Como uma agenda online transforma o teu cabeleireiro: o primeiro trimestre, passo a passo
A maioria dos artigos sobre uma agenda online para cabeleireiros explica o que um sistema destes consegue fazer. Este trata de outra coisa: o que muda realmente no teu salão quando o ativas, e por que ordem. Porque os benefícios não chegam todos de uma vez. Na primeira semana desaparece a interrupção a meio de uma coloração, nas semanas seguintes desce o número de faltas, e só ao fim de um ou dois meses vês o que faz à tua ocupação e à tua margem. Abaixo está essa linha temporal ao longo de um trimestre inteiro, com a definição que ativas em cada fase e o número que te diz que está a funcionar.
Semana 1: o telefone deixa de interromper o teu trabalho
A primeira mudança é a que mais sentes, e chega de imediato. Assim que a tua página de marcações está online, a grande maioria das marcações novas entra sem ninguém telefonar. O teu cliente escolhe um momento, vê apenas os horários realmente livres e recebe logo uma confirmação. Já não pousas a tesoura para uma conversa de dois minutos que na prática leva cinco.
Isso não só é mais agradável para trabalhar, como elimina toda uma categoria de erros. Marcações duplicadas, uma hora mal escrita na agenda, uma duração de tratamento que não corresponde à realidade: esse ruído vem dos apontamentos manuais e desaparece com o planeamento digital. O software de agendamento de marcações foi feito precisamente para isto, e notas o efeito em poucos dias.
Em que reparar na primeira semana:
- O número de chamadas durante o tempo de tratamento. Conta-as durante uma semana. É a referência mais fácil que alguma vez vais ter. - Quando chegam as marcações. Uma grande parte das marcações online chega fora do horário de funcionamento, muitas vezes à noite. São marcações que uma agenda só por telefone simplesmente não teria apanhado. - Se as durações dos tratamentos estão certas. Introduz os tempos reais na primeira semana, incluindo tempo de pausa e arrumação. Uma agenda demasiado apertada atrasa-se o dia inteiro.
Semanas 2 a 4: de marcações esquecidas a marcações confirmadas
Uma falta não te custa meio dia de administração, mas custa-te um horário inteiro de faturação. Nesta fase ativas as duas definições que fazem mais diferença, e ativa-las uma depois da outra para veres o que cada uma traz.
Primeiro os lembretes. Uma mensagem automática por e-mail, com vinte e quatro horas de antecedência, é o que funciona melhor na prática: recente o suficiente para estar fresca, cedo o suficiente para o cliente remarcar em vez de simplesmente não aparecer. Uma marcação remarcada não é uma perda, porque o horário volta à tua agenda. Como configurar isto é explicado em lembretes automáticos.
Depois os sinais. Não peças logo um em todas as marcações. Começa pela categoria em que uma falta mais dói: colorações longas e balayage, e clientes novos. O pagamento passa pela tua própria conta Mollie ou Stripe, por isso o cliente paga com iDEAL ou cartão e o dinheiro cai na tua conta, sem comissão por marcação, apenas com a taxa de plataforma do Salonnare de 0,5% (mín. 0,30 €) por pagamento. Os sinais estão no plano Pro. Tratas disso em pagamentos online.
O número que te diz que esta fase funcionou: faltas por mês, comparadas com o mês antes de começares. Compara o mesmo tipo de semana, não uma semana de férias com uma semana movimentada.
Mês 2: a tua ocupação torna-se visível e, por isso, gerível
Enquanto a tua agenda está em papel, sabes que as manhãs de terça-feira são calmas, mas não quanto isso te custa. Em digital, é um número. No segundo mês já tens semanas marcadas suficientes para ver padrões: que partes do dia estão estruturalmente meio vazias, que tratamento é mais marcado e que profissional tem mais clientes que voltam.
É o momento de alargar a entrada. Colocas o widget de marcações no teu próprio site, para que um visitante fique com a tua marca em vez de sair para uma plataforma. Ligas também a agenda à tua ficha no Google, para que quem procura um cabeleireiro perto possa marcar diretamente a partir do resultado de pesquisa. Aproveitar ferramentas digitais para pequenas empresas já não é um luxo, é onde a maioria dos clientes novos te encontra.
Três mudanças que mais compensam nesta fase:
- Preenche de propósito as horas calmas. Abre os teus tratamentos mais longos nas partes lentas do dia e guarda os picos para marcações curtas. - Deixa os clientes remarcar sozinhos. Quem pode marcar a visita seguinte logo depois do tratamento tende a voltar mais cedo do que quem tem de tratar disso depois. - Usa uma lista de espera. Quando chega um cancelamento, uma lista de clientes que gostariam de um horário mais cedo é a diferença entre uma cadeira vazia e uma cadeira ocupada.
Mais contexto sobre como montar uma agenda destas está no nosso artigo sobre a agenda online para o teu salão.
Quanto custa a mudança, e o que faz à tua margem
O preço é a razão pela qual muitos salões adiam isto, por isso aqui fica sem rodeios. O Salonnare tem três níveis: um plano gratuito a 0 € por mês para um profissional e 50 marcações por mês, o Starter a 29 € por mês e o Pro a 59 € por mês. Sem comissão por marcação, em nenhum dos três, apenas uma taxa de plataforma de 0,5% (mín. 0,30 €) por pagamento online.
Este último ponto só se torna bem visível ao longo de um ano. Com um modelo por marcação, os teus custos crescem com o teu sucesso: processa 200 marcações por mês a um euro por marcação e são 200 € por mês em custos que sobem no momento em que tens mais trabalho. Com uma mensalidade fixa, essa linha fica onde está, e cada marcação extra vai quase inteiramente para a tua faturação.
