Digitalizar o teu cabeleireiro: como mudar um negócio em funcionamento sem perder um dia
A maioria dos guias sobre digitalizar um cabeleireiro fala, na verdade, sobre que pacote comprar. Raramente é aí que ficas preso. Ficas preso na própria mudança: tens uma agenda que funciona mais ou menos, fichas de clientes numa caixa ou na cabeça, uma gaveta de caixa que cumpre a função e nenhuma semana livre para ficares parado. Este artigo é sobre essa parte. Não sobre que software, mas sobre a ordem em que mudas um salão que já está a funcionar, o que levas contigo, o que deixas para trás e onde os salões desistem em silêncio a meio do caminho.
Passar para o digital não é comprar software, é mudar o sítio onde o trabalho acontece
A transformação digital soa grandiosa, mas num cabeleireiro resume-se a algo pequeno: deixar a informação aparecer no sítio onde vais precisar dela mais tarde, em vez de na tua cabeça, num post-it ou numa conversa de mensagens. Uma marcação que a cliente faz sozinha é uma marcação que nunca tens de copiar. Um talão que já conhece a sua taxa de IVA é um talão que nunca tens de arrumar no fim do trimestre.
É também exatamente por isso que a digitalização falha quando a tratas como uma compra. Instalar software leva uma tarde. Mudar um salão em funcionamento leva mais tempo, porque durante algum tempo tens dois sistemas lado a lado e precisas de saber qual dos dois é a fonte da verdade.
O resto deste artigo é sobre esse período. A abordagem nunca muda: muda uma coisa de cada vez, torna-a logo na referência e só retira a versão antiga quando a nova tiver funcionado uma semana inteira.
Começa com um inventário: onde está hoje realmente registado o teu salão?
Antes de mudares alguma coisa, escreve onde vive hoje o teu negócio. Na maioria dos cabeleireiros são cinco sítios ao mesmo tempo, e é exatamente por isso que ninguém tem a imagem completa.
- A agenda. Um livro em papel, um calendário Google ou uma mistura dos dois. Normalmente com abreviaturas que só tu percebes. - Os dados das clientes. Números de telefone no teu telemóvel, fórmulas de coloração em fichas, alergias na tua memória. - A caixa. Uma gaveta, um terminal de pagamento e um caderno, ou uma caixa que não sabe nada da tua agenda. - O stock. O que está na prateleira, mais a sensação de que o pó descolorante está quase a acabar. - As mensagens. WhatsApp, mensagens diretas do Instagram, chamadas perdidas e uma cliente que disse "à mesma hora da próxima vez".
Faz a lista desses cinco e assinala quanto te doeria perder cada um amanhã. Na maioria dos cabeleireiros, a ficha de cliente com as fórmulas de coloração é a mais dolorosa e o registo do stock o menos. Essa ordem não decide o que digitalizas primeiro, mas decide o que mudas com mais cuidado.
Semana 1: a agenda, porque tudo o resto depende dela
Começa sempre pela agenda, mesmo que hoje funcione bem. Quase toda a outra administração de um cabeleireiro depende de uma marcação: o talão, a nota da cliente, a faturação, o lembrete. Enquanto as marcações viverem em papel, cada uma dessas coisas tem de ser escrita à parte.
Na semana 1, configura a tua gestão de marcações e faz três coisas:
- Introduz os teus serviços tal como os fazes realmente, incluindo a duração e o tempo de pose. Uma coloração com 35 minutos de pose não é um bloco sólido de duas horas; é trabalho, espera, trabalho. Acerta nisso e o sistema consegue encaixar um corte na janela de espera. - Acrescenta o teu horário de funcionamento e as pausas, mais os dias que deixas livres de propósito. - Só ativa as marcações online no fim da semana, quando a agenda estiver correta. A partir daí as clientes marcam através do teu próprio site e da tua ficha no Google, inclusive num domingo à noite enquanto não estás a fazer nada.
Na primeira semana manténs a agenda de papel ao lado, mas apenas como cópia. O sistema digital é a fonte da verdade. Duas agendas que valem ambas como referência são o caminho mais rápido para uma marcação duplicada.
Ativa ao mesmo tempo os lembretes automáticos. Uma confirmação logo após a marcação e um lembrete no dia anterior apanham o maior grupo de faltas: as clientes que simplesmente se esqueceram. Se os tratamentos longos ou as clientes novas continuarem a gerar buracos, pede um sinal nesses casos, por cartão ou método de pagamento local.
Semana 2: mudar as fichas de clientes sem voltar a escrever tudo
É a semana em que a maioria dos salões empanca, porque assumem que centenas de fichas têm de ser escritas de novo à mão. Não têm.
