Ferramenta de marcações online para cabeleireiros: os limites que trazem calma sem custar marcações

Estar disponível para marcações 24 horas por dia é uma definição, não uma promessa

Uma parte considerável das marcações é feita fora do horário de funcionamento. Os clientes pegam no telemóvel quando lhes dá jeito, e raramente é entre as nove e as seis. Se só estás contactável por telefone, ou perdes esses momentos ou ligas de volta mais tarde, com todo o vaivém que isso implica. É o argumento usado para vender quase todo o software de agendamento de marcações, e há pouco a contestar.

Mas é só metade da história. Abrir a agenda é um botão. Abrir a agenda de forma a que não tome conta da tua semana de trabalho é uma série de definições. Sem elas recebes exatamente o que pediste: todos os buracos ficam disponíveis, incluindo o buraco de que precisavas para arrumar, almoçar ou lavar o cabelo do cliente anterior.

Além disso, uma agenda demasiado aberta não perturba só o teu dia, perturba também a experiência do cliente. Se vais com atraso desde as dez da manhã, todos os clientes a seguir dão por isso. A calma que procuravas desaparece então dos dois lados da cadeira. Por isso, o resto deste artigo não é sobre ativar, mas sobre definir limites.

Os quatro limites que mantêm a tua agenda calma

Quase todas as ferramentas de marcações têm os mesmos quatro controlos. Raramente estão todos definidos de forma pensada, e é precisamente aí que está a diferença entre uma agenda que funciona e uma agenda que tens de reparar todas as semanas.

Duração do serviço e tempo de pausa. A duração no teu sistema é a duração que os clientes podem marcar. Se uma coloração está definida para sessenta minutos mas na prática leva noventa, toda a tua tarde se atrasa a partir do primeiro cliente. Percorre uma vez a tua lista de serviços e dá a cada tratamento uma duração honesta, incluindo lavar e arrumar. Nos tratamentos com tempo de pausa podes definir esse período de espera à parte, para que o sistema possa encaixar um tratamento curto em vez de deixar a cadeira vazia enquanto esperas. A página sobre gestão de marcações mostra como isso se reflete na agenda.

Com quanta antecedência os clientes podem marcar. Põe o horizonte em um ano e em janeiro terás marcações para setembro, quando ainda nem sabes se vais estar aberto, nem com quantas pessoas. Põe-no em duas semanas e o cliente habitual que vem de seis em seis semanas deixa de conseguir planear, por isso perdes a parte mais previsível da tua receita. Para a maioria dos salões, o limite praticável fica entre dois e quatro meses, consoante a frequência com que os teus clientes voltam.

A antecedência mínima entre a marcação e o atendimento. Sem este limite, alguém pode marcar para as dez às dez menos dez, quando já estás com outro cliente e com o telemóvel na gaveta. Com um mínimo de algumas horas, as marcações de última hora continuam possíveis, mas tens hipótese de as ver chegar. Põe-no em vinte e quatro horas e deitas fora todas as marcações espontâneas, que são precisamente as que enchem os teus horários vazios.

Quando o teu dia abre e fecha. O teu horário de funcionamento não é automaticamente o teu horário de marcações. A última coloração do dia precisa de duas horas, por isso tem de terminar mais cedo do que o teu último corte. Define por serviço ou por parte do dia até que horas se pode marcar, e nunca mais terás de ligar a um cliente a dizer que afinal não dá.

Os serviços que não deves simplesmente pôr online

Nem todos os serviços pertencem a um formulário online. Há três categorias em que a marcação automática te custa mais do que rende, e as três têm uma solução que não prejudica a tua receita.

Serviços cuja duração depende do cliente. Uma coloração em cabelo pelos ombros é um trabalho diferente da mesma coloração em cabelo até à cintura. Dá-lhe uma duração fixa e estás a escolher entre passar sempre do tempo ou oferecer sempre tempo. A solução prática é dividir o serviço por comprimento do cabelo ou intensidade, para que o cliente escolha a variante certa ao marcar e tu tenhas o tempo certo na agenda.

Serviços que precisam primeiro de uma conversa. Uma correção de cor, uma grande mudança ou um primeiro balayage não são coisas que se marquem às cegas. Não os retires da tua oferta; põe no lugar deles uma consulta curta que se possa marcar online. O cliente continua a poder reservar logo alguma coisa, tu vês a situação antes de reservares duas horas para ela e planeiam juntos o passo seguinte.

Serviços que só fazes a clientes que conheces. Alguns tratamentos não são uma boa primeira apresentação. Podes manter esse serviço visível, mas não disponível para marcação online, com uma nota clara de que os clientes novos começam por uma consulta. Não é uma barreira, é um filtro, e poupa-te as marcações que terias de mudar de qualquer forma.

O ganho não está em teres menos marcações, mas em as marcações que entram estarem certas. Uma agenda cheia de marcações que tens de ajustar traz menos calma do que uma semana um pouco mais vazia que se aguenta.

