Software de contabilidade para salões de estética: mantém a tua contabilidade em ordem
Um salão de estética vive da precisão: uma avaliação cuidada, os produtos certos e um tratamento feito exatamente como deve ser. Por trás dessa cadeira de tratamento existe uma segunda realidade que tem de ser igualmente precisa: a tua administração. A faturação diária que registas, o IVA que entregas, o custo de compra dos teus produtos e os dados de clientes que guardas. Quem guarda tudo isso em notas soltas, num talão do terminal de pagamento e numa caixa de sapatos cheia de recibos perde a visão de conjunto - e, mais cedo ou mais tarde, paga demasiado ao contabilista ou às Finanças. Este guia explica como manter na prática a contabilidade e a administração do teu salão de estética em ordem: do fecho de caixa diário à divisão do IVA, da exportação para o contabilista ao preço de custo por tratamento. Sem teoria, apenas passos concretos. Uma nota honesta à partida: o Salonnare é software para salões, não um pacote de contabilidade completo. Trata da administração financeira dentro do teu salão - caixa, divisão do IVA, relatórios e uma exportação estruturada - e fornece assim a base exata para o teu contabilista. A declaração de IVA, o imposto sobre o rendimento e as contas anuais continuam a ser contigo e com o teu contabilista.
Precisas de um pacote de contabilidade à parte?
A resposta curta: não logo de início. Se o teu sistema de caixa divide corretamente o IVA por tratamento e por produto e consegues produzir uma exportação estruturada para o teu contabilista, a base da tua administração já está em ordem. Para um salão de estética em início de atividade, com uma faturação controlável, isso costuma bastar para atravessar os primeiros trimestres.
O problema surge na separação entre registar e processar. Registar é o que acontece todos os dias no teu salão: uma cliente paga, vendes um sérum, chega uma fatura de compra. Processar é o que acontece depois: preparar a declaração de IVA, lançar custos, elaborar as contas anuais.
O software de salão é forte na primeira parte; um pacote de contabilidade ou um contabilista, na segunda.
A regra prática: deixa a tua caixa registar tudo ao nível da transação (data, tratamento ou produto, valor, taxa de IVA, método de pagamento, profissional) e garante que consegues exportar isso de forma estruturada. À medida que a faturação cresce, quando contratas pessoal ou queres dominar os teus números, ligas essa exportação a um programa de contabilidade como o Exact Online, o Moneybird ou o e-Boekhouden - ou envias-a ao teu contabilista.
Por isso, não escolhas o software com base em "isto faz a contabilidade toda?", mas sim em "isto entrega a base exata a partir da qual o meu contabilista pode trabalhar?". Poupas frustração e trabalho a dobrar.
Faturação diária e fecho de caixa: a base de cada dia de trabalho
O núcleo da tua administração é o registo da faturação diária. As Finanças esperam que registes a tua faturação de forma completa e atempada; um resumo diário por dia de trabalho é o mínimo. Se lidas com dinheiro, manténs também um livro de caixa em que o saldo inicial e o saldo final de cada dia batem certo.
Um sistema de caixa moderno faz esse trabalho por ti. No fim do dia fechas a caixa e vês a faturação diária dividida por método de pagamento (numerário, cartão, transferência, cartão de crédito), por profissional e por categoria de tratamento. Esse resumo é o teu fecho de caixa digital - e sai automaticamente, sem teres de reconstruir nada depois.
No Salonnare, cada pagamento fica diretamente ligado à marcação e ao profissional que fez o tratamento. Assim a tua faturação bate sempre certo com a tua agenda, e mais tarde vês por profissional quem gerou que faturação - útil para comissões ou aluguer de cadeira. Se também vendes produtos de revenda, o stock é atualizado automaticamente em cada venda.
Se uma cliente paga um sinal online ao marcar e o resto ao balcão, o Salonnare regista-os como duas transações separadas. Nada desaparece fundido ou contado duas vezes na tua exportação. Os teus pagamentos chegam diretamente à tua própria conta bancária através de iDEAL/Mollie e Stripe; o Salonnare só retém a sua taxa de plataforma de 0,5% (mín. 0,30 €) por pagamento online.
