Zamknięcie dnia w salonie fryzjerskim: plan krok po kroku dla kalendarza, karty klienta i jutra

Zamknięcie dnia to coś więcej niż zamknięcie kasy

Gdy fryzjerzy myślą o zamknięciu dnia, myślą o kasie: przeliczyć szufladę, porównać sumę kart, sprawdzić raport dzienny. To ważne, a tę stronę omawiamy w poradniku o zamknięciu dnia w systemie kasowym.

W salonie fryzjerskim kasa nie jest jednak jedyną rzeczą, która musi się zgadzać na koniec dnia. Rzemiosło kosmetologii i fryzjerstwa polega na pracy, którą później trzeba będzie powtórzyć lub skorygować: dzisiejszy kolor to punkt wyjścia następnej wizyty, a klientka, przy której przeciągnęło się o dwadzieścia minut, następnym razem potrzebuje dłuższego terminu. Czego nie zapiszesz dziś wieczorem, później będziesz musiała odtwarzać z pamięci.

Dlatego dzielimy zamknięcie na cztery krótkie kroki, które nie dotyczą pieniędzy: kalendarz, karta klienta, jutro i przekazanie. Razem zajmują około kwadransa i oszczędzają Ci szukania następnego ranka.

Krok 1: nadaj każdej dzisiejszej wizycie ostateczny status

Przejdź przez dzisiejszy kalendarz od góry do dołu. Każda wizyta powinna kończyć się jednym z trzech wyników: zakończona, no-show albo odwołana. Wizyta, która wciąż ma status zaplanowanej, choć klientka dawno jest w domu, mówi Twoim raportom, karcie klienta i koleżance coś, co nie jest prawdą.

Zakończona, ale bez paragonu? Wtedy prawdopodobnie coś poszło nie tak przy płatności. Wyjaśnij to teraz, póki jeszcze pamiętasz, czy klientka płaciła gotówką, czy paragon trafił do innej wizyty.

Nie przyszła? Oznacz wizytę jako no-show, a nie jako odwołaną. Ta różnica ma znaczenie: pokazuje później, które klientki częściej nie przychodzą, a to podstawa uczciwej polityki no-show.

Przeciągnęła się albo skończyła wcześniej? Zanotuj to przy wizycie. Balayage, który zawsze trwa czterdzieści pięć minut dłużej, niż mówi kalendarz, to nie pech, tylko zły czas trwania zabiegu.

W Salonnare nie musisz w tym polegać na pamięci. Wizyta, która się zakończyła, a wciąż ma status zaplanowanej, pojawia się jako zadanie w powiadomieniach, z możliwością rozliczenia płatności, oznaczenia jako zakończona, jako no-show albo odwołania. Dzięki temu żadna dzisiejsza wizyta nie zostaje w zawieszeniu.

Krok 2: zapisz recepturę koloryzacji, póki ją pamiętasz

To krok, który jest pomijany najczęściej, a którego brak kosztuje Cię najwięcej. O 11:00 dokładnie wiesz, jakich proporcji użyłaś. O 18:00 nie jesteś już pewna, a za sześć tygodni na Twoim fotelu siedzi klientka, która chce „tak samo jak ostatnio”.

Przy każdej koloryzacji zapisz co najmniej:

Markę i linię produktu.

Kolor wyjściowy i docelowy, na przykład z 7/0 na 6/77.

Ilość i oksydant: ile gramów i jaki procent.

Kto to robił i co zwróciło uwagę: czas działania, partia, która złapała inaczej, co następnym razem byś zmieniła.

W Salonnare receptury koloryzacji na karcie klienta włączasz w ustawieniach, w sekcji Ustawienia klientów. Potem dla każdej klientki możesz zapisać recepturę dokładnie z tymi polami: data, marka, kolor wyjściowy, kolor docelowy, ilość w gramach, oksydant, pracownik i wolna notatka. Następnym razem historia jest na karcie klienta, nawet jeśli klientkę przejmie koleżanka. Dzięki uprawnieniom dla każdego pracownika decydujesz, kto może przeglądać karty klientów, a kto je edytować.