Onde um limite se transforma em receita perdida

Todos os limites deste artigo podem ser definidos de forma demasiado apertada. Normalmente acontece depois de um período movimentado: andaste a correr a semana toda, pões espaço à volta de tudo e, três meses depois, perguntas-te porque é que a agenda já não enche.

Há três definições que costumam custar receita mais depressa quando exageras. Demasiado tempo de intervalo entre tratamentos é literalmente uma cadeira vazia que tu próprio puseste no horário: quinze minutos depois de cada cliente somam uma hora e meia com seis clientes por dia. Um horizonte de marcação demasiado curto põe de lado os teus clientes habituais, e são eles que voltam sem qualquer marketing. E uma antecedência mínima de um dia inteiro deixa por preencher o cancelamento desta tarde, quando alguém o teria aceitado com gosto.

A diferença entre calma e perda não se sente, mede-se. Para isso, não olhes para a receita, mas para a ocupação: quantas das tuas horas disponíveis estão realmente preenchidas, e em que pontos da semana caem os buracos? Esses relatórios estão incluídos no Salonnare a partir do plano Starter, por isso vês semana a semana o efeito de um limite ajustado. Muda uma definição de cada vez e dá-lhe duas a quatro semanas, senão depois não sabes que controlo fez a diferença.

Essa medição só funciona se os registos dos teus clientes estiverem em ordem. Quem volta com que frequência, que tratamento faz e quando veio pela última vez: são esses os números que usas para avaliar se um limite está certo. A Câmara de Comércio neerlandesa (KvK) explica como dados simples de clientes melhoram o teu serviço e a fidelização, e é exatamente essa a base de que precisas aqui.

Faltas: o limite que defines com antecedência

Uma cadeira vazia por causa de uma falta custa-te o tratamento inteiro, não só a margem. A maioria das marcações falhadas não é má vontade, é esquecimento, e isso torna-as resolúveis com definições em vez de conversas desconfortáveis depois.

O primeiro limite é o lembrete automático por email. O teu sistema envia-o no momento que definires, sem ninguém ter de percorrer uma lista. O segundo é o teu prazo de cancelamento: até quando pode um cliente remarcar sozinho? Ajusta esse prazo ao tempo de que precisas para ainda conseguir preencher o horário, normalmente vinte e quatro a quarenta e oito horas, e deixa o sistema fazer cumprir a regra em vez de seres tu.

Nos tratamentos que ocupam muito tempo podes ir mais longe. O plano Pro permite pedir um sinal no momento da marcação; a partir do Starter podes definir taxas por falta e aceitar pagamentos online. Esses pagamentos passam pela tua própria conta Mollie ou Stripe, por isso os pagamentos com iDEAL e cartão entram diretamente na tua conta bancária e acordas as tarifas com o teu fornecedor de pagamentos. O Salonnare não cobra comissão de marketplace sobre clientes novos que marcam através da plataforma: é zero. Os pagamentos online e com cartão têm, no entanto, uma taxa de transação de 0,5% com um mínimo de 0,30 €, além do que o teu fornecedor de pagamentos cobra. É muito mais previsível do que uma percentagem por marcação, mas não é zero, e mereces saber isso antes de fazeres as contas.

Queres que todo esse processo viva no teu próprio site, para que os clientes não sejam enviados para outra plataforma? O guia completo sobre um widget de marcações explica passo a passo a configuração técnica.

Quanto custa e por onde começar

Não tens de começar com todos os limites de uma vez. Define primeiro durações honestas para os serviços, depois o horizonte de marcação e depois as horas de fecho por serviço. Os sinais e as taxas por falta vêm a seguir, porque só fazem sentido quando o resto está certo.

O Salonnare tem um plano gratuito para sempre a 0 € por mês: um profissional, até cinquenta marcações por mês, com agenda online, caixa, fichas de clientes e a tua presença no Google. Os quatro limites deste artigo podem ser definidos nele. Pagamentos online, relatórios, lista de espera e exportação para a contabilidade estão no Starter, a 29 € por mês, que cobre até três profissionais sem limite de marcações. Sinais, campanhas e assinaturas estão no Pro, a 59 € por mês, sem limite de tamanho da equipa. A contabilidade passa por um ficheiro de exportação que importas no Moneybird ou no e-Boekhouden, por isso deixas de voltar a escrever valores.

Que este passo compensa não é uma ideia nova. Uma análise da Forbes sobre agendamento online descreve como as empresas que trabalham com marcações usam o agendamento online para aproveitar melhor a equipa e fazer os clientes voltar mais vezes. Se quiseres olhar à tua volta de forma mais ampla antes de escolher, o nosso artigo sobre como comparar software para salões mostra que abordagem se adapta ao teu salão.

Começa pequeno: começa grátis com o Salonnare, configura os teus serviços com as durações certas e olha para a tua ocupação ao fim de duas semanas. Aí sabes, pelos teus próprios números e não por suposição, que limite ainda precisa de ajuste.

Perguntas frequentes