Software para cabeleireiros para pequenos empresários: o mínimo de que precisas e como mudar
Estás a acabar o último corte do dia quando o telemóvel vibra outra vez: duas mensagens a pedir marcação e alguém que quer mudar o horário de amanhã. Meia hora depois de fechares ainda estás a escrever. Para muitos salões pequenos, a semana é simplesmente assim. O software resolve isto, mas a maioria das comparações é escrita para salões com oito cadeiras e uma rececionista. Este artigo olha para o outro extremo: uma ou duas cadeiras, muito pouco tempo livre e nenhuma vontade de uma subscrição que cresce com a tua faturação em vez de crescer com as tuas necessidades. Vais ler que funcionalidades precisas realmente, quais podes ignorar com segurança por agora, onde estão os custos escondidos e como mudar em três passos sem voltar a escrever a tua lista de clientes.
O que um salão pequeno precisa realmente, e o que podes deixar para depois
Quando trabalhas sozinha ou com uma colega, o teste é simples: uma funcionalidade poupa-te tempo esta semana, ou só daqui a três anos? Há quatro coisas que merecem esse primeiro lugar.
Uma agenda onde as clientes marcam sozinhas. Não apenas uma cópia digital da tua agenda de papel, mas uma página de marcações que pões no teu próprio site ou na bio do Instagram. Todo o sentido do software de marcações é que parte das tuas chamadas e mensagens desaparece sozinha, porque as pessoas escolhem um horário do sofá às nove da noite. Vê como é a gestão de marcações na prática.
Lembretes automáticos. Uma marcação esquecida num salão de duas cadeiras é um buraco de 45 minutos que não vais voltar a preencher. Um lembrete automático por email na véspera leva cinco minutos a configurar uma vez e nada depois disso.
Uma ficha de cliente com histórico. Fórmulas de cor, alergias, o que foi feito da última vez. Sem isso continuas dependente da tua memória e de notas soltas.
Uma caixa que divide o IVA corretamente. Mais sobre isso abaixo, porque é o ponto que os pequenos empresários mais subestimam.
O que podes deixar tranquilamente de lado no início: escalas de pessoal, cálculo de comissões por cabeleireira e previsões detalhadas de stock. Ajuda se o pacote as oferecer, para não teres de mudar outra vez mais tarde, mas não deixes que decidam a escolha de hoje.
Caixa e IVA: o trabalho que te custa horas todos os meses sem dares por isso
Para um salão pequeno, a maior poupança de tempo raramente está na agenda em si, mas na administração à volta dela. Vendes tratamentos a uma taxa de IVA e produtos que nem sempre estão sujeitos à mesma, e tens numerário, cartão e um ou outro vale-oferta na mesma gaveta. Arrumar isso à mão no fim do mês custa-te uma noite, todas as vezes.
Uma caixa que lança logo cada recibo na taxa de IVA certa elimina o trabalho na origem. No fim do mês exportas a tua faturação e o IVA como ficheiro e envias ao teu contabilista ou carregas no teu programa de contabilidade. Repara na diferença: isto é uma exportação, não uma integração em tempo real que escreve sozinha na tua contabilidade. Para a maioria dos salões pequenos chega perfeitamente, e poupa-te as taxas de ligação que uma integração em tempo real costuma ter.
Se também vendes champô e produtos de styling, há mais uma coisa. Na maioria dos países europeus, um comerciante tem de manter registos a partir dos quais se possa apurar a situação do stock, e o código fiscal neerlandês torna isso explícito no artigo 52 da Lei Geral Tributária. Um software que desconta automaticamente as vendas do stock resolve isso sem qualquer esforço da tua parte.
Olha para o modelo de receita, não só para o preço
Dois pacotes que anunciam ambos "a partir de zero" podem diferir centenas de euros ao fim de um ano. A diferença está na forma como o fornecedor ganha dinheiro. Em termos gerais há dois modelos: uma mensalidade fixa, ou uma percentagem por marcação ou por cliente nova. O segundo parece gratuito no início e fica mais caro quanto melhor te corre.
Faz uma vez as contas com os teus próprios números. Imagina que uma plataforma cobra 20 por cento sobre um tratamento de 45 euros: são 9 euros por marcação. Com cinco destas por semana perdes quase 2.400 euros por ano, precisamente nos meses em que o negócio corre bem. Uma mensalidade fixa não acompanha isso. Ao comparar, segue uma checklist para escolher software de gestão e faz as mesmas três perguntas a cada pacote: quanto custa por mês, quanto é retido por transação e o que acontece a essa percentagem quando eu crescer?
Verifica também onde vai parar o dinheiro. Com a Salonnare ligas a tua própria conta Mollie ou Stripe, por isso os pagamentos online e o iDEAL chegam diretamente à tua própria conta bancária. Pagas a taxa de transação habitual a esse fornecedor de pagamentos e, por cima, apenas uma taxa de plataforma de 0,5% (mín. 0,30 €) por pagamento à Salonnare, sem comissão por marcação. Também torna a tua faturação mais fácil de acompanhar, porque não há um ciclo de pagamentos de um intermediário pelo meio.
