Lembretes automáticos de marcação por WhatsApp: como reduzir as faltas no salão
Uma cadeira vazia porque alguém simplesmente se esqueceu é a forma mais frustrante de perder faturação. O tempo estava reservado, recusaste a cliente que podias ter atendido e não recebeste nada em troca. Enviar mensagens à mão resolve isso no papel, mas na prática nunca tens tempo. Preferes dedicar-te ao teu ofício do que andar agarrada ao telemóvel. É exatamente aí que um lembrete automático mostra o seu valor: sai quer estejas a meio de uma coloração, quer estejas de folga. Este artigo é especificamente sobre o WhatsApp como canal. Vais ler porque é que se comporta de forma diferente do email para lembretes, quando enviar, como é uma boa formulação e como combinar o lembrete com um sinal para que um cancelamento deixe de te custar dinheiro. Convém saber desde já: a Salonnare envia os lembretes automáticos por email, não pelo WhatsApp.
Porque é que o WhatsApp funciona de forma diferente do email para lembretes
O email e o WhatsApp não fazem o mesmo trabalho. O email é excelente para a confirmação logo após a marcação e para uma fatura: cabe muita informação e a cliente consegue encontrá-lo mais tarde. Mas para a verificação final, 24 horas antes do tratamento, o email fica muitas vezes aquém. As pessoas abrem a app de mensagens muito mais vezes do que a caixa de correio, e um email de confirmação pode acabar no meio das promoções.
Uma mensagem de WhatsApp chega onde a pessoa já está a olhar o dia todo. É essa a questão: não queres um canal a mais, queres o canal onde a mensagem é efetivamente lida. O software de marcações moderno permite-te também combinar os dois - confirmação por email, lembrete por WhatsApp.
Há uma segunda diferença. Quase ninguém responde a um email. A uma mensagem de WhatsApp as pessoas respondem. Se uma cliente não puder vir, ficas a saber na véspera em vez de não saberes de todo. Isso dá-te 24 horas para preencher o buraco, o que normalmente chega. Tens curiosidade em saber como o mesmo princípio funciona por SMS? Escrevemos um guia à parte sobre a confirmação de marcações por SMS.
O momento certo: 24 a 48 horas antes
O momento decide quanto vale o teu lembrete. Envia cedo demais e a cliente já se esqueceu outra vez quando chega o dia. Envia tarde demais, por exemplo na própria manhã, e ficas a saber de um cancelamento quando já não podes fazer nada com ele.
O meio-termo prático fica entre 24 e 48 horas antes. Tempo suficiente para a cliente verificar a sua própria agenda e remarcar se for preciso, e pouco o bastante para a mensagem ficar na memória. E se alguém cancelar, tens um dia inteiro para ligar a alguém da tua lista de espera.
Uma boa preparação evita precisamente os custos que as marcações falhadas acumulam ao longo de um ano. Duas faltas por semana parece pouco, mas multiplica isso pelo teu talão médio e percebes porque vale a pena configurar isto.
Geres os teus lembretes automáticos num só sítio (a Salonnare envia-os por email), por isso defines o intervalo uma vez e a partir daí funciona sozinho.
O que deve constar na mensagem (e o que não deve)
Um lembrete não precisa de ser longo. A cliente deve ver num relance quando é esperada e com quem. Usa variáveis para o nome próprio, a data e a hora, e a mensagem fica pessoal sem qualquer esforço da tua parte.
Para um salão descontraído funciona bem algo assim: "Olá [nome], até amanhã às [hora] no [nome do salão]! Não podes vir? Avisa-nos aqui." Se o teu espaço é mais clínico ou formal, escolhe um tom mais contido: "Cara [nome], lembramos a sua marcação no dia [data] às [hora] no [nome do salão]."
Três coisas a evitar: não envies a meio da noite, mesmo que a automatização continue a funcionar. Usa o número apenas para mensagens relacionadas com marcações até alguém ter dado consentimento para marketing - isso é uma exigência do RGPD, não uma questão de cortesia. E inclui sempre uma ação clara, por exemplo um link com o qual a cliente pode remarcar sozinha. Isso poupa-te mais um telefonema.
