Software de salão eficiente: menos administração, agenda mais cheia

Por onde se escapa realmente a tua semana

A maioria dos salões não perde tempo no ofício em si, mas em tudo o que está à volta. Há quatro fugas que voltam sempre: mensagens para trás e para a frente sobre um horário, clientes que não aparecem, cobrar e arrumar o IVA, e dados de clientes que vivem em papelinhos e na tua cabeça em vez de num sistema.

Por baixo da primeira fuga está o software de agendamento de marcações: um sistema que sabe quanto tempo leva cada tratamento e que horários da tua semana ainda estão livres. Quando isso está certo, um cliente pode ficar com um horário sozinho sem mexeres um dedo.

Faz as contas para o teu próprio negócio. Vinte mensagens por semana a dois minutos cada são mais de quarenta minutos. Duas faltas a 50 euros são 100 euros. Uma noite por trimestre a arrumar o IVA são quatro noites por ano. Isoladamente é pouco; tudo junto é um dia de trabalho por mês mais alguns milhares de euros por ano.

Fuga 1: as mensagens para trás e para a frente sobre um horário

Enquanto os clientes só puderem marcar por telefone ou WhatsApp, a agenda és tu. Cada marcação custa um punhado de mensagens: que momento dá jeito, esse horário ainda está livre, quanto tempo demora. Um widget de marcações no teu próprio site elimina toda essa troca, porque o cliente vê que horários estão livres e fica com um.

Uma grande parte dessas marcações chega fora do horário de funcionamento - precisamente quando não podes atender, seja porque tens as mãos ocupadas ou porque a loja está fechada. Sem uma opção online, empurras esse cliente para um momento de ligar de volta, e uma parte nunca mais volta.

Atenção, no entanto, ao sítio onde a marcação cai. Alguns fornecedores põem-te dentro do seu próprio marketplace, onde o teu cliente passa primeiro por concorrentes. Marcar no teu próprio domínio e através da tua ficha no Google mantém a relação com o cliente contigo. Vês como funciona na prática a gestão de marcações na página da funcionalidade.

Fuga 2: o horário que fica vazio

Uma falta custa mais do que um cancelamento, porque já não consegues vender esse horário. Duas marcações falhadas por semana, a uma média de 50 euros, somam qualquer coisa como 5.000 euros por ano em faturação que tinhas agendado mas nunca faturaste.

Um lembrete automático por e-mail elimina boa parte disso. O momento importa: vinte e quatro horas antes costuma ser o melhor compromisso. Cedo o suficiente para ainda conseguires preencher o horário se alguém cancelar, tarde o suficiente para não voltar a ser esquecido. Põe a morada e a duração na mensagem e também poupas telefonemas.

Para as marcações que não te podes mesmo dar ao luxo de perder, acrescenta um sinal. Através da Mollie ou da Stripe, o cliente paga parte do valor no momento da marcação. Isso aumenta visivelmente o compromisso, sobretudo em tratamentos longos e clientes que vêm pela primeira vez. A página sobre lembretes automáticos mostra como definir o texto e o momento.

Fuga 3: cobrar e a noite trimestral do IVA

Um tratamento que já aconteceu ainda tem de ser pago. Se fizeres isso numa caixa à parte ou num livro de recibos em papel, manténs duas administrações que não vão bater certo no fim do trimestre. Uma caixa ligada à tua agenda sabe que tratamento foi feito e tem o recibo pronto numa só ação.

Para os salões neerlandeses, o verdadeiro trabalho está nas taxas de IVA. Os serviços de cabeleireiro estão sujeitos à taxa reduzida de 9%, enquanto os produtos que revendes estão sujeitos a 21%. Uma caixa que faz essa distinção enquanto registas a venda poupa-te uma noite de arrumação por trimestre e evita correções depois.

A tua contabilidade também não tem de ser manual a seguir. O Salonnare oferece uma função de exportação que põe os teus dados de faturação num ficheiro para o Moneybird ou o e-Boekhouden. Repara na palavra exportação: passas os dados quando te dá jeito, não é uma integração contínua em tempo real que sincroniza tudo sozinha. Que a tecnologia compensa sobretudo para pequenas empresas precisamente nestas ações do dia a dia é também o fio condutor deste estudo sobre fintech e pequenas empresas.

Fuga 4: dados de clientes que vivem na tua cabeça

Fórmulas de cor num papel, alergias na memória e preferências enterradas numa conversa de há oito meses: funciona até ao dia em que ficas doente ou contratas um segundo par de mãos. Numa ficha digital, o histórico de tratamentos está num só sítio, e um colega pode ficar com um cliente sem te ter de perguntar o que foi usado da última vez.

Há uma categoria que precisa de cuidado extra. Se registas alergias, medicação, problemas de pele ou uma gravidez, estás a tratar categorias especiais de dados ao abrigo do artigo 9.º do RGPD. Um campo de notas normal não chega: essa informação pertence a um cofre encriptado à parte, com direitos de acesso próprios, para que nem todos os profissionais a vejam por defeito. No Salonnare esse cofre está integrado no CRM de clientes, e os teus dados ficam em servidores dentro da UE.

Esses direitos por profissional também são úteis por si só. Defines o que cada pessoa pode ver: um estagiário não precisa dos números de faturação, e um freelancer que arrenda uma cadeira não precisa de acesso às fichas dos teus clientes. Com a administração em ordem, também a podes começar a usar - pensa num e-mail direcionado para os clientes que não vêm há quatro meses.

Quanto custa, e o que é descontado num pagamento

No Salonnare começas no plano Free a 0 euros por mês: um profissional, até 50 marcações por mês. Não é um período experimental que acaba ao fim de duas semanas. Se o teu negócio crescer para além disso, o Starter custa 29 euros por mês e o Pro 59 euros por mês, mantendo a tua agenda, as fichas de clientes e as definições.

Sê preciso com a palavra comissão, porque é aí que os fornecedores diferem. O Salonnare não cobra comissão de marketplace sobre clientes novos que chegam até ti através da plataforma: essa percentagem é 0. O que é descontado é uma taxa de plataforma de 0,5% com um mínimo de 0,30 € em cada pagamento online ou com cartão. Num tratamento de 60 euros, isso dá 0,30 €. Se recebes em numerário na caixa, o pagamento fica de fora.

O pagamento em si passa pela Mollie ou pela Stripe diretamente para a tua própria conta bancária, por isso a tua faturação não fica com um intermediário até uma data de pagamento. Que otimizar a tecnologia é uma das formas mais eficazes de uma pequena empresa crescer volta a aparecer nesta visão geral das opções de software de salão. Para pores os planos lado a lado, vê os preços por plano.

Como começar esta semana

Não tens de mudar tudo de uma vez. Começa pelos teus cinco tratamentos mais marcados: nome, duração e preço. A duração é o campo mais importante, porque decide o tamanho dos horários na tua agenda. Marca um corte com trinta minutos quando na verdade leva quarenta e cinco e o teu dia atrasa-se a partir do segundo cliente.

Depois ativa as marcações online e partilha o link na bio do Instagram e na tua ficha do Google. Define logo dois limites: com quanta antecedência os clientes podem marcar, e até quão perto da marcação. Sem eles vais encontrar na agenda uma marcação para as oito e um quarto a aparecer às oito da manhã de um sábado.

Ativa os lembretes no fim - leva cinco minutos e paga-se logo. Preenche a tua lista de clientes à medida que avanças: introduz só os clientes que vieram no último ano e deixa os restantes entrar na próxima marcação. Podes começar hoje no plano gratuito.

Perguntas frequentes