Da agenda de papel às marcações online em três passos
A mudança em si é normalmente uma manhã calma e não uma semana de projeto. Três passos chegam.
Passo 1: põe os teus dados lá dentro sem voltar a escrever. Descarrega um modelo CSV para clientes, serviços, produtos ou marcações, preenche-o no Excel ou no Numbers e volta a carregá-lo. Vês uma pré-visualização exata do que vai ser criado antes de qualquer coisa ser gravada, por isso uma coluna trocada não te estraga a base de dados. Guarda a agenda antiga durante algumas semanas como referência.
Passo 2: torna a tua disponibilidade visível. Define o teu horário de funcionamento e a duração de cada tratamento e depois põe a página de marcações no teu próprio site ou na bio do Instagram e do Facebook. Liga o teu Perfil da Empresa no Google e as pessoas podem marcar diretamente a partir dos resultados de pesquisa e do Maps, que é precisamente o momento em que alguém pensa num corte de cabelo.
Passo 3: liga o teu fornecedor de pagamentos. Com uma conta Mollie ou Stripe podes pedir um sinal em tratamentos longos ou caros. É o travão mais eficaz contra faltas que existe: quem pagou dez euros antecipadamente ou aparece ou telefona a cancelar.
Para começar não precisas de mais do que isso. Para o mercado neerlandês em concreto, a associação do setor ANKO publica material sobre gerir um cabeleireiro como negócio, dos preços às condições de trabalho.
Privacidade, direitos de acesso e quanto custa
No momento em que anotas que uma cliente é alérgica a uma determinada tinta, ou que há um problema no couro cabeludo ou uma gravidez, estás a registar dados de saúde. São dados pessoais de categoria especial ao abrigo do artigo 9.º do RGPD, com requisitos mais rigorosos do que um nome e um número de telefone. Na Salonnare essas notas ficam num cofre encriptado à parte, separado das tuas notas normais de clientes, e todos os dados estão em servidores dentro da UE.
Se mais tarde contratares alguém ou alugares uma cadeira, decides por profissional que partes ficam visíveis. Alguém pode gerir a agenda sem ver os números da faturação nem as notas de saúde. É útil ter isso já preparado, mesmo que hoje ainda trabalhes sozinha.
Os preços são simples: o Free custa 0 euros por mês para um profissional e 50 marcações por mês, o Starter custa 29 euros por mês e o Pro 59 euros por mês. Nenhum dos três cobra uma percentagem da tua faturação - apenas uma taxa de plataforma de 0,5% (mín. 0,30 €) por pagamento online ou com cartão. Vê os preços completos para saberes o que cada plano inclui. A app funciona em nove idiomas e no telemóvel, por isso consegues verificar algo rapidamente entre duas clientes.
Queres simplesmente experimentar com os teus próprios serviços e preços? Começa grátis com a Salonnare e põe a tua página de marcações online hoje à noite. Sem cartão de crédito, e o plano gratuito continua gratuito.
Perguntas frequentes
A Salonnare é mesmo gratuita para um pequeno cabeleireiro?
Sim. O plano Free custa 0 euros por mês e cobre um profissional com até 50 marcações por mês. Não precisas de cartão de crédito para começar e o plano não expira depois de um período de teste. Se chegares ao limite de 50 marcações, passas para o Starter a 29 euros ou o Pro a 59 euros por mês.
Posso transferir a minha lista de clientes atual sem voltar a escrever tudo?
Podes, através de uma importação CSV. Descarrega um modelo para clientes, serviços, produtos ou marcações, preenche-o no teu programa de folhas de cálculo e carrega o ficheiro. Antes de qualquer coisa ser gravada vês uma pré-visualização exata do que vai ser criado, por isso ainda podes corrigir uma coluna mal preenchida.
Pago comissão sobre marcações ou pagamentos por iDEAL?
Não sobre as marcações; sobre os pagamentos online há uma pequena taxa de plataforma. Ligas a tua própria conta Mollie ou Stripe, por isso os pagamentos chegam diretamente à tua própria conta bancária. Pagas a taxa de transação habitual a esse fornecedor de pagamentos. A Salonnare não acrescenta nenhuma percentagem por marcação nem por cliente nova; para além do preço mensal fixo do teu plano há apenas a sua taxa de plataforma de 0,5% (mín. 0,30 €) por pagamento online ou com cartão.
E o RGPD, se eu registar as alergias das clientes?
Alergias, medicação e problemas de pele são dados de saúde e estão abrangidos pelo artigo 9.º do RGPD. A Salonnare guarda-os num cofre encriptado à parte, separado das notas normais de clientes, e decides por profissional quem os pode ver. Todos os dados ficam em servidores dentro da UE.