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IVA num salão de estética: 21% (e quando 9%)
É exatamente aqui que um salão de estética difere de um cabeleireiro, e onde acontecem muitos erros. Nos Países Baixos, os tratamentos de estética - limpezas de pele, cuidados de rosto, depilação com cera, maquilhagem, tratamentos de pestanas, manicure e pedicure - estão sujeitos à taxa normal de IVA de 21%. Os produtos de revenda que vendes (séruns, cremes, acessórios) também estão sujeitos a 21%.
A taxa reduzida de 9% existe no setor dos cabeleireiros: cortar, lavar, secar, pintar e os produtos que o cabeleireiro usa durante o tratamento. Para um salão de estética puro, os 9% normalmente não têm qualquer papel. Só entram em jogo se o teu salão também oferecer serviços de cabeleireiro propriamente ditos (um salão misto): nesse caso cobras 9% na parte de cabelo e 21% nos tratamentos de estética, no mesmo recibo.
Atenção a uma terceira categoria: alguns tratamentos podem estar isentos de IVA em vez de tributados. Pensa em certos tratamentos médico-estéticos feitos por um profissional qualificado. Isso não é 9%, mas uma isenção - e muda se podes ou não deduzir o IVA das compras.
A fronteira entre tributado e isento nem sempre é nítida; em caso de dúvida, pede ao teu contabilista que verifique, porque uma escolha de taxa errada acumula-se em todas as tuas faturas.
A solução prática é simples: define a taxa de IVA correta por tratamento e por produto na tua caixa. Em cada pagamento, o sistema calcula automaticamente o IVA certo e o relatório mostra os totais por taxa. Assim não tens de reconstruir a taxa recibo a recibo no fim do trimestre.
Exportação para o contabilista e o Auditfile
A ponte entre o teu software de salão e o teu contabilista é a exportação. Uma exportação boa e estruturada poupa horas de trabalho ao teu contabilista - e a ti centenas de euros por ano em honorários, porque é preciso menos trabalho manual e menos correções.
A exportação do Salonnare contém, por transação, os dados de que o teu contabilista precisa: data, hora, tipo (tratamento ou produto), valor sem IVA, valor do IVA, taxa de IVA e método de pagamento. Além de um ficheiro CSV genérico, há exportações prontas para o Exact Online e o Moneybird e uma exportação bancária MT940, para que o teu contabilista possa importar os números sem desvios.
Depois, o Auditfile. O Auditfile Financieel (o formato XAF) é o ficheiro normalizado que a autoridade fiscal neerlandesa pode pedir numa inspeção. Na prática, esse Auditfile formal é gerado a partir de um pacote de contabilidade completo - com base precisamente nos dados de origem estruturados que o Salonnare fornece.
Ou seja, o Salonnare entrega a base exata; o teu programa de contabilidade ou o teu contabilista produz a partir dela a declaração e, se necessário, o Auditfile. Essa é a divisão de papéis honesta.
Além da exportação de transações, o Salonnare oferece um relatório de faturação por dia, semana, mês ou trimestre: faturação bruta, faturação por tratamento, por profissional e por método de pagamento. Útil para o teu contabilista, mas pelo menos tão valioso para a tua própria gestão. Explora os relatórios e dashboards para veres que resumos estão incluídos de série.
O que fazes tu e o que deixas ao contabilista?
Uma das maiores perdas de tempo e de dinheiro é misturar as tarefas entre ti e o teu contabilista. Torna explícita a divisão de papéis e manténs o controlo, pagando ao contabilista apenas onde ele acrescenta realmente valor.
O que fazes tu, diária e mensalmente. Fechar a caixa corretamente, garantir que cada tratamento e cada venda fica com a taxa de IVA certa, recolher e guardar faturas de compra e recibos, e fazer a tua exportação no fim de cada mês. É trabalho leve se o teu software registar quase tudo automaticamente - uma questão de minutos por dia em vez de um sábado perdido por trimestre.
