Zalety cyfrowego systemu kasowego: co zmienia się przy każdej czynności w salonie

Licz czynności, nie funkcje

Punkt sprzedaży to dosłownie miejsce, w którym kończy się sprzedaż. W salonie to więcej niż nabicie kwoty: sprawdzasz, co klientka miała zrobione, w razie potrzeby doliczasz produkt, wybierasz formę płatności i dbasz o to, by sprzedaż dało się później odnaleźć. Ze zwykłą kasą albo samym terminalem część tego robisz ręcznie.

Najuczciwszy sposób oceny zalet cyfrowego systemu kasowego to więc liczenie. Weź zwykły wtorek i stawiaj kreskę za każdym razem, gdy coś przepisujesz, szukasz w zeszycie albo musisz wyjaśnić później. Te kreski to to, co cyfrowa kasa może usunąć. To, co zostaje, po prostu pozostaje pracą.

Poniżej omawiamy sześć momentów. Przy każdym widzisz, co dzieje się ręcznie i co inaczej robi kasa połączona z twoim kalendarzem. Jeśli najpierw chcesz wiedzieć, jak wybrać system, przeczytaj poradnik wyboru systemu kasowego.

1. Paragon zaczyna się od wizyty

Ze zwykłą kasą każdy paragon zaczyna się pusty. Sprawdzasz w kalendarzu, co klientka miała zrobione, szukasz ceny i nabijasz kwotę. Przy zabiegu łączonym albo dodatkowym produkcie to właśnie moment, w którym coś zostaje pominięte albo nabite dwa razy.

W Salonnare otwierasz kasę bezpośrednio z wizyty. Zabiegi z tej wizyty są już na paragonie, z ceną z twojego cennika, a paragon jest powiązany z tą klientką i tą wizytą. Dodajesz tylko to, co doszło, na przykład szampon do domu.

Podwójne naliczenie zostaje wychwycone. Jeśli dodasz osobno na paragon zabieg, który już jest częścią wizyty, kasa zapyta, czy naprawdę chcesz go naliczyć dwa razy. Brzmi to drobnie, ale ze zwykłą kasą taki błąd zauważasz dopiero wtedy, gdy klientka w domu sprawdzi wyciąg z konta.

2. Kasa sama liczy VAT i resztę

Zabiegi i produkty mogą mieć różne stawki VAT. Ręcznie oznacza to liczenie albo szacunek na koniec kwartału. Cyfrowa kasa umieszcza stawkę przy każdej pozycji paragonu i sumuje ją według stawek, więc paragon i księgowość mówią to samo. Jak wygląda paragon zgodny z VAT i jak długo go przechowywać, przeczytasz w artykule o systemie kasowym zgodnym z VAT.

Gotówka jest zaokrąglana do 5 centów. Kasa sama wylicza zaokrągloną kwotę, więc nie musisz myśleć o różnicy przy każdej płatności gotówką.

Paragon można wysłać klientce e-mailem. Żadnej rolki, która się kończy, a klientka odnajdzie go, gdy zechce wymienić produkt.

3. Błąd poprawiasz korektą, nie gumką

Źle zapisaną kwotę w zeszycie po prostu skreślasz. To działa, dopóki księgowa nie zapyta, dlaczego utarg dnia nie zgadza się z płatnościami kartą. W cyfrowej kasie opłacony paragon zostaje na miejscu. Jeśli trzeba oddać pieniądze, tworzysz obok paragon korygujący z ujemnymi pozycjami. Widzisz wtedy jedno i drugie: co sprzedano najpierw i co zwrócono później, a przychód z zamkniętego już okresu nie przesuwa się wstecz.

Płatność bez paragonu rzuca się w oczy. Jeśli przez Mollie lub Stripe wpłynie płatność, która nie należy do żadnego paragonu, Salonnare to zgłasza, abyś mogła przypisać ją do właściwego paragonu. Z samym terminalem taką lukę odkrywasz dopiero przy liczeniu.

W historii paragonów filtrujesz po dacie, formie płatności i statusie (opłacony, otwarty, zwrócony lub korekta). Pytanie "czy pani Jansen w końcu zapłaciła za to serum w zeszłym miesiącu?" rozwiązujesz kilkoma kliknięciami.

