Wybór programu dla barbera: najpierw przez tydzień zmierz własny lokal
Każdy dostawca oprogramowania dla barberów pokazuje ci mniej więcej tę samą listę funkcji: kalendarz online, kasa, karty klientów, przypomnienia. Te listy są do siebie tak podobne, że nie da się na ich podstawie wybrać. Pomagają natomiast cztery liczby z twojego własnego lokalu. Kiedy przychodzą zapytania o rezerwację, ile godzin fotela tracisz przez niestawienia się, ile czasu zabiera ci rozliczanie przy kasie i administracja VAT oraz co dziś odchodzi od każdej płatności. Zmierz te cztery rzeczy przez tydzień, a wybór w dużej mierze dokona się sam. Ten artykuł opisuje, jak wykonać każdy pomiar, na którą funkcję wskazuje każda liczba, ile to kosztuje w praktyce i jak przetestować system, zanim przeniesiesz do niego listę klientów.
Dlaczego lista funkcji nie pomoże ci w wyborze
Postaw obok siebie trzech dostawców, a trzy razy dostaniesz niemal tę samą listę: rezerwacje online, kalendarz, kasa, karta klienta, przypomnienia. To dlatego, że oprogramowanie do planowania wizyt stało się dojrzałą kategorią. Podstawy ma prawie każdy. Różnica tkwi w szczegółach, a te stają się widoczne dopiero wtedy, gdy wiesz, który problem kosztuje twój lokal najwięcej czasu lub pieniędzy.
Lokal, który żyje głównie z klientów z ulicy, potrzebuje czegoś innego niż lokal z w pełni zarezerwowaną sobotą. Jeśli pracujesz sam, kalendarz dla każdego pracownika jest bez sensu, a liczy się to, jak szybko sam coś przesuniesz. Z trzema barberami na sali to dokładnie różnica między spokojem a chaosem. Prezentacja zawsze pokazuje scenariusz, w którym system jest dobry, a nie ten, w którym twój tydzień się sypie.
Odwróć więc kolejność. Najpierw zbierz cztery liczby z własnego lokalu, a dopiero potem patrz na oprogramowanie. Kosztuje cię to tydzień i notes obok kasy. Każdy z czterech pomiarów poniżej wskazuje konkretną funkcję i plan, w którym ta funkcja się znajduje.
Pomiar 1: kiedy przychodzą zapytania o rezerwację
Przez tydzień zaznaczaj na kartce każde zapytanie o rezerwację z godziną obok. Telefon, WhatsApp, wiadomość na Instagramie, ktoś, kto wchodzi zapytać. Potem narysuj jedną kreskę: ile z nich przyszło, gdy lokal był zamknięty albo gdy byłeś w trakcie strzyżenia?
Ta liczba mówi ci dokładnie, ile warta jest dla ciebie strona rezerwacji online. Jeśli prawie wszystko przychodzi w spokojnych momentach, gdy i tak odbierasz, rezerwacje online niewiele zmienią w twoim obrocie i dadzą głównie spokój. Jeśli widzisz stos wiadomości po zamknięciu, w weekendy albo w najbardziej zajętych godzinach, to pierwsza funkcja, według której wybierasz. Każde zapytanie, na które odpowiadasz następnego ranka, to zapytanie, które klient mógł w międzyczasie zarezerwować gdzie indziej.
Porównując, zwróć uwagę na trzy rzeczy. Czy klient może zarezerwować bez zakładania konta? Czy możesz umieścić stronę rezerwacji na własnej witrynie, a nie tylko na stronie dostawcy? I czy klient może wybrać konkretnego barbera, czy tylko „pierwszy wolny”? W Salonnare klient rezerwuje, podając imię, telefon i usługę, ty wklejasz jeden fragment kodu na własną stronę, a klient wybiera swojego barbera. Jak ten kalendarz obsługuje klientów bez umówienia obok wizyt, opisuje strona zarządzanie rezerwacjami.
Strona rezerwacji online i potwierdzenia e-mailem są w darmowym planie za 0 € miesięcznie, dla jednego pracownika i 50 wizyt miesięcznie.
Pomiar 2: ile godzin fotela kosztują cię niestawienia się
Przez tydzień notuj każdego klienta, który nie przyszedł albo odwołał wizytę za późno, razem z długością zarezerwowanej usługi. Zsumuj minuty i pomnóż przez stawkę godzinową. Ta kwota to twój tygodniowy koszt niestawień się i czyta się ją inaczej niż procent: cztery przepadnięte 30-minutowe strzyżenia przy 35 € za godzinę to 70 € tygodniowo, około 300 € miesięcznie.
Zestaw tę liczbę z kosztem rozwiązania. Są trzy szczeble i bardzo różnią się wagą.
Automatyczne przypomnienie e-mailem. Najlżejszy środek i dla wielu lokali wystarczający. Klient dostaje wiadomość przed wizytą i może ją sam odwołać, co zwalnia termin. To jest w darmowym planie.
