Uma lista de espera para o teu salão: volta a preencher um horário cancelado sem marcações duplicadas
Uma agenda cheia é ótima, até alguém cancelar e a cliente que queria vir mais cedo já não estar no teu radar. Com uma lista de espera registas quem quer um horário, em que dias e para que tratamento, e sabes logo quem encaixa quando há um cancelamento. Abaixo lês como configurá-la, o que o Salonnare faz automaticamente e o que rende um horário preenchido de novo, calculado passo a passo.
O que é uma lista de espera no salão e o que não é?
Uma lista de espera guarda o desejo de uma cliente para um momento que agora está ocupado. Uma inscrição não é uma marcação: a cliente está na fila e só quando um horário é confirmado aparece algo na agenda. As clientes podem inscrever-se na página de marcações online, ou inscreves-as tu quando alguém telefona ou pergunta na cadeira se vai vagar alguma coisa.
Assim, os pedidos soltos deixam de ficar na tua cabeça, num caderno ou em conversas de WhatsApp. Está tudo num só sítio, ao lado da tua gestão de marcações.
Que preferências registas?
Em cada inscrição escolhes a cliente e o tratamento. Se ela quiser mais do que um tratamento, junta-os; vês quanto duram no total. Depois registas o momento pretendido de uma de duas formas:
- Datas concretas: uma ou várias datas (dez no máximo), com hora de início e de fim, se quiseres. Deixa as horas vazias se a cliente puder o dia todo. - Dias fixos por semana: por exemplo todas as terças e quintas, com um intervalo de horas e, se quiseres, um período de validade.
Escreve na nota se ela prefere uma profissional em concreto, para o veres quando ofereces um horário. Recolhe apenas o necessário para oferecer um horário: nome, contactos, tratamento e horas preferidas. Os dados de saúde não pertencem a uma nota normal (RGPD, artigo 9.º).
O que acontece quando uma marcação cai?
Quando uma marcação é cancelada, por ti, pela cliente ou através do Google, o Salonnare verifica quem encaixa na lista de espera. Uma cliente encaixa se:
- pelo menos um dos tratamentos que queria estava na marcação cancelada; - a data coincide ou, nos dias fixos, o dia da semana; - todos os seus tratamentos juntos cabem no tempo libertado, dentro do seu próprio intervalo.
Se encaixarem várias clientes, a que espera há mais tempo recebe um e-mail e a sua inscrição passa ao estado notificada. Também podes atribuir tu um horário: escolhes um dia no calendário (verde, muito espaço; laranja, poucos horários; vermelho, cheio) e uma hora de início livre. As horas têm em conta a marcação inteira, por isso não é possível marcar em duplicado.
A opção de contacto abre uma conversa de WhatsApp, útil para um horário de última hora. Recusar fecha a inscrição e avisa a cliente por e-mail de que caducou; eliminar remove-a sem e-mail. Se não quiseres o e-mail automático, desativa-o nos modelos de e-mail.
Exemplo de cálculo: o que rende um horário preenchido de novo?
Imagina que é cancelado um tratamento de 60 minutos (60 €) e a tua agenda fica com 90 minutos livres, das 13:30 às 15:00.
1. A cliente A está na lista de espera para um tratamento de 60 minutos nesse dia. Cabe nos 90 minutos, por isso recebe o e-mail. 2. A cliente B quer dois tratamentos que, juntos, duram 100 minutos. Não cabem em 90 minutos, por isso não recebe esta mensagem. 3. A cliente A marca o horário. Rende 60 € em vez de 0 €.
Se isto acontecer três vezes por mês, são 3 × 60 € = 180 € por mês, ou seja, 12 × 180 € = 2.160 € por ano de faturação que de outro modo se teria perdido. Se a cliente pagar online ou com cartão, é descontado 0,5 % com um mínimo de 0,30 €: 0,5 % × 60 € = 0,30 € por tratamento. Para comparar: o Free custa 0 €, o Starter 9,99 € e o Pro 14,99 € por mês; as funções de cada plano estão na página de preços. É um exemplo de cálculo com pressupostos, não uma promessa para o teu salão.
Uma forma de trabalhar que a tua equipa aguenta
Combinem quem trata da lista de espera e em quanto tempo uma cliente deve responder. Quando vaga um horário, confirma que o tempo chega para o tratamento, que a profissional certa está presente e que a cliente pode. Atualiza o estado depois de cada contacto, para uma colega ver o que aconteceu. E diz sempre às clientes que a inscrição ainda não é uma marcação.
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Começa grátisPerguntas frequentes
Uma inscrição na lista de espera é uma marcação?
Não. A cliente aguarda um horário. Só quando é criada uma marcação ou a cliente confirma uma marcação provisória é que a reserva aparece na tua agenda e a inscrição é encerrada.
Quem é avisada primeiro quando vaga um horário?
Das clientes que encaixam em tratamento, data e intervalo de horas, a que espera há mais tempo. Se vagarem dois horários seguidos, o segundo vai para a cliente seguinte na fila.
Pode uma cliente inscrever-se sozinha?
Sim, na página de marcações online. Também podes inscrever tu as clientes, por exemplo depois de um telefonema. Uma inscrição é um desejo, não uma marcação.
Como manter uma lista de espera sem Excel nem WhatsApp?
Usa a lista de espera do teu software de salão, ao lado da agenda e da ficha de clientes. Vês por cliente o tratamento, os dias preferidos e o estado, e uma colega pode assumir sem procurar em ficheiros ou conversas.