Se as tuas clientes já existem em formato digital, numa folha de cálculo, no teu telemóvel ou noutro programa para salões, carrega-las através de um ficheiro de importação. Carregas o ficheiro, vês uma pré-visualização exata do que vai ser importado e só depois confirmas. Se vens de outro programa para salões, o Salonnare reconhece vários formatos de exportação, por isso podes usar a exportação existente em vez de ordenar colunas à mão.
Se as tuas clientes só existem em papel, não o faças numa noite. Passa cada cliente no momento em que está na cadeira, ao longo das semanas seguintes. Ao fim de oito semanas tens toda a gente que está ativa, e as restantes não estavam ativas de qualquer forma. Não é por acaso que os governos financiam apoio às pequenas empresas na adoção de ferramentas digitais: a barreira quase nunca é a tecnologia, é o tempo que a mudança leva.
Há uma parte da mudança que não podes saltar. As notas sobre uma reação alérgica a uma tinta, sobre medicação, gravidez ou um problema do couro cabeludo são dados de saúde ao abrigo do artigo 9.º do RGPD. Não pertencem a um campo de notas normal, e muito menos a uma conversa de chat. No CRM de clientes do Salonnare ficam num cofre encriptado à parte, separadas das notas normais das clientes, com regras de acesso próprias e um registo de auditoria. Os teus dados ficam guardados em servidores dentro da União Europeia.
Ponto prático: se trabalhas com várias cadeiras, decides por profissional o que cada um pode ver. Um aprendiz precisa da agenda, não dos teus números de faturação.
Semana 3: a caixa, o IVA e o stock de uma só vez
Só quando a agenda e os dados das clientes estão no lugar é que vem a caixa. Por esta ordem, porque uma caixa ligada à tua agenda já sabe quem está na cadeira e o que foi feito. Se cobrares num sistema à parte, voltas a escrever tudo isso.
Três coisas que defines uma vez, e depois cada talão fica correto:
- A taxa de IVA por serviço e por produto. Os serviços e os produtos de revenda têm muitas vezes taxas diferentes, e a separação é muito mais fácil de configurar uma vez do que de reconstruir em cada trimestre. - Os teus métodos de pagamento. O cartão e os métodos de pagamento locais passam pela tua própria conta Mollie ou Stripe, por isso o dinheiro cai na tua conta bancária. Nenhuma comissão por marcação vai para o teu fornecedor de software, apenas a taxa de plataforma do próprio Salonnare de 0,5% (mín. 0,30 €) por pagamento. - A ligação à [gestão de stock](https://salonnare.com/pt/features/gestao-stock). Vendes um champô e sai logo do stock. Vês que tens de voltar a encomendar antes de a prateleira ficar vazia.
No fim do trimestre exportas os teus dados de vendas como ficheiro que carregas na tua ferramenta de contabilidade ou envias ao teu contabilista. Repara na diferença, porque é muitas vezes exagerada: trata-se de uma exportação, não de uma integração em tempo real que escreve sozinha na tua contabilidade. Para um cabeleireiro com uma única fonte de receita, isso chega perfeitamente na prática.
O que deliberadamente não digitalizas
Há um ponto em que digitalizar se transforma em trabalho extra, e esse ponto está mais perto do que a maioria dos discursos de vendas sugere.
A conversa de diagnóstico no início de um tratamento continua a ser uma conversa. Um tablet entre ti e a tua cliente não a torna melhor. Regista o resultado, não a conversa.
A tua lista de espera para um cabeleireiro específico a uma hora específica é muitas vezes uma questão de conhecer as pessoas e pegar no telefone. Um sistema pode libertar o horário, mas o critério sobre a quem ligar continua a ser teu.
E as fórmulas de coloração digitalizas, sim, mas não como texto livre que ninguém volta a encontrar. Põe-nas na ficha de cliente, no sítio para onde olhas quando essa cliente aparece na tua agenda. Uma fórmula num documento solto é tão impossível de encontrar como uma fórmula numa ficha dentro de uma gaveta.
Onde os salões desistem a meio
Os organismos públicos de toda a Europa investem muito na digitalização das PME para reforçar a posição das pequenas empresas e, ainda assim, na prática, uma parte dos salões que começa a mudança volta ao papel. Quase sempre por uma destas três razões.
Dois sistemas funcionam lado a lado sem que um seja a referência. Acontece então uma marcação duplicada e, depois de uma marcação duplicada, ninguém volta a confiar no sistema novo. Decide no primeiro dia que agenda é a verdadeira.
Os serviços são introduzidos de forma demasiado grosseira. Se puseres tudo como "corte, 45 minutos", a tua agenda online deixa de corresponder à realidade e passas a estar estruturalmente atrasado. Dedica tempo a definir durações realistas por serviço, incluindo o tempo de pose.
O custo cresce com o teu sucesso. Se escolheres um pacote que cobra uma percentagem por marcação, o modelo castiga precisamente as semanas que correm bem. Uma mensalidade fixa é algo que consegues planear; uma comissão não.