O que deixas ao contabilista ou ao pacote de contabilidade. A declaração trimestral de IVA, o lançamento de custos e do IVA dedutível, o imposto sobre o rendimento, as contas anuais e o aconselhamento fiscal - por exemplo, se o regime para pequenas empresas te compensa. Se a tua faturação anual ficar abaixo de 20.000 €, a isenção para pequenas empresas permite-te optar por não cobrar IVA nem entregar declarações, mas também não podes recuperar o IVA das compras. Se isso é vantajoso depende da tua estrutura de custos; é precisamente uma pergunta para o teu contabilista.
O bom é que uma exportação de qualidade torna a segunda categoria mais barata. Quanto mais limpo e estruturado entregares, menos horas o teu contabilista passa a desembaraçar coisas - e mais baixa fica a tua fatura.
Custos e margem por tratamento
A administração não é só uma obrigação perante as Finanças; é também a tua informação de gestão. A pergunta-chave a que os teus números têm de responder: estou a ganhar o suficiente em cada tratamento e na revenda?
Para os teus tratamentos, calculas o preço de custo a partir de três componentes: consumo de produto (quanto sérum, máscara ou cera vai para uma limpeza de pele?), tempo de trabalho (quantos minutos teus ou do teu profissional) e uma parte dos teus custos fixos (renda, energia, software). Subtrai esse preço de custo à tua tarifa e vês a tua margem real por tratamento - não uma intuição, mas um número.
Os salões que fazem isto descobrem muitas vezes que um tratamento popular com muito consumo de produto rende menos do que um simples e rápido.
Na revenda, a conta é mais direta: preço de venda menos preço de compra é a tua margem bruta. Guarda o preço de compra e o preço de venda de cada produto e sabes que produtos funcionam e quais apenas ocupam espaço na prateleira.
No Salonnare, o módulo de stock liga o consumo de produto e as vendas à tua faturação, e os relatórios mostram a faturação por tratamento e por profissional. Assim constróis ao longo dos meses uma imagem honesta de onde vem realmente o teu dinheiro - a base para melhores tarifas e um menu de tratamentos mais inteligente. Estes números são também exatamente aquilo de que precisas quando pensas em contratar um profissional ou alugar uma segunda cadeira.
Em que reparar num software de administração
Nem todas as ferramentas que prometem "contabilidade" servem para um salão de estética. Na escolha, repara nestes pontos.
IVA correto de origem. O software consegue definir a taxa certa por tratamento e por produto e dividir automaticamente recibos mistos (tratamento a 21% mais revenda a 21%, ou um salão misto com 9% e 21%)? Se não, o risco de erro passa para ti.
Uma exportação estruturada. A ferramenta entrega uma exportação ao nível da transação que o teu contabilista consiga importar - de preferência com formatos prontos para o Exact Online ou o Moneybird? Uma exportação com um clique poupa horas ao teu contabilista.
Conservação e privacidade. A autoridade fiscal neerlandesa aplica uma obrigação de conservação de 7 anos à tua administração. Os dados de clientes e as notas de saúde (alergias, problemas de pele) também estão abrangidos pelo RGPD. O Salonnare guarda essas notas de saúde num cofre encriptado (AES-256) com acesso por profissional (RBAC), e os teus dados ficam alojados em servidores na UE.
Custos previsíveis. Um preço mensal fixo sem comissão de marketplace por marcação torna os teus custos planeáveis - ao contrário das plataformas que cobram uma comissão por marcação. Aplica-se apenas uma taxa de plataforma de 0,5% (mín. 0,30 €) por cada pagamento online ou com cartão. Com o Salonnare começas no plano gratuito para sempre (0 € para 1 profissional e 50 marcações por mês); acima disso, o Starter custa 29 € e o Pro 59 € por mês.
