Sistema de marcações online para cabeleireiros: como poupar horas todas as semanas

Para onde vão realmente as tuas horas

Antes de automatizares o que quer que seja, ajuda saber exatamente o que estás a eliminar. Acompanha duas coisas durante uma semana: quantas vezes o telefone toca durante um tratamento, e quantas marcações podias ter feito fora do horário se alguém tivesse atendido. Esses dois números são a tua poupança real, e variam muito de salão para salão.

As interrupções custam mais do que as chamadas em si. Uma chamada de dois minutos raramente custa dois minutos: pousas a tesoura, o teu cliente fica à espera e depois tens de reencontrar o ritmo. Soma essas perturbações e, num dia movimentado, o total sobe depressa.

Um sistema de marcações online assume precisamente essa parte. Os clientes marcam sozinhos, quando lhes dá jeito, e as tuas mãos ficam livres. Para o planeamento diário em si usas a gestão de marcações, que junta num só sítio a tua agenda, os profissionais e as durações dos tratamentos.

A configuração que faz a diferença: tempo de pausa e duração

É aqui que está a maior poupança de tempo, e é o passo que mais vezes se salta. Para cada tratamento, não introduzas só a duração total: separa o tempo em que estás a trabalhar ativamente do tempo em que a cor ou a permanente estão a atuar. Se saltares isso, o sistema bloqueia o tempo de espera como ocupado e ofereces meia hora de agenda produtiva em cada coloração.

Bem dividido, o sistema consegue encaixar automaticamente um corte rápido nessa janela. Com algumas colorações por dia, é a diferença entre uma agenda que parece cheia e uma que está cheia.

A seguir, acrescenta os teus profissionais com o seu próprio horário de trabalho e as suas especialidades. Nem todos fazem balayage, e um sistema que sabe isso não vai oferecer aos clientes um horário que tens de mudar depois por telefone. Com controlo de acesso por função (RBAC) também decides quem vê o quê: um profissional trabalha na sua própria agenda, enquanto tu, como dono, geres os relatórios e as definições.

Do teu site à tua cadeira: o widget de marcações

Uma agenda a que só tu tens acesso não poupa nada. A ligação ao mundo exterior é o widget no teu próprio site, mais um botão de marcação no teu Perfil da Empresa no Google e na bio do Instagram e do Facebook. Sobretudo fora do horário, é essa a diferença entre uma marcação e uma oportunidade perdida.

Um estudo sobre tendências de agendamento online e gestão de clientes mostra que a comodidade no processo de marcação e a fidelização dos clientes andam de mãos dadas: quanto menos passos entre "quero uma marcação" e uma confirmação, menos pessoas desistem pelo caminho. Por isso mantém o formulário curto e pede apenas o que precisas realmente.

Se quiseres acertar no lado técnico do widget, lê o guia completo sobre widgets de marcações. Também explica como testar o widget antes de o pores online.

Apanhar as faltas: lembretes e sinais

Começa por calcular o teu próprio custo das faltas: pega no teu valor médio por visita e multiplica-o pelo número de vezes que uma cadeira fica vazia por mês. Esse número diz-te quão rigorosa tem de ser a tua política.

A primeira camada é a confirmação mais os lembretes automáticos por e-mail. Isso apanha os esquecidos, de longe o maior grupo. A segunda camada aplica-se só a tratamentos longos ou caros: um sinal. Através dos pagamentos online com iDEAL, Mollie ou Stripe, esse valor vai diretamente para a tua própria conta.

Este último ponto é uma diferença real face às plataformas de marcações que cobram comissão por marcação. Com uma mensalidade fixa, a tua subscrição não sobe quando tens mais trabalho; só a taxa de plataforma de 0,5% (mín. 0,30 €) por pagamento online acompanha, por isso a maior parte de um mês forte fica contigo.

Fichas de clientes: úteis e conformes ao RGPD

Assim que trabalhas em digital, o histórico de clientes vai-se acumulando sozinho. Que fórmula de cor usaste da última vez, quanto tempo leva realmente um tratamento para este cliente, quando veio pela última vez. Isso torna o teu planeamento mais preciso e poupa perguntas na cadeira. No CRM de clientes registas isto por cliente.

Há uma distinção que importa juridicamente. Dados sobre alergias, medicação, problemas de pele ou gravidez estão abrangidos pelo artigo 9.º do RGPD e não pertencem a um campo de notas comum. O Salonnare guarda-os num cofre encriptado à parte, acessível apenas aos profissionais a quem dás esse direito. Todos os dados ficam em servidores dentro da UE.

Não é uma formalidade: é precisamente o tipo de informação que o teu cliente confia que tratas com cuidado.

Quanto custa e quando se paga a si próprio

A forma como as pessoas marcam serviços mudou de vez nos últimos anos, uma mudança descrita como The Rise Of The Appointment Economy. Marcar sozinho, no momento que dá jeito, é hoje a norma para muitos clientes, também nos cabeleireiros.

As contas continuam simples. O Salonnare tem um plano gratuito para sempre para um profissional e até 50 marcações por mês, o Starter custa 29 € por mês e o Pro 59 € por mês. Sem comissão de marketplace: apenas uma taxa de plataforma de 0,5% (mín. 0,30 €) por pagamento, por isso os teus custos fixos ficam iguais à medida que a tua agenda se enche.

Põe os teus próprios números ao lado: com a maioria das tarifas de cabeleireiro, uma única falta evitada por mês já cobre folgadamente a assinatura. As horas que poupas em telefonemas e administração vêm por cima disso.

Queres experimentar tu mesmo? O plano gratuito do Salonnare é gratuito para sempre para um membro da equipa e 50 marcações por mês, com apenas uma taxa de plataforma de 0,5% (mín. 0,30 €) por pagamento. Podes começar grátis e subir para o Starter (29 euros) ou o Pro (59 euros) à medida que o teu salão cresce.

Perguntas frequentes