Escolher software para barbearia: mede primeiro a tua barbearia durante uma semana

Porque é que uma lista de funcionalidades não te ajuda a escolher

Põe três fornecedores lado a lado e recebes quase a mesma lista três vezes: marcações online, agenda, caixa, ficha de cliente, lembretes. Isso acontece porque o software de marcações se tornou uma categoria madura. Quase todos têm o básico. A diferença está nos pormenores, e esses só se tornam visíveis quando sabes que problema custa mais tempo ou dinheiro à tua barbearia.

Uma barbearia que vive sobretudo de clientes sem marcação precisa de algo diferente de uma com o sábado completamente cheio. Se trabalhas sozinho, uma agenda por profissional não serve para nada e o que conta é a rapidez com que consegues mudar algo tu mesmo. Com três barbeiros ao serviço, é exatamente essa a diferença entre calma e caos. Uma demonstração mostra-te sempre o cenário em que o sistema é bom, não o cenário em que a tua semana se desmorona.

Por isso, inverte a ordem. Primeiro recolhe quatro números da tua própria barbearia e só depois olha para o software. Custa-te uma semana e um bloco de notas ao lado da caixa. Cada uma das quatro medições abaixo aponta-te para uma funcionalidade concreta, e para o plano em que essa funcionalidade está incluída.

Medição 1: quando chegam os pedidos de marcação

Durante uma semana, marca numa folha de papel cada pedido de marcação com a hora ao lado. Telefone, WhatsApp, mensagem no Instagram, alguém que entra para perguntar. Depois traça uma linha: quantos chegaram enquanto a barbearia estava fechada ou enquanto estavas a meio de um corte?

Esse número diz-te exatamente quanto vale para ti uma página de marcações online. Se quase tudo chega em momentos calmos em que atendes de qualquer forma, as marcações online pouco vão mudar na tua faturação e vão sobretudo dar-te tranquilidade. Se vês uma pilha de mensagens depois do fecho, ao fim de semana ou nas tuas horas de maior movimento, essa é a primeira funcionalidade em que te deves basear. Cada pedido a que respondes na manhã seguinte é um pedido que o cliente pode, entretanto, ter marcado noutro sítio.

Ao comparar, repara em três coisas. O cliente consegue marcar sem ter de criar primeiro uma conta? Consegues pôr a página de marcações no teu próprio site, e não só numa página do fornecedor? E um cliente consegue escolher um barbeiro específico, ou apenas "o primeiro disponível"? Na Salonnare o cliente marca com nome, telefone e serviço, tu colas um único bloco de código no teu próprio site e o cliente escolhe o seu barbeiro. Como essa agenda lida com clientes sem marcação ao lado das marcações está na página de gestão de marcações.

A página de marcações online e as confirmações por email estão incluídas no plano gratuito de 0 € por mês, para um profissional e 50 marcações por mês.

Medição 2: quanto te custam as faltas em horas de cadeira

Durante uma semana, anota cada cliente que não apareceu ou que cancelou demasiado tarde, com a duração do serviço marcado. Soma os minutos e multiplica pela tua tarifa horária. Esse valor é o teu custo semanal com faltas, e lê-se de forma diferente de uma percentagem: quatro cortes de 30 minutos perdidos a 35 € por hora são 70 € por semana, cerca de 300 € por mês.

Põe esse número ao lado do que custa uma solução. Há três degraus, e o peso de cada um é muito diferente.

Um lembrete automático por email. A medida mais leve e suficiente para muitas barbearias. O cliente recebe uma mensagem antes da marcação e pode cancelar sozinho, o que liberta de novo o horário. Está incluído no plano gratuito.

Uma taxa de falta. Estabeleces que um cliente que falta sem cancelar paga um valor. Funciona sobretudo de forma preventiva: está na tua confirmação e passa assim a ser um acordo. Esta funcionalidade está disponível a partir do Starter (29 € por mês).

Um sinal antecipado. A medida mais pesada, e a única que coloca realmente o risco do lado do cliente. O cliente paga parte do serviço no momento da marcação. Reserva-o para clientes novos ou serviços longos, porque os clientes habituais podem vê-lo como desconfiança. Os sinais estão no Pro (59 € por mês).

Se o teu custo medido com faltas é de 300 € por mês, o Starter ou o Pro pagam-se facilmente. Se o contador fica por uma marcação esquecida por mês, um lembrete por email chega e não precisas de pagar nada.

Medição 3: quanto tempo te custam a caixa e a administração do IVA

Faz esta medição em duas partes. Primeiro, cronometra durante um dia quanto tempo demora uma cobrança média, desde "está pronto" até o cliente sair pela porta. Depois soma quanto tempo por mês vai para a tua administração do IVA: organizar talões, dividir a faturação, enviar números ao teu contabilista.

Esse segundo número é muitas vezes maior numa barbearia do que os barbeiros esperam, porque trabalhas com duas taxas de IVA. Nos Países Baixos, o corte e a barba estão sujeitos a 9%, enquanto a venda de produtos como pomada, óleo para barba e aftershave está sujeita a 21%. Vende um corte e uma pomada no mesmo recibo e essas linhas têm de ser lançadas separadamente. Se fazes essa divisão à mão depois, perdes uma noite por trimestre, e cada erro transforma-se numa correção junto das Finanças.

