Configurar software gratuito para salões: digitaliza o teu salão em cinco passos

O que te dá uma tarde de digitalização

Uma grande parte dos negócios de cabeleireiro e estética é gerida por empresários em nome individual, sem pessoal. É precisamente esse o grupo que mais tempo perde com a gestão da agenda, porque não há mais ninguém para atender o telefone. A digitalização não resolve isso pondo-te a trabalhar mais; resolve-o tirando-te a gestão da agenda das mãos.

O que precisas, no essencial, é de software de marcações: um sistema que sabe quanto tempo demora cada tratamento e que horários da tua semana ainda estão livres. Por cima disso vem aquilo de que um salão precisa em particular: fichas de clientes, uma caixa que aplica a taxa de IVA certa e pagamentos que chegam à tua própria conta bancária.

Notas a diferença logo na primeira semana. As marcações duplicadas desaparecem, porque um horário só pode ser dado uma vez. A tua agenda vive no telemóvel, por isso deixas de devolver chamadas à noite. E desde o primeiro dia estás a construir uma lista de clientes estruturada que podes realmente usar mais tarde, em vez de uma pilha de notas em que ninguém procura nada.

Passo 1: passa os teus serviços e horários de trabalho

Não comeces pelas clientes, começa pelo teu menu de serviços. Introduz três coisas por tratamento: o nome, a duração e o preço. A duração é o campo mais importante, porque decide o tamanho dos horários na tua agenda e, por isso, quantas clientes cabem num dia.

Sê honesta quanto a essa duração. Se marcas um corte como trinta minutos quando na verdade demoras quarenta e cinco, o teu dia atrasa-se a partir da segunda cliente. Inclui o tempo de arrumação e preparação na duração, ou define um intervalo entre marcações. Depois preenche os teus horários de trabalho, incluindo pausas e os dias em que estás fechada.

Começa pequeno: introduz os teus cinco tratamentos mais marcados e acrescenta o resto mais tarde. Um sistema meio feito que usas hoje vale mais do que um sistema completo que fica pronto no próximo mês. Podes ver como é a gestão de marcações na prática na página da funcionalidade.

Passo 2: passa as fichas de clientes sem as escrever de novo

Se vens de outro sistema, exporta as tuas clientes como ficheiro CSV e importa-o de uma só vez. Se trabalhas em papel, não voltes a escrever o teu ficheiro inteiro. Introduz apenas as clientes que vieram no último ano e deixa as restantes entrar naturalmente na próxima marcação.

Repara no que guardas exatamente. Ao abrigo do RGPD podes registar aquilo de que precisas para o tratamento e para a tua administração, não tudo o que por acaso sabes. Nome, contactos e histórico de tratamentos são razoáveis. Uma nota sobre a vida privada de uma cliente não é.

Há uma categoria que exige cuidado extra. Se registas alergias, medicação, problemas de pele ou uma gravidez, estás a tratar dados de categoria especial ao abrigo do artigo 9.º do RGPD. Uma caixa de comentários geral não serve para isso: esses dados pertencem a um cofre encriptado à parte, com direitos de acesso próprios, para que nem todas as profissionais os possam simplesmente ler. Na Salonnare esse cofre está integrado nas fichas de clientes, também no plano gratuito.

Passo 3: ativa as marcações online no teu próprio site

É aqui que está a maior poupança de tempo. Enquanto as clientes só puderem marcar por telefone, estás contactável quando tens tempo. Com um widget de marcações no teu próprio site ou nas redes sociais, marcam do sofá à noite, e tu vês um dia cheio na manhã seguinte.

Uma boa parte das marcações chega fora do horário de funcionamento, precisamente quando não terias conseguido atender de qualquer forma. Repara, no entanto, onde vão parar essas marcações. Alguns fornecedores põem-te dentro do seu próprio marketplace, onde a tua cliente passa primeiro pelos concorrentes. Marcar no teu próprio domínio mantém a relação com a cliente do teu lado.

Já que estás nas definições de marcação, define logo dois limites: com quanta antecedência as clientes podem marcar e até quanto tempo antes da marcação ainda o podem fazer. Sem esses limites, no sábado às oito da manhã aparece-te uma marcação para as oito e um quarto. Se queres ver se isto te serve, podes ativar o plano gratuito e pôr o widget no teu site no mesmo dia.

Passo 4: liga a tua caixa e a tua contabilidade

Uma marcação que já aconteceu ainda tem de ser paga. Faz isso no mesmo sistema, senão acabas com dois registos que nunca batem certo. Uma caixa ligada à tua agenda já sabe que tratamento foi feito e prepara o recibo numa só ação.

O IVA é o ponto a vigiar aqui. Em muitos países, os serviços de cabeleireiro e os produtos que revendes estão sujeitos a taxas diferentes - nos Países Baixos, por exemplo, os serviços estão na taxa reduzida de 9 por cento, enquanto os produtos à venda não. Uma caixa que faz essa distinção por ti poupa-te uma noite de arrumações no fim do trimestre.

A tua contabilidade também não tem de ser manual a partir daí. A Salonnare oferece uma função de exportação que passa os teus dados de faturação para um ficheiro para programas de contabilidade como o Moneybird ou o e-Boekhouden. Repara na palavra exportação: envias os dados quando te dá jeito, não é uma integração contínua em tempo real que sincroniza tudo automaticamente.

Passo 5: ativa os lembretes automáticos

O último passo demora cinco minutos e paga-se logo. Uma cliente que não aparece custa-te um horário inteiro na agenda, e esse horário não pode ser vendido outra vez. Um lembrete por email, na véspera, elimina uma grande parte dessas marcações esquecidas.

Envia o lembrete num momento em que ainda se possa fazer alguma coisa. Vinte e quatro horas antes é normalmente o melhor compromisso: cedo o suficiente para cancelar e ainda conseguires preencher o horário, tarde o suficiente para não voltar a ser esquecido. Põe a morada e a duração na mensagem e poupas-te a mais chamadas.

Usa o mesmo caminho para as confirmações. Uma cliente que vê uma confirmação logo depois de marcar online não volta a ligar só para ter a certeza. Como configurar e ajustar essas mensagens está explicado na página sobre lembretes automáticos.

Quanto custa, e o que sai de facto de um pagamento

O plano Free da Salonnare custa 0 euros por mês e destina-se a um profissional com até 50 marcações por mês. Não é um período de teste que acaba ao fim de duas semanas. Se cresceres para além disso, o Starter custa 29 euros por mês e o Pro 59 euros por mês, e a tua agenda, as fichas de clientes e as definições vão contigo.

Sê precisa com a palavra comissão, porque neste mercado muita coisa se confunde à volta dela. Na Salonnare não há comissão de marketplace sobre clientes novas que chegam até ti através da plataforma: essa percentagem é 0. O que há é uma taxa de plataforma de 0,5 por cento com um mínimo de 30 cêntimos em cada pagamento online ou com cartão. Num tratamento de 60 euros isso dá 30 cêntimos. O numerário recebido na caixa fica de fora.

O pagamento em si passa pela Mollie ou pela Stripe diretamente para a tua própria conta bancária, por isso a tua faturação não fica estacionada num intermediário. Se queres pôr esses números lado a lado com outros fornecedores, usa o método do nosso guia sobre como comparar software de salão. Ainda estás a ponderar vários pacotes gratuitos? A nossa visão geral das melhores opções gratuitas para o teu salão vai mais longe. E se preferes simplesmente começar, podes pôr hoje o teu primeiro tratamento online através do plano gratuito.

Perguntas frequentes sobre digitalizar o teu salão