Otimizar o fluxo de trabalho do salão: da primeira marcação ao fecho da caixa, passo a passo

Onde é que o fluxo de trabalho de um salão falha realmente

O fluxo de trabalho de um salão é mais do que o tratamento na cadeira. É todo o percurso da cliente, e tem cinco elos: marcar, confirmar e lembrar, tratar com o conhecimento de fundo certo, receber o pagamento e a marcação seguinte. Otimizar o fluxo de trabalho do teu salão significa ligar esses elos para que a informação passe sozinha em vez de seres tu a voltar a escrevê-la. É esse o núcleo do que a gestão de processos de negócio recomenda: automatizar o trabalho repetitivo e eliminar as passagens onde os erros se infiltram.

O problema raramente está num único elo. Uma agenda de papel funciona bem, até ao momento em que a tens de pôr ao lado do rolo da caixa para descobrir quanto alguém pagou da última vez. O atrito está entre os passos. Três sítios onde isso custa dinheiro:

- O telefone a tocar a meio de um tratamento. Tens as mãos no cabelo de alguém. Uma cliente que não consegue marcar no momento em que pensa nisso muitas vezes acaba por não marcar. - Voltar a escrever entre sistemas. A marcação na agenda, os dados da cliente num caderno, a receita num livro de caixa. Cada mudança é uma oportunidade para esquecer alguma coisa. - O buraco no teu dia. Uma falta de quarenta e cinco minutos não se preenche numa quinta-feira à tarde.

Com um fluxo de trabalho otimizado passas a agir de forma proativa em vez de reativa. O teu sistema continua a trabalhar enquanto estás com uma cliente, ou enquanto estás de folga.

Passos 1 e 2: deixa as clientes marcar sozinhas e lembra-as automaticamente

O primeiro passo é abrir a tua agenda. Uma página de marcações no teu próprio site, na bio do Instagram e ligada ao teu Perfil de Empresa no Google faz com que as pessoas reservem um horário à noite no sofá sem o teu telefone tocar. A tua disponibilidade, a duração de cada tratamento e as tuas pausas configuram-se uma vez e, a partir daí, tudo corre sozinho. É assim que reorganizas a tua semana de trabalho em torno de tratar em vez de agendar. Podes ver como isso funciona na prática em gestão de marcações.

O segundo passo é a confirmação e o lembrete. A cliente recebe uma confirmação logo após marcar e um lembrete por email no dia anterior. É a defesa mais barata que existe contra as faltas: configuras uma vez e nunca mais pensas nisso.

Se as pessoas continuarem a faltar a tratamentos longos ou caros, um sinal é o travão seguinte. Ligas a tua própria conta Mollie ou Stripe, para que os pagamentos caiam diretamente na tua conta bancária. Pagas as taxas de transação habituais desse fornecedor e, por cima, apenas uma taxa de plataforma de 0,5% (mín. 0,30 €) por pagamento ao Salonnare, sem comissão por marcação.

Passos 3 e 4: da ficha de cliente ao pagamento sem voltar a escrever

Este é o ganho que a maioria dos salões subestima. Quando a marcação e a ficha de cliente estão ligadas, ao abrir a marcação vês a fórmula de coloração da última vez, a alergia que tens de ter em conta e o que ficou combinado. Nada de remexer numa gaveta de fichas de tratamento. O que deve constar dela e como a configurar de acordo com o RGPD está explicado no guia de software de fichas de clientes.

O pagamento fecha a cadeia. Uma caixa que trata corretamente as tuas taxas de IVA regista cada talão à taxa certa e retira do stock os produtos vendidos. No fim do mês exportas o teu resumo de faturação e de IVA e envias ao teu contabilista, ou carregas no Moneybird ou no e-Boekhouden. Repara na diferença: trata-se de uma exportação, não de uma ligação em tempo real que escreve sozinha na tua contabilidade. Para a maioria dos salões isso chega perfeitamente, e poupa as taxas de integração que uma ligação em tempo real costuma ter.

Se quiseres saber o que procurar nessa caixa, o guia para escolher um sistema POS percorre os critérios.

Passo 5: o seguimento que enche a tua agenda sem escreveres nada

O último elo é o que mais vezes se salta, e é o que mais rende. Uma cliente que sai satisfeita é, nesse preciso momento, a mais fácil de voltar a marcar.

Configura uma mensagem que sai automaticamente algumas semanas depois da visita, ajustada ao tratamento: mais cedo depois de uma coloração do que depois de um corte. Em paralelo, podes enviar um pedido de avaliação e uma mensagem de aniversário. São mensagens que escreves uma vez e que continuam a funcionar depois.

Assim, a tua agenda é preenchida pelas clientes que já tens e não por gastos em publicidade. E como as confirmações, os lembretes e os seguimentos saem todos do mesmo sistema, o tom mantém-se coerente e nenhum elo fica em falta.

Quanto custa e como começar pelo pequeno

Não precisas de construir isto num único fim de semana. A ordem deste artigo é também a ordem para o pores em prática: primeiro as marcações online, depois os lembretes, depois a ficha de cliente, depois a caixa e depois o seguimento. Cada passo poupa tempo por si só.

Ao comparares software, olha com atenção para o modelo de negócio. Uma percentagem por marcação parece barata no início e fica mais cara quanto melhor te corre. O Salonnare cobra um preço mensal fixo: o Free custa 0 € por mês para um profissional e 50 marcações por mês, o Starter custa 29 € e o Pro 59 €. Em nenhum dos três há uma percentagem da tua faturação - apenas uma taxa de plataforma de 0,5% (mín. 0,30 €) por pagamento online ou com cartão.

À medida que a tua equipa cresce, decides por profissional o que fica visível. Alguém pode gerir a agenda sem ver os números da faturação nem as notas de saúde. Essas notas de saúde ficam num cofre encriptado à parte, ao abrigo do artigo 9.º do RGPD, em servidores dentro da UE. A app funciona em nove línguas e corre no teu telemóvel, para poderes consultar algo entre duas clientes.

Queres ver como fica a tua própria semana quando a agenda se enche sozinha? Começa grátis com o Salonnare e põe a tua página de marcações online hoje à noite. Não precisas de cartão de crédito, e o plano gratuito continua gratuito.

Perguntas frequentes