Uma caixa que faz a divisão sozinha elimina essa noite. A Salonnare coloca automaticamente as duas taxas no mesmo recibo, dá a cada transação um número de recibo sequencial e envia o recibo por email ao cliente, por isso não precisas de impressora de talões. O que mais inclui está na página da caixa.

Pergunta também a cada fornecedor como é que os teus números chegam ao teu contabilista. A Salonnare fornece uma exportação que carregas no Moneybird ou no e-Boekhouden. É uma exportação e não uma ligação em tempo real: vais buscar o ficheiro e carregas, em vez de os dois sistemas comunicarem continuamente. Essa exportação e os relatórios de faturação estão disponíveis a partir do Starter (29 € por mês); a própria caixa, para numerário e cartão, já está no plano gratuito.

Medição 4: o que sai de cada pagamento hoje

Vai buscar os extratos do mês passado e calcula quanto te custa cada pagamento. Calcula três coisas em separado: quanto custa o teu terminal de pagamento, quanto custa o teu software atual por mês e se há alguma percentagem da tua faturação a ir para algum lado.

Esta última é onde as diferenças ficam grandes. Algumas plataformas cobram uma comissão por marcação, muitas vezes sobre clientes que chegam através do seu marketplace. Parece barato com dez marcações por mês e fica caro a partir do momento em que a tua barbearia está a funcionar, porque os teus custos crescem com o teu sucesso.

A Salonnare funciona com um valor mensal fixo. Não há comissão de marketplace sobre clientes novos que marcam contigo através da Salonnare: isso é 0 €. Em cada pagamento online ou com cartão que passa pela Salonnare aplica-se, no entanto, uma taxa de transação de 0,5%, com um mínimo de 0,30 € por pagamento. Num corte de 30 € isso dá 0,30 €; num serviço de 80 € chega a 0,40 €. As cobranças em numerário ficam de fora. Faz essa conta com a tua própria faturação e compara-a com o que pagas hoje, e tens uma comparação honesta em vez de uma promessa de marketing.

Este número decide também onde vai parar o teu dinheiro. Os pagamentos online na Salonnare passam pela tua própria conta Mollie ou Stripe, por isso os pagamentos por iDEAL e cartão chegam diretamente à tua própria conta bancária, em vez de passarem primeiro por uma conta da plataforma. Os pagamentos online estão disponíveis a partir do Starter (29 € por mês).

Se queres essa conta feita especificamente para uma barbearia, lê o guia de software para barbearias nos Países Baixos.

Testar antes de transferires a tua lista de clientes

Com os teus quatro números em cima da mesa, normalmente ficam dois ou três sistemas. O último passo é um teste, e não o saltas. Uma demonstração é encenada; o teu sábado não.

Faz por esta ordem. Primeiro introduz os teus serviços e preços e verifica se um dia normal cabe na agenda, incluindo as tuas pausas e o tempo de que realmente precisas para um fade. Depois deixa entrar marcações online durante uma semana enquanto continuas a trabalhar à tua maneira antiga. Nessa mesma semana, cobra alguns clientes através da nova caixa, de preferência num dia de muito movimento, e vê se a divisão do IVA está correta.

Só transferes a tua lista de clientes quando essa semana correr bem. Na Salonnare descarregas um modelo CSV, preenches com os teus clientes e carregas. Primeiro recebes uma pré-visualização do que vai ser importado antes de qualquer coisa ser gravada, para detetares erros no teu ficheiro antes de irem parar às tuas fichas de clientes. Se agora estás noutro sistema, verifica se consegues exportar a partir dele, porque isso determina muitas vezes quanto trabalho manual te custa a mudança.

Depois dessa semana, avalia uma coisa: tiveste menos chamadas, menos cadeiras vazias e menos arrumações do que na tua semana de medição? Se não, este sistema não está a resolver o problema que mediste.

Uma visão mais ampla do que uma barbearia precisa está na página de software para barbearias.

Podes fazer essa semana de teste sem custos: começa grátis com a Salonnare e configura os teus serviços e a tua agenda para a próxima semana de trabalho.

Quanto custam os planos e o que incluem

A Salonnare tem três planos, e as quatro medições costumam apontar-te por si só para o certo.

Free, 0 € por mês. Um profissional e 50 marcações por mês. Tens a página de marcações online, confirmações e lembretes por email, a caixa para numerário e cartão com divisão automática do IVA e as tuas fichas de clientes. Chega para um barbeiro a solo que quer sobretudo largar o telefone.

Starter, 29 € por mês. Até três profissionais e marcações ilimitadas. Acrescenta pagamentos online através da tua própria conta Mollie ou Stripe, além de taxas de falta, gestão de stock para a tua venda de produtos, relatórios de faturação, a exportação para a contabilidade, vales-oferta e o programa de fidelização.

Pro, 59 € por mês. Profissionais ilimitados, mais sinais na marcação, campanhas de email e assinaturas para clientes habituais.

Nos três, os teus dados ficam em servidores na UE, o software funciona em nove idiomas, defines por profissional o que cada um pode ver, e a Salonnare guarda notas de saúde como alergias num cofre encriptado separado, à parte das notas normais do cliente. O início de sessão funciona com Google, Microsoft, Apple ou Facebook. Todas as diferenças estão na página de preços.

Perguntas frequentes