Mudar de software de salão: como migrar os teus dados sem perder nada

Quando é que uma mudança compensa de facto

Uma mudança vai custar-te sempre um dia de trabalho. Por isso a pergunta não é se dá trabalho, mas se esse trabalho compensa. Faz essa conta uma vez antes de começares.

O item maior é normalmente o modelo de preços. Pagas uma mensalidade fixa, ou o teu fornecedor fica com uma percentagem das marcações que chegam através da plataforma dele? Com um modelo de comissão, os custos do teu software crescem com a tua faturação: quanto melhor o mês, mais entregas. Com uma mensalidade fixa, esse custo mantém-se igual enquanto a tua agenda enche. Vai buscar as tuas três últimas faturas e soma a comissão que foi descontada. Esse valor é o teu ganho anual com a mudança, antes sequer de olhares para funcionalidades.

Há também sinais que nada têm a ver com dinheiro. Não consegues pôr um widget de marcações no teu próprio site. Os dados das tuas clientes estão fora da UE. Não consegues controlar por profissional quem vê que fichas. Ou simplesmente não consegues tirar os teus próprios dados num formato utilizável, o que só por si é razão suficiente para sair.

Se ainda não sabes para onde vais, começa pela escolha e não pela migração. O guia sobre como comparar software de salão explica como pôr os fornecedores lado a lado de forma justa quanto ao modelo de preços, a uma caixa conforme as regras do IVA e ao RGPD.

Passo 1: faz o inventário do que vai contigo e do que fica para trás

As migrações raramente falham na tecnologia. Falham porque alguém descobre depois que as fórmulas de cor estavam num campo de texto livre. Por isso, faz uma lista antes de exportares o que quer que seja.

Divide os teus dados em três montes. O primeiro tem aquilo sem o qual não consegues trabalhar: nomes, contactos, consentimento para marketing, próximas marcações e o histórico de tratamentos de que dependes na cadeira. O segundo tem o que é útil mas reproduzível: níveis de stock, linhas de vendas antigas, listas de serviços que queres refazer de qualquer forma. O terceiro tem o que deixas deliberadamente para trás, e é maior do que pensas. Clientes que não vêm há cinco anos não precisam de vir contigo, e ao abrigo do RGPD também não podes guardar dados pessoais mais tempo do que o necessário. Uma migração é o momento natural para arrumar a casa.

Para tudo o resto, faz as perguntas que devias fazer antes de qualquer mudança de software. O Forbes Technology Council enumera essas perguntas: o que resolve o novo sistema que o antigo não consegue, quem na tua equipa é afetado e o que acontece se a mudança desiludir. Esta última é a mais importante: guarda uma exportação completa do teu sistema antigo, mesmo depois de teres mudado.

O sítio onde esses registos vão parar determina quanto vale o teu inventário. Na gestão de clientes registas contactos, histórico e notas por cliente, para que a informação do teu sistema antigo tenha uma casa em vez de ficar num ficheiro solto.

Passo 2: exporta os teus dados e mantém os registos de saúde à parte

Pede ao teu fornecedor atual uma exportação em CSV ou Excel. Tens direito a ela: ao abrigo do RGPD podes receber os teus dados pessoais num formato de uso corrente. Se te recusarem, ou te derem só um PDF, faz o pedido por escrito e repete-o. Um PDF não é uma exportação utilizável.

Depois verifica tu mesma o ficheiro antes de importares. A migração de dados costuma correr mal em pormenores aborrecidos: formatos de data que trocam, números de telefone que perdem o zero inicial, clientes duplicadas guardadas com duas grafias. Percorre uma amostra de vinte linhas e compara-as com o que vês no sistema antigo. Se aí nada parecer estranho, é pouco provável que o resto esteja torto.

Há uma categoria que merece tratamento à parte. Notas sobre alergias, medicação, problemas de pele ou gravidez são dados pessoais de categoria especial ao abrigo do artigo 9.º do RGPD. Não pertencem a um campo de notas comum, e muito menos a uma folha de cálculo solta no teu ambiente de trabalho. A Salonnare guarda-os num cofre encriptado à parte, em que decides por profissional quem tem acesso. Se esses dados estiverem misturados nas notas gerais da tua exportação antiga, retira-os e introdu-los à parte. Se trabalhas com formulários de anamnese, essa informação vai logo desde o início para o sítio certo.

Por fim, apaga os ficheiros intermédios quando a importação estiver confirmada. Uma exportação com toda a tua lista de clientes é exatamente o tipo de ficheiro que fica anos esquecido numa pen USB.