4. Magazyn nadąża sam

Jeśli sprzedajesz produkty, magazyn to drugi zeszyt obok kasy. Każdą sprzedaż trzeba tam też odhaczyć, a w pracowitą sobotę to się po prostu nie dzieje.

Z zarządzaniem magazynem (od planu Starter) sprzedaż w kasie od razu zdejmuje produkt ze stanu. Gdyby sprzedaż zeszła poniżej zera, kasa ostrzega, a przy niskim stanie dostajesz powiadomienie w aplikacji. Liczenie półki nadal jest potrzebne, ale liczysz, żeby sprawdzić, a nie żeby nadrobić. Jak to urządzić, opisujemy w artykule o kasie z magazynem.

5. Kto co może przy kasie

Jeśli pracujesz z kilkoma osobami, nie chcesz, by każdy mógł zwracać paragony. Ze zwykłą kasą rozwiązujesz to zaufaniem albo kluczykiem. W Salonnare ustawiasz dla każdej osoby z zespołu, czy może kasę tylko przeglądać, czy też edytować. Koleżanka może więc przyjmować płatności, a zwroty i korekty zostają przy tobie.

Ponieważ paragon z kalendarza jest powiązany z klientką i wizytą, odnajdziesz go później także z poziomu tej klientki. To nie brak zaufania, po prostu pytanie o paragon da się szybko wyjaśnić.

6. Zamknięcie dnia i obsługa księgowości

Na koniec dnia przy zwykłej kasie liczysz szufladę, sumujesz potwierdzenia z terminala i zapisujesz łączną kwotę. U księgowej przepisywanie zaczyna się od nowa.

Z raportami (od planu Starter) widzisz raport dzienny z przychodem na osobę z zespołu i na formę płatności, z napiwkami osobno. Eksport księgowy tworzy pliki dla Moneybird, e-Boekhouden i Exact Online. To eksport, a nie połączenie na żywo: przenosisz dane i dalej przetwarzasz je w programie księgowym. Jak krok po kroku zamknąć dzień, przeczytasz w artykule o zamknięciu dnia w kasie.

Czego cyfrowa kasa za ciebie nie zrobi

Uczciwy obraz też się liczy. Cyfrowa kasa nie przelicza szuflady z gotówką: liczenie pieniędzy i porównanie ich z utargiem gotówkowym pozostaje czynnością, którą wykonujesz sama. Salonnare nie ma też osobnej funkcji salda początkowego ani sesji kasowej, więc kwotę na wydawanie reszty na początek dnia po prostu zapisujesz sama.

Kasa nie zastępuje też księgowości. Dostarcza czyste i kompletne dane, ale deklaracje i sprawozdanie roczne przygotowujesz ty lub twoja księgowa w programie księgowym.

A oprogramowanie nie rozwiąże niejasnych ustaleń. Uzgodnij z zespołem, kiedy paragon jest zamykany i kto robi zwroty. Kasa sprawi potem, że łatwo będzie się tych ustaleń trzymać.

Ile to kosztuje i jak przetestować to przez tydzień

Przyjmowanie płatności gotówką i kartą jest już w darmowym planie Salonnare: Free kosztuje 0 € miesięcznie, dla 1 osoby z zespołu i 50 wizyt miesięcznie. Starter kosztuje 29 € miesięcznie i dodaje m.in. zarządzanie magazynem, raporty, eksport księgowy i płatności online. Pro kosztuje 59 € miesięcznie. Od każdej płatności online lub kartą pobierana jest opłata transakcyjna 0,5%, minimum 0,30 €. Prowizja marketplace od nowych klientów wynosi 0 €. Płatności przez Mollie lub Stripe trafiają na twoje własne konto. Wszystkie plany znajdziesz na stronie z cenami.

Jak to przetestować. W pierwszym tygodniu wprowadź cennik z cenami i stawką VAT i przez cały dzień rozliczaj każdą wizytę z kalendarza. Trzymaj obok swoją listę kresek z początku. Na koniec tygodnia policz, ile kresek zostało i gdzie są. To powie ci więcej niż jakakolwiek lista funkcji. Więcej o kasie przeczytasz na stronie o systemie kasowym Salonnare.

Gotowa do liczenia? Zacznij za darmo z Salonnare i rozlicz pierwszą wizytę ze swojego kalendarza.

Najczęściej zadawane pytania