Jahreszahlen deines Salons analysieren: vom Jahresabschluss zu drei Entscheidungen
Was bringt dir ein höherer Umsatz, wenn deine Kosten genauso schnell steigen? Bei den Jahreszahlen zählt nicht nur der Endbetrag. Sie zu analysieren heißt, die finanziellen Ergebnisse neben das zu legen, was in deinem Salon passiert ist, damit du verstehst, warum das Jahr so gelaufen ist. In diesem Artikel arbeitest du dich in fünf Schritten vom Jahresabschluss deines Steuerberaters und deinen Kassendaten zu höchstens drei Entscheidungen für das neue Jahr vor. Ein Rechenbeispiel zeigt, wie du eine Umsatzänderung in mehr oder weniger Besuche und niedrigere oder höhere Ausgaben pro Besuch zerlegst.
Was Jahreszahlen verraten und was nicht
Jahreszahlen sind ein Rückblick. Sie zeigen, was hereinkam und was es gekostet hat, erklären aber nicht von selbst, warum sich das Ergebnis verändert hat. Dafür legst du sie neben die Aktivitäten in deinem Salon: die Zahl der Besuche, die Behandlungen, den Produktverkauf und Änderungen an deinem Angebot oder deinen Öffnungszeiten.
Halte dabei drei Begriffe auseinander. Umsatz ist, was dein Salon mit Behandlungen und Verkäufen eingenommen hat, für deine eigene Analyse immer ohne Mehrwertsteuer. Kosten sind die betrieblichen Ausgaben wie Miete, Personal und Wareneinkauf. Ergebnis ist, was nach Abzug der Kosten übrig bleibt. Ein volles Jahr ist also nicht automatisch ein finanziell stärkeres Jahr.
Allgemein nennt man diese Arbeitsweise Business Analytics: Daten untersuchen, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Für einen Salon heißt das vor allem, eine Umsatzänderung nie ohne die Zahl der Besuche und die Ausgaben pro Besuch zu betrachten. Wie du vom Tagesumsatz zu einem realistischen Gewinnbild kommst, steht im Beitrag zum Umsatzbericht im Salon.
Schritt 1 und 2: zwei Quellen sammeln und gleiche Zeiträume wählen
Für eine Jahresanalyse brauchst du zwei Quellen, die sich ergänzen.
Den Jahresabschluss oder die Gewinn- und Verlustrechnung von deinem Steuerberater. Dort stehen die Kosten je Posten und das Ergebnis. Besprich die genaue Behandlung der Posten mit deinem Steuerberater; deine Analyse ist eine betriebliche Auswertung, keine Buchhaltung.
Die Zahlen aus deiner Kasse und deinem Kalender. Dort steht die Umsatzseite im Detail: pro Behandlung, pro Produkt, pro Mitarbeiterin und pro Monat, dazu die Zahl der Belege. In Salonnare zeigt die Seite Berichte (ab dem Starter-Paket) diese Aufschlüsselungen für einen frei wählbaren Zeitraum. Wähle den 1. Januar bis 31. Dezember als eigenen Zeitraum; der Trendpfeil vergleicht dann mit dem gleich langen Zeitraum direkt davor, also dem Vorjahr.
Vergleiche danach nur Gleiches mit Gleichem: ein ganzes Jahr mit einem ganzen Jahr oder dieselben Monate zweier Jahre. Hattest du dieses Jahr drei Wochen mehr Urlaub, einen Stuhl weniger oder eine Preiserhöhung zum 1. März, dann notiere das gleich neben den Zahlen. Wie du Zeiträume fair vergleichbar machst, steht in Finanzberichte für Friseure.
Schritt 3: die Umsatzänderung in Besuche und Ausgaben zerlegen
Die nützlichste Frage zu deinen Jahreszahlen ist nicht „Ist der Umsatz gestiegen?“, sondern „Woher kommt der Unterschied?“. Eine Umsatzänderung besteht immer aus zwei Teilen: einer anderen Zahl an Besuchen und anderen Ausgaben pro Besuch. Beides kannst du getrennt ausrechnen.
Rechenbeispiel. Vorjahr: 2.400 Belege mit durchschnittlich 48 €, zusammen 115.200 € Umsatz ohne Mehrwertsteuer. Dieses Jahr: 2.250 Belege mit durchschnittlich 53 €, zusammen 119.250 €. Der Umsatz stieg also um 4.050 €.
Effekt der Besuchszahl: 150 Belege weniger × 48 € (alte Ausgaben) = 7.200 € weniger Umsatz.
Effekt der Ausgaben: 5 € mehr pro Beleg × 2.250 Belege (neue Zahl) = 11.250 € mehr Umsatz.
Zusammen sind das genau + 4.050 €. Die Summe sagt „Wachstum“, die Zerlegung sagt etwas ganz anderes: Es kamen gut 6 % weniger Besuche, und höhere Ausgaben haben das verdeckt. Das ist eine andere Frage für das neue Jahr als „Wie wachsen wir weiter?“.
Geh dann eine Ebene tiefer und trenne Behandlungen und Produktverkauf. Kamen die höheren Ausgaben von teureren Behandlungen, einer Preiserhöhung oder mehr Produkten an der Kasse? Den Umsatz pro Behandlung und pro Produkt liefert direkt dein Kassensystem. Wie du den Beleg selbst weiter zerlegst, liest du in Durchschnittsumsatz pro Kunde steigern.