Passo 3: escolhe o momento e deixa os sistemas sobrepor-se

Não entres em funcionamento num sábado de manhã. Escolhe um dia em que estás fechada ou uma segunda-feira calma, e planeia a mudança de forma a haver pelo menos uma semana entre o arranque e um período de muito movimento.

Não canceles a subscrição antiga até o novo sistema estar a funcionar. Um mês de sobreposição custa-te uma subscrição em duplicado, o que é insignificante comparado com descobrires a meio que faltam dados e já não lhes consegues chegar. Já agora, repara no prazo de pré-aviso do teu fornecedor atual: às vezes um mês, às vezes um trimestre, e muitas vezes contado a partir do fim de um período de contrato.

Durante a sobreposição, faz uma vez as tuas rotinas principais de ponta a ponta. Marca uma marcação de teste através do teu próprio widget de marcações, regista uma venda de teste na caixa, envia a ti mesma um email de confirmação e verifica se o IVA no recibo está correto. Fá-lo nos dispositivos que realmente usas, ou seja, também no tablet da receção e no teu telemóvel.

Se na mesma altura estás a deixar uma agenda em papel ou independente, os passos em agenda digital para salões são um complemento útil: explicam como configurar serviços, durações e disponibilidade antes de chegar a primeira marcação online.

Passo 4: leva a tua equipa e as tuas clientes contigo

Uma migração tecnicamente correta pode mesmo assim encravar no dia a dia. Por isso, marca meia hora com a tua equipa antes de entrares em funcionamento e põe toda a gente a fazer pelo menos uma vez as ações de que precisa diariamente: marcar uma marcação, procurar uma cliente, registar uma venda.

Define logo bem as permissões. Nem todas as pessoas da equipa precisam de ver relatórios de faturação ou notas de saúde. Permissões por função dão a cada pessoa exatamente o que encaixa no seu trabalho, o que traz tranquilidade e é também uma exigência do RGPD: o acesso a dados de categoria especial deve limitar-se a quem precisa deles.

As tuas clientes só notam realmente uma coisa numa boa migração, que é a nova forma de marcar. Anuncia-a como uma melhoria e não como uma mudança: agora podem escolher sozinhas uma hora online, inclusive fora do horário de funcionamento, e recebem uma confirmação por email. Põe logo o novo link de marcação no teu Perfil da Empresa no Google e na bio do Instagram e do Facebook, porque são esses os sítios onde o link antigo fica esquecido durante meses.

Ativa os lembretes automáticos na mesma semana. Clientes que acabaram de se habituar a um novo ambiente de marcações andam um pouco mais esquecidas do que o costume, e um lembrete antecipado apanha exatamente esse grupo.

O que custa a mudança e o que te devolve

O custo da mudança é pontual e gerível: um dia de configuração, um mês de sobreposição e algum tempo para a tua equipa. O retorno é estrutural, e está sobretudo no modelo de preços.

A Salonnare tem um plano gratuito para sempre para um profissional e até 50 marcações por mês. Acima disso, o Starter custa 29 € por mês e o Pro 59 € por mês. Não é cobrada nenhuma comissão de marketplace (apenas uma taxa de plataforma de 0,5%, mín. 0,30 €, por pagamento), por isso os teus custos fixos mantêm-se iguais enquanto a tua agenda enche. É exatamente a diferença que calculaste no passo 1.

Os pagamentos passam pela tua própria conta Mollie ou Stripe, por isso iDEAL, pagamentos com cartão e sinais chegam diretamente à tua própria conta bancária sem intermediário externo, à parte da própria taxa de plataforma da Salonnare de 0,5% (mín. 0,30 €) por pagamento. Como configurar isso está explicado em pagamentos online. Para a tua contabilidade recebes ficheiros de exportação compatíveis com programas como o Moneybird e o e-Boekhouden. É uma exportação e não uma integração em tempo real, mas poupa-te a passar talões à mão e evita erros na tua declaração de IVA.

O resto simplesmente está lá: uma caixa que calcula as taxas de IVA neerlandesas, gestão de stock, dados em servidores dentro da UE, uma interface em nove idiomas e início de sessão com Google, Microsoft, Apple ou Facebook.

Queres experimentar a mudança primeiro sem riscos? Podes começar grátis com a Salonnare, importar os teus dados e só passar para o Starter ou o Pro quando o teu salão o pedir.

Perguntas frequentes sobre mudar de software de salão