Começa pequeno. O plano gratuito chega para percorreres a sério as duas primeiras fases acima, exceto os sinais (Pro): marcações online, lembretes, fichas de clientes. Só quando esbarrares no limite de um profissional ou de 50 marcações há razão para subir. Podes começar grátis hoje e usar a agenda durante uma semana em paralelo com a tua forma de trabalhar atual.
Se quiseres primeiro pesar o Salonnare face a outros pacotes, o nosso guia para comparar software de salão dá-te uma checklist justa.
O que muda nos bastidores: permissões, privacidade e administração
A transformação não fica pela agenda. Assim que marcações, clientes e pagamentos vivem no mesmo sistema, o trabalho que normalmente fazes à noite também muda.
Permissões por profissional. Decides quem vê o quê. Um profissional precisa da agenda e da ficha de cliente, não dos teus números de faturação. Essa separação não é só arrumada, é o que o RGPD espera assim que mais de uma pessoa trabalha no sistema.
Dados sensíveis à parte. Notas sobre uma alergia, medicação ou um problema do couro cabeludo estão abrangidas pelo artigo 9.º do RGPD e não pertencem às notas normais dos clientes. Ficam num cofre separado e encriptado, com um direito de acesso próprio e um registo de auditoria próprio. Os teus dados ficam dentro da UE.
A administração depois. A caixa cobra com as taxas de IVA corretas e divide bem os valores no momento do pagamento. Exportas os teus números para o teu pacote de contabilidade, e essa exportação foi feita para encaixar em ferramentas como o Moneybird e o e-Boekhouden. É uma exportação que importas tu, não uma ligação em tempo real que passa tudo automaticamente.
Entrar sem atritos. Entras com a tua conta Google, Microsoft, Apple ou Facebook existente e instalas a app diretamente a partir do navegador no telemóvel, para ficar ao lado das tuas outras apps. Se trabalhas com uma equipa ou clientes internacionais, o ambiente está disponível em nove línguas.
Mês 3: como sabes que a transformação funcionou
Ao fim de um trimestre, a pergunta já não é se o sistema funciona, mas se te trouxe alguma coisa. Testas isso com quatro números e uma sensação.
1. Interrupções durante o tempo de tratamento. Compara a tua contagem da primeira semana com uma semana normal agora. 2. Faltas por mês. Compara-as com o mesmo mês na tua forma de trabalhar antiga, ou com o mês antes de começares. 3. Ocupação por parte do dia. Os períodos calmos são os interessantes: essas manhãs lentas estão mais cheias do que no primeiro mês? 4. Custo por marcação. Divide a tua mensalidade pelo número de marcações. Esse número desce à medida que tens mais trabalho, e é exatamente essa a diferença face a um modelo de comissão.
A sensação é mais difícil de medir, mas igualmente importante: vais para casa à noite com uma agenda em que confias, ou ainda com um telemóvel cheio de mensagens soltas? Os salões em que esta mudança funciona melhor não são os que ativam tudo numa só semana, mas os que configuram bem uma coisa por fase e depois a deixam estar.
Se estás pronto para começar, podes começar grátis com o Salonnare hoje e ver por ti o que muda na primeira semana.
Pronto para deixar a tua agenda fazer o trabalho?
Começa com o plano gratuito para um profissional e 50 marcações por mês. Sem comissão por marcação - apenas uma taxa de plataforma de 0,5% (mín. 0,30 €) por pagamento - e, com o Pro, sinais através da tua própria conta iDEAL ou Stripe.
Começa grátis com o SalonnarePerguntas frequentes
Uma agenda online para cabeleireiros é difícil de configurar?
Não, e não precisas de conhecimentos técnicos. O sistema funciona na cloud, por isso não há nada para instalar no computador. Crias uma conta e entras com Google, Microsoft, Apple ou Facebook. Reserva uma noite para introduzir bem os teus serviços, as durações dos tratamentos e o horário de trabalho. É o passo que leva mais tempo, e também o que determina se a tua agenda fica correta depois.
Quanto custa um sistema de marcações online para cabeleireiros?
O Salonnare tem três níveis sem custos escondidos: um plano gratuito a 0 € por mês para um profissional e 50 marcações por mês, o Starter a 29 € por mês e o Pro a 59 € por mês. Não há comissão por marcação. O Salonnare cobra, isso sim, a sua própria taxa de plataforma de 0,5% (mín. 0,30 €) por pagamento. A tua mensalidade não sobe, portanto, à medida que processas mais marcações, e essa faturação extra fica sobretudo para ti.
Posso ligar a agenda online ao meu site atual?
Sim. Colocas um widget de marcações no teu próprio site, para que os visitantes marquem dentro da tua marca em vez de saírem para uma plataforma. Também podes ligar a agenda à tua ficha no Google, para que as pessoas marquem diretamente a partir do resultado de pesquisa. O ambiente de marcações também funciona como web app instalável no telemóvel.
Como funcionam exatamente os sinais com iDEAL?
Os sinais (incluídos no plano Pro) passam pela tua própria conta Mollie ou Stripe. O cliente paga no momento da marcação com iDEAL ou cartão, e o valor chega à tua própria conta, descontada a taxa de plataforma do próprio Salonnare, de 0,5% (mín. 0,30 €) por pagamento. Decides que tratamentos exigem sinal. Na prática, funciona melhor começar pelos tratamentos longos e pelos clientes novos.