A tua própria conta de recebimento e suporte em várias línguas. Os teus pagamentos chegam diretamente à tua conta através de iDEAL/Mollie e Stripe, e a app funciona em 9 línguas - útil se trabalhas com uma equipa ou clientes internacionais. Ainda tens dúvidas? Lê mais sobre software para o teu salão de estética.
Conclusão: mantém a base sólida e delega o resto
A administração de um salão de estética não é matemática avançada, mas é uma questão de disciplina e da divisão de papéis certa. Garante que a tua caixa regista cada transação por completo, que o IVA é dividido automaticamente de forma correta (21% nos tratamentos e na revenda, 9% apenas para serviços de cabeleireiro) e que fazes uma exportação limpa todos os meses. Essa é a base que manténs tu em ordem.
O resto - a declaração de IVA, as contas anuais e o Auditfile em caso de inspeção - deixas ao teu contabilista ou ao pacote de contabilidade, alimentados precisamente por essa exportação exata. Assim pagas apenas pelo trabalho que realmente importa e manténs tu o controlo dos teus números.
O Salonnare entrega essa base: uma caixa com divisão automática do IVA, relatórios de faturação, stock, fichas de clientes seguras face ao RGPD e uma exportação estruturada para a contabilidade - num só sistema, por um preço mensal fixo sem comissão de marketplace por marcação (apenas uma taxa de plataforma de 0,5%, mín. 0,30 €, por pagamento). Começa hoje grátis em salonnare.com/pt/free, sem cartão de crédito; relatórios, stock e exportação para a contabilidade estão no Starter (29 €).
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Começar grátisPerguntas frequentes
Que taxa de IVA se aplica a um salão de estética?
Nos Países Baixos, os tratamentos de estética (limpezas de pele, cuidados de rosto, depilação com cera, maquilhagem, manicure, pedicure) estão sujeitos à taxa normal de IVA de 21%, tal como os produtos de revenda que vendes. A taxa reduzida de 9% existe no setor dos cabeleireiros; num salão de estética só se aplica se também ofereceres serviços de cabeleireiro propriamente ditos. Alguns tratamentos médico-estéticos podem estar isentos de IVA - em caso de dúvida, pede ao teu contabilista que verifique.
Preciso de um programa de contabilidade à parte do meu software de salão?
Não necessariamente. Se o teu sistema de caixa divide corretamente o IVA e entrega uma exportação estruturada, a base da tua administração está em ordem. Para a declaração de IVA, as contas anuais e o aconselhamento fiscal usas um pacote de contabilidade (como o Moneybird, o e-Boekhouden ou o Exact Online) ou o teu contabilista. O Salonnare não substitui um pacote de contabilidade completo, mas entrega a exportação de base exata a partir da qual o teu contabilista pode trabalhar.
Durante quanto tempo tenho de guardar a documentação do meu salão de estética?
A autoridade fiscal neerlandesa aplica uma obrigação de conservação de 7 anos. Isto vale para os registos de caixa, faturas de compra, extratos bancários e contratos. Os registos digitais num software de salão tornam o arquivo mais simples do que recibos em papel - desde que o sistema ofereça uma função de exportação, podes sempre criar um arquivo.
Posso gerar o Auditfile para a autoridade fiscal a partir do Salonnare?
Na prática, o Auditfile Financieel formal (XAF) é gerado a partir de um pacote de contabilidade completo. O Salonnare fornece os dados de origem estruturados - por transação, com data, valor sem IVA, valor do IVA, taxa de IVA e método de pagamento, mais exportações prontas para o Exact Online e o Moneybird. O teu contabilista produz a partir daí a declaração e, se a autoridade fiscal o pedir, o Auditfile.
Como calculo a minha margem por tratamento?
Calcula o preço de custo a partir de três partes: o consumo de produto do tratamento, o tempo de trabalho e uma parte dos teus custos fixos. Subtrai esse preço de custo à tua tarifa e fica a tua margem. O Salonnare liga o consumo de produto e as vendas à tua faturação e mostra nos relatórios a faturação por tratamento e por profissional, para construíres ao longo dos meses uma imagem honesta do que cada tratamento rende realmente.