no tiene cola digital, ni pantalla de registro de llegada, ni pantalla de turnos para el local. El orden de los clientes sin cita lo organizas tú, y eso es menos problema de lo que parece: en una barbería de dos o tres sillones, un acuerdo fijo en el equipo suele ser más rápido que una pantalla más.
Si primero quieres la visión general, sobre clientes sin cita, recordatorios y cobro en una sola planificación, lee la guía sobre software de citas para barberías. Este artículo trata de la organización práctica de los clientes sin cita.
Elige una sola forma de llevar el orden
Un equipo que decide cada día de nuevo quién atiende al siguiente cliente sin cita pierde tiempo y a veces un cliente. Elige una de estas tres formas y mantenla durante un mes.
Un sillón fijo para clientes sin cita. Un barbero atiende a todos los clientes sin cita en días fijos y los demás trabajan solo con cita. Fácil de explicar a los clientes y al equipo. La desventaja: en un día tranquilo ese barbero está parado mientras el resto tiene la agenda llena.
Horario fijo sin cita. Por ejemplo, entre semana de 16:00 a 18:00 y el sábado por la mañana solo sin cita. Los clientes aprenden cuándo pueden venir sin reservar, y fuera de ese horario tu agenda es previsible. Funciona bien si de verdad mantienes ese tiempo libre en la agenda, mira la siguiente sección.
Una lista en la recepción. Quien entra recibe un puesto en una lista, y cada barbero que queda libre atiende el primer nombre. Basta con una pizarra o un número. Lo importante es una regla para el límite con las citas: un cliente con cita pasa primero en cuanto llega su hora, y solo das un tiempo de espera a un cliente sin cita después de mirar la agenda.
Reserva tiempo con un bloque de tarea en la agenda
El mayor riesgo del horario sin cita es que las reservas online lo llenen. Si la agenda está abierta de 16:00 a 18:00, un cliente ve simplemente huecos libres en la página de reservas, y tu bloque sin cita desaparece antes de abrir la puerta.
En Salonnare añades para ello una tarea en la agenda: un bloque con un título (por ejemplo "Sin cita"), una hora de inicio y de fin, y el barbero o los barberos a los que se aplica. Puedes crear el mismo bloque para varios barberos de una vez. Una tarea bloquea por defecto la reserva online, así que esas horas no aparecen en la página de reservas. Si quieres que un bloque siga siendo reservable online, marcas la opción correspondiente.
Así la agenda sigue siendo la referencia para todos: quien reserva online solo ve tiempo realmente pensado para citas, y el equipo ve de un vistazo cuándo tienen prioridad los clientes sin cita. Lee más sobre la agenda y la página de reservas en gestión de citas.
Cita o solo un ticket: el momento de registrar
Puedes registrar a un cliente sin cita de dos maneras, y esa elección decide lo que encontrarás después.
Como cita en la agenda. Creas el cliente (basta con un nombre, el correo electrónico no es obligatorio) y pones el servicio en el sillón del barbero. El sillón aparece entonces ocupado en la agenda, así que nadie puede reservarlo online mientras dura el corte. El cliente obtiene una ficha con sus visitas y tickets, y la próxima vez ves qué se le hizo. Los puntos de fidelidad solo se pueden abonar a un cliente, así que sin ficha no acumula nada.
Solo cobrar en la caja. Cobras el servicio directamente, sin cita y sin ficha de cliente. Es lo más rápido y está bien para un turista o alguien de paso. Tu facturación queda en la caja como siempre, pero no hay historial por cliente y el sillón no estaba marcado como ocupado en la agenda.
Una regla práctica: los clientes habituales y cualquiera que pueda volver, como cita; los que están de paso, solo con ticket. La caja aplica el IVA correcto en ambos casos, y las fichas de cliente crecen con tus habituales sin cita.
Al cabo de un mes: mide lo que aportan los clientes sin cita
Al cabo de un mes, pon tu propio recuento de clientes sin cita junto a las cifras del software. Fíjate en tres cosas.
Facturación por barbero. ¿El barbero del sillón sin cita factura tanto como los demás, o está parado demasiado a menudo? Entonces quizá funcione mejor un horario sin cita para todo el equipo que un sillón fijo.
Qué franjas se llenan. Si el bloque del sábado por la mañana se desborda siempre mientras el martes por la tarde queda vacío, mueve el bloque en lugar de añadir horas.
Cuántos clientes sin cita vuelven. Si los mismos nombres aparecen una y otra vez en tus fichas a través de visitas sin cita, ofréceles la página de reservas. Un cliente habitual que reserva por su cuenta hace tu día más previsible.
Los informes con facturación por empleado y el cierre del día están incluidos a partir del plan Starter. En el plan gratuito tienes la caja y la agenda, y el recuento lo haces tú.
Cuánto cuesta y cómo probarlo
Salonnare tiene tres planes con un precio mensual fijo. Free (€0) es para un barbero y hasta 50 citas al mes, con agenda, página de reservas online, caja para efectivo y tarjeta, fichas de cliente y recordatorios por correo electrónico. Ojo: un cliente sin cita que registras como cita cuenta dentro de esas 50, así que una barbería con mucho paso llega rápido al límite. Starter (€29) es para un máximo de tres empleados, con citas ilimitadas, informes, stock y fidelización. Pro (€59) tiene empleados ilimitados y señales al reservar online.
No hay comisión de mercado sobre los clientes nuevos. Eso sí, cada pago online o con tarjeta lleva una tarifa de transacción del 0,5 %, con un mínimo de €0,30, y el dinero llega a tu propia cuenta a través de iDEAL/Mollie o Stripe.
Pruébalo con un día de trabajo real: pon un bloque de tarea "Sin cita" en la agenda, registra a un cliente habitual como cita, cobra a alguien de paso solo en la caja y comprueba que la página de reservas se salta tus horas sin cita. Lee más sobre Salonnare para barberos en la página de software para barberías. Empieza gratis con Salonnare y pruébalo en tu propia barbería.
Organiza tus clientes sin cita con un día de trabajo real
Pon un bloque sin cita en la agenda, registra a un cliente habitual y cobra a alguien de paso. El plan gratuito no cuesta nada y no necesitas tarjeta de crédito.
Ver los planesPreguntas frecuentes
¿Tiene Salonnare una cola digital para clientes sin cita?
No. Salonnare tiene una agenda con reserva online, fichas de cliente y una caja, pero no tiene cola digital, pantalla de registro de llegada ni pantalla de turnos. El orden de los clientes sin cita se organiza con una forma de trabajo fija en el equipo, como una lista en la recepción o un horario sin cita.
¿Cómo evito que las reservas online llenen mi horario sin cita?
Añade una tarea en la agenda para ese horario, por ejemplo "Sin cita" de 16:00 a 18:00, para los barberos que atienden sin cita. Una tarea bloquea por defecto la reserva online, así que esas horas no aparecen en la página de reservas.
¿Un cliente sin cita tiene que dar su correo electrónico?
No. Para una ficha de cliente basta con un nombre. Si no quieres registrar al cliente, también puedes cobrar el servicio directamente en la caja, sin cita y sin ficha de cliente.
¿Cuenta un cliente sin cita para el límite del plan gratuito?
Sí, si lo registras como cita en la agenda. El plan gratuito incluye 50 citas al mes. Si solo cobras a alguien de paso en la caja, no es una cita. El plan Starter de €29 al mes tiene citas ilimitadas.