Salon-KPI-Übersicht: vier Kennzahlen für das Wachstum deines Salons, mit festen Definitionen
Welche Zahlen zeigen, ob dein Salon wächst, und welche lenken vor allem ab? Daten über Umsatz, Termine und Kunden hast du wahrscheinlich genug. Ohne feste Definitionen vergleichst du diesen Monat aber mit einer anderen Zählweise als den letzten, und ein Unterschied sieht nach Wachstum oder Rückgang aus, obwohl sich nur die Rechenmethode geändert hat. In diesem Artikel baust du eine kleine KPI-Übersicht aus vier Kennzahlen: Umsatz pro Behandlung, Auslastung, wiederkehrende Kunden und Anteil des Produktverkaufs. Für jede Kennzahl hältst du auf einer KPI-Karte fest, was du genau misst, und du verbindest sie mit einer monatlichen Runde, die mit einer konkreten Maßnahme endet.
Was eine KPI ist und warum Umsatz allein nicht genug sagt
Eine KPI ist eine messbare Zahl, die zeigt, wie dein Salon bei einem wichtigen Ziel abschneidet. Die Abkürzung steht für Key Performance Indicator. Entscheidend ist das Wort "Key": Nicht jede Zahl, die du abrufen kannst, ist eine KPI.
Mit dem Umsatz fangen fast alle an, und das zu Recht. Aber der Umsatz verrät nicht, wie viel Behandlungszeit dafür nötig war, ob Kunden wiederkommen und wie viele Termine unterwegs ausgefallen sind. Zwei Monate mit gleichem Umsatz können eine ganz andere Geschichte erzählen: der eine mit vollem Kalender und niedrigen Preisen, der andere mit weniger Terminen und mehr Produktverkauf.
Unterscheide deshalb zwischen einem Ergebnis und einem Signal. Umsatz ist ein Ergebnis. Auslastung und wiederkehrende Kunden sind Signale, die erklären helfen, warum das Ergebnis gestiegen oder gesunken ist. Eine gute KPI-Übersicht stellt beides nebeneinander.
Die vier Kennzahlen und ihre Formeln
Wähle Kennzahlen aus vier verschiedenen Bereichen deines Salons. So siehst du nicht nur, was hereinkommt, sondern auch, woher es kommt.
1. Umsatz pro Behandlung (Finanzen). Umsatz aus Behandlungen geteilt durch die Zahl der durchgeführten Behandlungen im selben Zeitraum. Das zeigt, was eine Behandlung im Schnitt einbringt. Sinkt der Wert, schau dir Rabatte und die Mischung aus kurzen und langen Behandlungen an.
2. Auslastung (Termine und Kapazität). Gebuchte Behandlungsstunden geteilt durch verfügbare Behandlungsstunden, mal 100. Wie du die verfügbaren Stunden mit Pausen, Dienstplan und Überziehungen zählst, liest du unter Auslastung im Friseursalon berechnen.
3. Wiederkehrende Kunden (Kundenbeziehungen). Die Zahl der Kunden, die im Zeitraum erneut gebucht haben, geteilt durch die Zahl der einzelnen Kunden in diesem Zeitraum. Halte Zeitraum und Zählweise jedes Mal gleich, sonst ist das Ergebnis nicht vergleichbar.
4. Anteil Produktverkauf. Umsatz aus verkauften Produkten geteilt durch den Gesamtumsatz. Nutze für beide denselben Zeitraum und dieselbe Basis, zum Beispiel beide ohne Mehrwertsteuer.
No-Shows sind ein guter fünfter Kandidat, wenn Ausfälle bei dir ein bekanntes Problem sind. Fang trotzdem mit vier an: Eine Übersicht, die du wirklich jeden Monat ansiehst, ist mehr wert als ein umfangreiches Dashboard, das du überspringst.
Halte jede Kennzahl auf einer KPI-Karte fest
Eine Formel ist erst brauchbar, wenn alle dieselben Eingaben verwenden. Die meisten "Veränderungen", die Salons in ihren Zahlen sehen, sind bei genauerem Hinsehen eine andere Zählweise. Schreib deshalb für jede KPI eine kurze Karte mit sechs Zeilen:
Name: zum Beispiel "Umsatz pro Behandlung".
Formel: Zähler und Nenner, so wörtlich wie möglich.
Was zählt mit: Zählen stornierte Termine zur Auslastung? Eine kostenlose Nachbehandlung als Behandlung? Ein Gutschein als Umsatz beim Verkauf oder beim Einlösen?
Zeitraum: Woche, Monat oder Quartal, und immer derselbe.
Quelle: woher du die Zahl nimmst, damit du sie nächsten Monat an genau derselben Stelle abrufst.
Verantwortlich: wer die Zahl prüft und eine Maßnahme vorschlägt.
Änderst du eine Definition, notiere ab welchem Monat. Dann weißt du später, dass ein Sprung im Diagramm eine neue Zählweise war und kein neuer Trend.
Was eine Kennzahl sagt und was nicht
Eine KPI zeigt, wo du hinschauen solltest. Für sich allein erklärt sie nichts. Weniger Umsatz kann mit weniger Terminen zusammenfallen, aber das beweist nicht, dass das eine das andere verursacht hat. Vielleicht war der Salon eine Woche geschlossen, du hast die Preise erhöht oder jemand hat weniger Stunden gearbeitet.