Um lembrete sozinho não chega: combina-o com um sinal
Um lembrete ajuda contra marcações esquecidas. Contra a falta de compromisso vai só até certo ponto: quem já estava indecisa passa a cancelar educadamente em vez de não aparecer. É um progresso, mas o buraco na tua agenda continua lá.
É para isso que serve o sinal. A partir do momento em que alguém pagou um pequeno valor antecipadamente, a marcação deixa de ser uma intenção solta. Ligas a tua própria conta Mollie ou Stripe, as clientes pagam com cartão ou métodos locais como o iDEAL, e o dinheiro chega diretamente à tua conta. Os sinais fazem parte do plano Pro. A Salonnare cobra apenas uma taxa de plataforma de 0,5% (mín. 0,30 €) por pagamento e nada por mensagem enviada - de resto pagas um valor mensal fixo e é tudo.
Como escolher o valor de um sinal e como explicá-lo às clientes sem parecer distante está explicado no nosso guia para cobrar sinais. E se mesmo assim alguém não aparecer, o sistema pode dar seguimento automaticamente à marcação falhada.
Quanto custa realmente configurar isto
O envio de lembretes por email está incluído em todos os planos da Salonnare, incluindo o gratuito. O Free custa 0 euros por mês e destina-se a um profissional com até 50 marcações por mês. Acima disso, o Starter custa 29 euros e o Pro 59 euros por mês.
Por cima disso aplica-se apenas uma taxa de plataforma de 0,5% (mín. 0,30 €) por pagamento, e não há taxa por mensagem. É intencional: os teus custos não devem subir a pique com a tua agenda, porque assim um bom mês castigava-te.
A interface está disponível em nove idiomas e os teus dados ficam em servidores dentro da UE. Dados de saúde como alergias vão para um cofre encriptado separado, construído para o artigo 9.º do RGPD. Somos uma empresa jovem e continuamos a construir com base no que os salões nos dizem; o que existe funciona, e o que não existe não prometemos. Podes começar sem compromisso e configurar hoje o teu primeiro lembrete.
Ativa hoje o teu primeiro lembrete automático
Define o intervalo uma vez e deixa os lembretes sair sozinhos a partir daí. O plano Free custa 0 euros por mês para 1 profissional e 50 marcações, com apenas uma taxa de plataforma de 0,5% (mín. 0,30 €) por pagamento e sem custo por mensagem.
Começa grátis com lembretes automáticosPerguntas frequentes sobre lembretes de marcação
Os lembretes de marcação estão incluídos no plano gratuito?
Sim. O envio de lembretes por email está incluído em todos os planos, incluindo o plano Free a 0 euros por mês para 1 profissional e até 50 marcações por mês. Aplica-se apenas a taxa de plataforma de 0,5% (mín. 0,30 €) por pagamento, sem custo por mensagem enviada, por isso o teu custo mensal não muda quando envias mais lembretes.
Qual é o melhor momento para enviar um lembrete de marcação?
Entre 24 e 48 horas antes do tratamento. É tempo suficiente para a cliente verificar a sua própria agenda e remarcar se for preciso, e pouco o bastante para a mensagem ficar presente até à marcação. Se alguém cancelar, ainda tens um dia inteiro para preencher o buraco a partir da tua lista de espera.
Posso escrever eu o texto do lembrete?
Sim, escreves as mensagens no teu próprio tom. As variáveis para o nome próprio, a data e a hora deixam o sistema preencher os dados automaticamente, por isso cada mensagem parece pessoal sem teres de escrever nada por cliente. Podes usar formulações diferentes por tratamento ou por situação.
As clientes acham as mensagens automáticas impessoais?
Na prática, nem por isso, desde que o tom seja adequado e a mensagem curta. Um lembrete é sobretudo visto como um serviço: alguém está a pensar contigo. E como chega numa app de mensagens, responder é muito mais fácil do que pegar no telefone. Quem não pode vir avisa-te por isso mais cedo.