Schritt 4: die Kosten danebenlegen, mit dem Jahresabschluss in der Hand
Die Kostenseite kommt aus deiner Buchhaltung, nicht aus deiner Salonsoftware. Salonnare ist kein Buchhaltungsprogramm und führt keine Kostenrechnung; es zeigt die Umsatzseite und, mit der Lagerverwaltung, den Einkaufspreis der Produkte und den internen Verbrauch.
Nimm aus dem Jahresabschluss die drei größten Kostenposten, bei den meisten Salons Personal, Raumkosten und Wareneinkauf, und rechne für beide Jahre aus, welchen Anteil am Umsatz sie haben. Ist der Umsatz um 3,5 % gestiegen, die Miete aber um 8 %, ist das keine Katastrophe, aber gut zu wissen, bevor du eine Erweiterung planst.
Leg danach den Wareneinkauf neben den Produktumsatz. Steigt der Produktumsatz, der Einkauf aber stärker, verkaufst du mehr, behältst aber relativ weniger. Wenn du pro Behandlung wissen willst, was übrig bleibt, nutze die Rechnung aus Gewinnmarge pro Behandlung berechnen.
Schritt 5: einmalig oder wiederkehrend?
Ein auffälliger Betrag ist erst ein Muster, wenn er wiederkommt. Stelle bei jeder Abweichung drei Fragen:
Kommt es in mehreren Monaten vor? Eine große Produktbestellung einer Stammkundin im Juni ist ein Ausreißer; ein Produktumsatz, der jedes Quartal sinkt, ist ein Muster.
Gibt es eine erkennbare Ursache? Ein Umbau, eine Mitarbeiterin, die gegangen ist, eine neue Behandlung oder andere Öffnungszeiten. Notiere die Ursache als Hinweis, nicht gleich als bewiesene Erklärung.
Passiert es nächstes Jahr wieder? Wenn nicht, nimm den Betrag aus deinem Vergleich heraus, bevor du einen Schluss ziehst, und setze ihn auf eine eigene Liste.
Von der Analyse zu drei Entscheidungen für das neue Jahr
Eine Analyse wird erst nützlich, wenn du eine Entscheidung daran knüpfst. Wähle höchstens drei und schreib sie in derselben Form auf:
Befund: gut 6 % weniger Besuche, verdeckt durch höhere Ausgaben.
Maßnahme: die Besuche pro Monat gesondert verfolgen und Stammkundinnen, die lange nicht da waren, erneut ansprechen.
Prüftermin: Ende März das erste Quartal neben dasselbe Quartal des Vorjahres legen.
Trag diese Prüftermine gleich in deinen Kalender ein, zum Beispiel eine Stunde pro Quartal. Welche vier Kennzahlen du dabei jedes Mal ansiehst, steht in der Salon-KPI-Übersicht. Und was du am Jahresende für deinen Steuerberater bereitlegst, liest du in Jahresübersicht für den Steuerberater.
In Salonnare gehören Berichte, Lagerverwaltung und der Buchhaltungsexport im Format von Moneybird und e-Boekhouden (zwei niederländische Buchhaltungsprogramme) zum Starter-Paket (29 € pro Monat). Der Export erzeugt Dateien für deine Buchhaltung; er ist keine Live-Anbindung und ersetzt deinen Steuerberater nicht. Das Free-Paket (0 €) enthält die Kasse für Bargeld und Karte, Pro kostet 59 €. Es gibt keine Marktplatz-Provision auf Neukunden, aber eine Transaktionsgebühr von 0,5 % (mind. 0,30 €) auf Online- und Kartenzahlungen. Willst du deine Zahlen im nächsten Jahr an einem Ort führen? Starte kostenlos mit Salonnare.
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Kostenlos startenHäufige Fragen
Wie analysierst du Jahreszahlen, wenn dein Salon noch jung ist?
Nutze die Monate oder Quartale, die du hast, als erste Basismessung und notiere, was sich verändert hat, etwa eine neue Behandlung oder andere Öffnungszeiten. Zieh aus einem einzelnen Monat keine festen Schlüsse. Vergleiche spätere Zeiträume auf dieselbe Weise, so baust du deine eigene Referenz auf.
Musst du nach Kalenderjahr analysieren?
Für deine eigene Analyse ist das Kalenderjahr ein praktischer fester Zeitraum, aber keine Pflicht. Wähle Zeiträume, die zu deiner Frage passen, und vergleiche immer dieselben, zum Beispiel April bis Juni zweier Jahre. Kläre mit deinem Steuerberater, welche Zeiträume für die offizielle Buchhaltung und die Steuererklärung gelten.
Kann Salonsoftware deine Jahreszahlen automatisch an den Steuerberater schicken?
Das hängt vom Programm ab. Salonnare erstellt einen Export im Format von Moneybird und e-Boekhouden; das ist keine Live-Anbindung, und die Dateien gehen nicht automatisch an deinen Steuerberater. Salonnare ist auch keine Buchhaltungssoftware. Stimme mit deinem Steuerberater ab, welche Dateien und Zeiträume nützlich sind.
Was tust du, wenn die Jahreszahlen nicht zu deinem Gefühl passen?
Prüfe zuerst, ob du dieselben Zeiträume und Kategorien vergleichst und ob Daten fehlen. Zerlege dann die Umsatzänderung in Besuche und Ausgaben: Ein voller Kalender mit niedrigeren Ausgaben fühlt sich wie Wachstum an, muss es aber nicht sein. Besprich unklare Buchungsposten mit deinem Steuerberater.