Vergleiche deshalb zuerst mit deinen eigenen früheren Zeiträumen, nicht mit Branchendurchschnitten, bei denen du nicht weißt, wie sie gezählt wurden. Ein allgemeiner Durchschnitt berücksichtigt weder deinen Leistungsmix noch Öffnungszeiten oder Saison. Wie du Zeiträume mit Urlaub und Öffnungstagen fair vergleichst, steht in Finanzberichte für Friseure.
Achte auch auf Kombinationen. Steigt die Auslastung, während der Umsatz pro Behandlung sinkt, füllst du den Kalender vielleicht mit kurzen oder günstigen Behandlungen. Sinkt der Anteil wiederkehrender Kunden bei gleichem Umsatz, lebst du von Neukunden, und die sind teurer zu gewinnen.
Die monatliche KPI-Runde: ansehen, untersuchen, handeln, neu messen
Zahlen werden erst nützlich, wenn du sie zu einem festen Zeitpunkt auf dieselbe Weise ansiehst. Plane zum Beispiel am ersten Montag im Monat eine halbe Stunde ein.
Ansehen. Stell die vier KPIs nebeneinander, mit dem Vormonat und demselben Monat im Vorjahr daneben.
Untersuchen. Nimm die Kennzahl, die am stärksten abweicht, und such eine Erklärung in deinen Abläufen. Was hat sich bei Dienstplan, Preisen, Angebot oder Öffnungszeiten geändert?
Handeln. Notiere eine machbare Maßnahme, wer sie übernimmt und bis wann. Zum Beispiel: Kunden, die nach einer Farbbehandlung nicht neu gebucht haben, bekommen diesen Monat eine persönliche Nachricht.
Neu messen. Schau in der nächsten Runde zuerst auf diese Maßnahme. Siehst du keinen Unterschied, ist das auch ein Ergebnis: Streich die Maßnahme und probier eine andere.
Nimm eine neue Kennzahl erst auf, wenn sie dir bei einer Entscheidung hilft. Eine Zahl, die drei Monate lang zu keiner Maßnahme führt, darf wieder von der Übersicht.
Woher du die Zahlen in Salonnare bekommst
Deine KPI-Übersicht steht und fällt mit Daten, die du nicht von Hand abtippen musst. In Salonnare laufen Termine, Kasse, Kundenverwaltung und Lager in einem System zusammen, sodass der Umsatz einer Behandlung am selben Termin hängt wie der Kunde, der wiederkommt.
Ab dem Starter-Paket (29 € pro Monat) hast du die Berichte: Umsatz pro Behandlung und pro Produkt, Umsatz pro Mitarbeiter und pro Zahlungsart, wiederkehrende Kunden, No-Shows und die Auslastung nach Tag und Uhrzeit. Damit füllst du drei der vier KPIs direkt aus. Die Auslastung berechnest du mit der Formel oben aus den gebuchten Stunden in deinem Kalender. Welche Berichte sonst nützlich sind, liest du unter Salon-Reporting-Software, und wie du vom Tagesumsatz zum Gewinn kommst unter Umsatzbericht im Salon.
Das kostenlose Free-Paket (0 €, 1 Mitarbeiter, 50 Termine pro Monat) enthält Kalender, Kasse und Kundenverwaltung, aber noch keine Berichte. Pro kostet 59 € pro Monat. Möchtest du erst in Ruhe schauen, wie es funktioniert? Starte kostenlos mit Salonnare und sieh dir die Preise pro Paket an.
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Kostenlos startenHäufige Fragen zur Salon-KPI-Übersicht
Was ist eine KPI im Salon?
Eine KPI ist eine messbare Zahl, die zeigt, wie ein wichtiger Teil deines Salons abschneidet, etwa Umsatz pro Behandlung, Auslastung oder der Anteil wiederkehrender Kunden. Wähle eine KPI anhand einer Frage, die du beantwortet haben willst, und lege fest, welche Entscheidung du auf Basis des Ergebnisses triffst.
Welche KPIs sind für einen Friseursalon oder ein Kosmetikstudio wichtig?
Ein guter Startpunkt sind vier Kennzahlen: Umsatz pro Behandlung, Auslastung, wiederkehrende Kunden und der Anteil des Produktverkaufs. Hast du viele Ausfälle, nimm No-Shows dazu. Wähle nur Zahlen, für die du verlässliche Daten hast und die zu einer Maßnahme führen können. Allgemeine Branchendurchschnitte sind kein guter Maßstab für deinen Salon.
Wie oft solltest du die KPIs deines Salons ansehen?
Eine feste monatliche Runde passt für die meisten Salons. Operative Signale wie Termine und No-Shows kannst du wöchentlich verfolgen, während wiederkehrende Kunden erst über einen längeren Zeitraum etwas aussagen. Vergleiche immer gleiche Zeiträume mit gleichen Definitionen.
Was tun, wenn sich eine KPI plötzlich ändert?
Prüfe zuerst, ob sich die Definition oder die Zählweise geändert hat. Ist das nicht der Fall, such eine Erklärung in Dienstplan, Preisen, Angebot oder Öffnungszeiten. Sieh die Veränderung als Anlass, genauer hinzuschauen, nicht als Beweis für eine Ursache, und wähle dann eine Maßnahme mit Verantwortlichem und Datum.