Jeden wyjątek: czy skóra głowy zareagowała na produkt albo klientka wspomniała o alergii? To dane o zdrowiu, które nie należą do zwykłej notatki. Do tego Salonnare ma osobny, zaszyfrowany sejf na dane o zdrowiu z własnym uprawnieniem dla każdego pracownika. Jest dostępny w każdym planie, także w darmowym.

Krok 3: poświęć pięć minut na jutro

Otwórz jutrzejszy kalendarz i zadaj sobie trzy pytania.

Kto przychodzi pierwszy i czego ta klientka potrzebuje? Długa koloryzacja o 9:00 oznacza, że kolor musi być gotowy, a fotel wolny. Przeczytaj teraz kartę klienta dwóch pierwszych wizyt, aby nie zaczynać jutra od szukania.

Czy masz wystarczająco produktu? Spójrz na jutrzejsze koloryzacje i sprawdź, czy potrzebne odcienie są na stanie. Jeśli korzystasz z zarządzania magazynem w Salonnare, każda sprzedaż w kasie od razu odejmuje produkt ze stanu, a Ty dostajesz powiadomienie, gdy produkt spadnie poniżej minimalnego poziomu.

Czy termin jest właściwy? Jeśli widzisz wizytę, o której z doświadczenia wiesz, że jest zarezerwowana zbyt ciasno, zadzwoń lub napisz do klientki teraz, a nie jutro o 8:55.

Nie musisz samodzielnie wysyłać przypomnień: Salonnare automatycznie wysyła klientom przypomnienie e-mailem. Jeśli jutrzejsza wizyta należy do klientki bez adresu e-mail, wiesz, że ta klientka nie dostanie przypomnienia. To dobry moment, by samej się z nią skontaktować.

Krok 4: zostaw przekazanie, które ktoś inny przeczyta

Jeśli pracujesz z innymi, zamknięcie dnia to również przekazanie. Notatka „sprawdzić wizytę” nikomu nie pomaga. Zapisz, co trzeba zrobić, dla kogo i dlaczego:

Konkretnie: „Pani Kowalska, jutro 10:00, chce krócej niż ostatnio. Receptura jest na karcie, oksydant z 9 na 6 procent”.

Otwarte sprawy: paragon, którego nie udało się zamknąć, klientka, która oddzwoni, zamówienie, które jest w drodze.

Jedno stałe miejsce: ustalcie, gdzie jest przekazanie. Karteczka przy kasie, czat grupowy i notatka w kalendarzu naraz oznaczają, że połowa umknie.

Pisz krótko. Wszystko, co dotyczy jednej klientki, należy do karty klienta albo wizyty, bo tam zajrzy Twoja koleżanka. Przekazanie jest tylko na to, co jutro wymaga działania.

A kasa? W skrócie

Kasowa część zamknięcia też należy do rutyny: każdy paragon zakończony, gotówka i karty porównane z tym, co przeliczysz, a każda różnica zapisana, zanim pójdziesz do domu. Zrób tę kontrolę przed krokiem 1, bo wizytę bez paragonu najszybciej znajdziesz zaraz po przejrzeniu dzisiejszych paragonów.

W Salonnare kasa na gotówkę i karty jest dostępna w każdym planie, także w darmowym. Raport dzienny z przychodem na pracownika i metodę płatności, z napiwkami pokazanymi osobno, jest dostępny od planu Starter. Jak wybrać system kasowy pasujący do Twojego salonu, opisujemy w poradniku o wyborze systemu kasowego dla salonu.

Jak skonfigurować tę rutynę w Salonnare

Nie potrzebujesz skomplikowanej konfiguracji. Włącz receptury koloryzacji na karcie klienta, ustal z zespołem, że każda wizyta dostaje ostateczny status przed zamknięciem, i wybierz jedno miejsce na przekazanie. Po tygodniu to nawyk.

Salonnare łączy kalendarz, kartę klienta z recepturami koloryzacji, kasę i przypomnienia w jednym miejscu, stworzonym dla salonów fryzjerskich. Są trzy plany: Free za 0 € miesięcznie (1 pracownik, 50 wizyt miesięcznie), Starter za 29 € i Pro za 59 € miesięcznie.

Chcesz sama to wypróbować? Zacznij za darmo z Salonnare i jeszcze dziś wieczorem przeprowadź pierwsze zamknięcie dnia.

Najczęstsze pytania