Transferir os dados dos clientes sem botão de exportar: plano passo a passo com exemplo de cálculo
Não haver botão de exportar no teu sistema de salão atual não significa que perdeste os dados dos clientes. Neste artigo vês o que podes pedir, como associar colunas a campos, como evitar fichas duplicadas e como usar o sistema antigo como consulta temporária. Um exemplo de cálculo mostra quantas horas poupa uma importação face a reescrever tudo.
Sem botão de exportar: o que podes fazer
Pede primeiro ao suporte do teu sistema atual uma exportação CSV. Se não for possível, tenta estas vias por esta ordem:
1. Guarda listas de clientes e resumos de marcações como ficheiro Excel ou PDF, se o sistema o permitir. 2. Tira números de telefone e endereços de e-mail dos contactos do telemóvel e do correio. 3. Só consegues consultar os dados? Começa pelos clientes dos últimos 12 meses e reescreve-os.
Regista também onde mais tens dados: ficheiros Excel, caixas de correio e fichas em papel. Faz um único resumo com origem, responsável e destino por tipo de dados e guarda uma cópia completa antes de alterares o que quer que seja.
Associação de campos e como evitar fichas duplicadas
Regista numa tabela qual a coluna que vai para qual o campo: «telemóvel» para número de telefone, «último tratamento» para histórico de tratamentos. A data de uma marcação pertence à agenda, não a um campo de texto livre. A Salonnare importa listas de clientes através de CSV.
Como evitar fichas duplicadas:
- Antes de importar, pesquisa por e-mail e telefone e compara depois a grafia dos nomes. «Sam Silva» e «S. Silva» podem ser o mesmo cliente. - Decide com critério se ignoras ou substituis uma ficha existente. - Combina que o telefone mais recente prevalece, mas guarda as notas antigas relevantes. - Guarda o número de cliente antigo numa nota de importação para encontrares uma ficha nos dois sistemas.
Importa primeiro uma seleção pequena e verifica se os dados dos clientes, as marcações e os tratamentos estão legíveis.
Exemplo de cálculo: reescrever ou importar
Considera um salão com 400 clientes. Os tempos são pressupostos que podes ajustar:
1. Reescrever: 400 x 2 minutos = 800 minutos, ou seja, 13 horas e 20 minutos. 2. Importar: 15 minutos de associação + 15 minutos de importação de teste com 20 clientes + 30 minutos de verificação = 1 hora. 3. Diferença: 13 horas 20 minutos menos 1 hora = 12 horas 20 minutos. 4. Duplicados: com 5 % de fichas duplicadas são 400 x 0,05 = 20 fichas a rever.
Mesmo que o ficheiro precise de limpeza adicional, importar continua a ser muito mais rápido do que reescrever. O tempo real da mudança depende do tamanho do ficheiro, da qualidade dos dados e das correções manuais.
Manter o sistema antigo 60 dias como consulta
Faz uma cópia completa antes de importar e guarda-a à parte. Mantém depois o sistema antigo acessível durante pelo menos 60 dias, para encontrares marcações, notas de clientes ou histórico de tratamentos em falta. Apaga algo só depois de o sistema novo se ter provado no uso diário.
Dois sistemas em paralelo exigem regras claras: define uma data a partir da qual as novas marcações só entram na agenda nova, não atualizes os dados dos clientes em dois sítios e indica uma pessoa que regista as diferenças.
Verificações após a importação
Compara uma amostra de 20 clientes (5 % de 400) com o ficheiro de origem. Repara em datas, campos vazios e notas e mantém um registo das alterações.
Os dados de saúde não pertencem a um campo de notas normal. A Salonnare guarda-os num cofre cifrado conforme o artigo 9 do RGPD, separado das notas habituais dos clientes. Segundo o RGPD, as pessoas têm direito a uma cópia dos seus dados pessoais, por isso dá acesso ao ficheiro apenas a quem faz a transferência. Mais em gestão de clientes e CRM para o teu salão.
Experimentar primeiro com a tua própria lista de clientes?
Com o plano gratuito da Salonnare importas uma pequena seleção de clientes por CSV e confirmas por ti que tudo fica no sítio certo, antes de largares o sistema antigo.
Começar grátisPerguntas frequentes
Como defines à partida que dados seguem?
Faz uma lista com dados de clientes, marcações, notas de tratamentos, stock e faturação e dá um destino a cada um: trabalho diário, consulta ou relatórios. Decide com critério o que fica para trás, para não copiares toda a administração antiga.
Como decorre a importação?
Normalmente: ficheiro de origem, verificação, associação de campos, importação de teste e verificação do resultado. Guarda uma versão separada do ficheiro em cada passo e ajusta a associação antes de processares todos os dados.
Quanto tempo demora a mudança?
Depende da quantidade de dados, da sua qualidade e das correções manuais. Reserva tempo para a importação de teste e as verificações, não só para a importação.
Vou perder o histórico de tratamentos?
Só pode seguir o que estiver no ficheiro de origem. Confirma que inclui datas, notas e eventuais fotografias de tratamentos e revê as fichas dos clientes depois da importação.