Se ainda estás a perceber de que precisas no mínimo antes de começar, o guia de gestão inteligente de salões para principiantes apresenta o essencial. Para veres o que um pacote deve tratar especificamente num cabeleireiro, vê o software para cabeleireiros.
Quanto custa e por onde começar esta semana
Num cabeleireiro não importa só o preço, importa o modelo de preços. O Salonnare tem três planos fixos. O Free custa 0 euros por mês e foi pensado para um profissional e 50 marcações por mês, incluindo a agenda, os perfis de clientes, as marcações online e a caixa. O Starter custa 29 euros por mês e o Pro 59 euros por mês. Não há comissão por marcação, apenas uma taxa de plataforma de 0,5% (mín. 0,30 €) por pagamento, por isso uma agenda mais cheia não torna o teu software muito mais caro.
Para um cabeleireiro a trabalhar sozinho, esse plano gratuito chega muitas vezes para funcionar durante algum tempo e para testar a mudança da agenda, dos dados das clientes e da caixa (a gestão de stock está no Starter). Se ultrapassares essas 50 marcações por mês, passas para o plano seguinte sem voltar a introduzir os dados das tuas clientes.
O resto é prático. Inicias sessão com Google, Microsoft, Apple ou Facebook. Instalas a app no telemóvel para poderes atualizar alguma coisa entre duas clientes. E se atendes clientes que preferem falar outra língua, o sistema funciona em nove línguas.
Não comeces com tudo de uma vez. Cria uma conta gratuita e ativa esta semana apenas a tua agenda e as marcações online. O resto segue por si, pela ordem acima.
Muda uma coisa esta semana
Começa no plano gratuito para sempre, a 0 euros por mês: põe a tua agenda no sistema, deixa as clientes marcar online sozinhas e deixa as confirmações e os lembretes sair sozinhos. Sem comissão por marcação - apenas uma taxa de plataforma de 0,5% (mín. 0,30 €) por pagamento -, sem contrato anual, e os dados das tuas clientes vêm contigo quando mais tarde subires de plano.
Começar grátisPerguntas frequentes sobre digitalizar o teu cabeleireiro
Quanto tempo demora a digitalizar o meu cabeleireiro?
O básico fica feito numa tarde: os teus serviços, o horário de funcionamento e a página de marcações online. A mudança real leva três a quatro semanas, porque é melhor mudar a agenda, os dados das clientes e a caixa um de cada vez do que tudo junto. Mantém a agenda antiga ao lado na primeira semana como cópia, mas torna o sistema digital logo na referência. Duas agendas que são ambas verdadeiras são o caminho mais rápido para uma marcação duplicada.
Tenho de voltar a escrever todas as fichas de clientes à mão?
Normalmente não. Se as tuas clientes já existem em formato digital, numa folha de cálculo ou noutro programa para salões, carrega-las através de um ficheiro de importação com uma pré-visualização antes de confirmares. Se vens de outro programa, são reconhecidos vários formatos de exportação. Se está tudo só em papel, não o faças numa noite: passa cada cliente enquanto está na cadeira. Ao fim de umas oito semanas tens toda a gente que está ativa.
Onde guardo dados sensíveis das clientes, como alergias ou medicação?
Não num campo de notas normal nem numa conversa de chat. As notas sobre alergias, medicação, gravidez ou problemas do couro cabeludo são dados de saúde ao abrigo do artigo 9.º do RGPD e exigem proteção extra. O Salonnare guarda-as num cofre encriptado à parte, separadas das notas normais das clientes, com regras de acesso próprias e um registo de auditoria. Os dados ficam em servidores dentro da União Europeia, e decides por profissional quem os pode ver.
Pago comissão sobre as marcações feitas online?
Não. O Salonnare trabalha com mensalidades fixas: 0 euros no Free, 29 euros no Starter e 59 euros no Pro. Não é cobrada nenhuma percentagem por marcação sobre a tua subscrição. O cartão e os métodos de pagamento locais passam pela tua própria conta Mollie ou Stripe, por isso o dinheiro da tua cliente cai diretamente na tua conta bancária, descontada a taxa de plataforma do próprio Salonnare de 0,5% (mín. 0,30 €) por pagamento. Isso importa sobretudo nas semanas movimentadas, porque num modelo com comissão o teu software fica mais caro precisamente quando a agenda se enche.
Posso digitalizar o meu cabeleireiro sem fechar um dia?
Sim, desde que o dividas em partes. Muda só a agenda e as marcações online na semana 1, os dados das clientes na semana 2 e a caixa e o stock na semana 3. Cada parte passa logo a ser a referência, e o sistema antigo só sai quando o novo tiver funcionado uma semana inteira. Assim nunca tens mais do que uma coisa que ainda pode falhar, e nunca tens de fechar.