Opłata za niestawienie się. Ustalasz, że klient, który nie przyjdzie bez odwołania, płaci określoną kwotę. Działa głównie prewencyjnie: znajduje się w twoim potwierdzeniu i przez to staje się umową. Ta funkcja jest dostępna od planu Starter (29 € miesięcznie).
Zaliczka z góry. Najcięższy środek i jedyny, który naprawdę przenosi ryzyko na klienta. Klient płaci część ceny usługi przy rezerwacji. Zostaw go dla nowych klientów lub długich usług, bo stali klienci mogą odebrać go jako brak zaufania. Zaliczki są w planie Pro (59 € miesięcznie).
Jeśli zmierzony koszt niestawień się to 300 € miesięcznie, Starter lub Pro z łatwością się zwraca. Jeśli licznik zatrzymuje się na jednej zapomnianej wizycie w miesiącu, wystarczy przypomnienie e-mailem i nie musisz za nic płacić.
Pomiar 3: ile czasu zabiera ci kasa i administracja VAT
Ten pomiar zrób w dwóch częściach. Najpierw przez jeden dzień mierz, ile trwa przeciętne rozliczenie, od „gotowe” do wyjścia klienta za drzwi. Potem zsumuj, ile czasu miesięcznie idzie na administrację VAT: sortowanie paragonów, dzielenie obrotu, wysyłanie danych do księgowej.
Ta druga liczba jest w barbershopie często większa, niż barberzy się spodziewają, bo pracujesz z dwiema stawkami VAT. W Holandii strzyżenie i golenie podlegają stawce 9%, a sprzedaż detaliczna, taka jak pomada, olejek do brody i woda po goleniu, stawce 21%. Sprzedajesz strzyżenie i pomadę na jednym paragonie, a te pozycje trzeba zaksięgować oddzielnie. Rób ten podział ręcznie po fakcie, a stracisz jeden wieczór na kwartał, a każdy błąd zamieni się w korektę dla urzędu skarbowego.
Kasa, która sama to rozdziela, zabiera ci ten wieczór z głowy. Salonnare automatycznie umieszcza obie stawki na tym samym paragonie, nadaje każdej transakcji kolejny numer paragonu i wysyła paragon klientowi e-mailem, więc nie potrzebujesz drukarki paragonów. Co jeszcze w niej jest, znajdziesz na stronie kasa.
Zapytaj też każdego dostawcę, jak twoje dane trafiają do księgowej. Salonnare zapewnia eksport, który wczytujesz do Moneybird lub e-Boekhouden. To eksport, a nie połączenie na żywo: pobierasz plik i go wczytujesz, zamiast żeby oba systemy stale ze sobą rozmawiały. Ten eksport i raporty obrotu są dostępne od planu Starter (29 € miesięcznie); sama kasa, do gotówki i karty, jest już w darmowym planie.
Pomiar 4: co dziś odchodzi od każdej płatności
Wyciągnij wyciągi z zeszłego miesiąca i policz, ile kosztuje cię każda płatność. Policz osobno trzy rzeczy: ile kosztuje twój terminal płatniczy, ile miesięcznie kosztuje twoje obecne oprogramowanie i czy jakiś procent twojego obrotu gdzieś odpływa.
To ostatnie to miejsce, gdzie różnice robią się duże. Niektóre platformy pobierają prowizję od każdej rezerwacji, często od klientów, którzy przychodzą przez ich marketplace. Przy dziesięciu rezerwacjach miesięcznie wydaje się to tanie, a staje się drogie w chwili, gdy twój lokal się rozkręca, bo koszty rosną razem z twoim sukcesem.
Salonnare działa ze stałą kwotą miesięczną. Nie ma prowizji marketplace od nowych klientów, którzy rezerwują u ciebie przez Salonnare: ta wynosi 0 €. Od każdej płatności online lub kartą przechodzącej przez Salonnare obowiązuje natomiast opłata transakcyjna 0,5%, minimum 0,30 € za płatność. Przy strzyżeniu za 30 € to 0,30 €; przy usłudze za 80 € wychodzi 0,40 €. Rozliczenia gotówkowe nie są nią objęte. Przelicz to na własnym obrocie i zestaw z tym, co płacisz dziś, a będziesz mieć uczciwe porównanie zamiast obietnicy marketingowej.
Ta liczba decyduje też o tym, gdzie trafiają twoje pieniądze. Płatności online w Salonnare przechodzą przez twoje własne konto Mollie lub Stripe, więc płatności iDEAL i kartą trafiają bezpośrednio na twoje konto bankowe, a nie najpierw na konto platformy. Płatności online są dostępne od planu Starter (29 € miesięcznie).
Jeśli chcesz, żeby ten rachunek był rozpisany konkretnie dla barbershopu, przeczytaj przewodnik po oprogramowaniu dla barbershopów w Holandii.
Testowanie, zanim przeniesiesz listę klientów
Z czterema liczbami na stole zwykle zostają ci dwa lub trzy systemy. Ostatni krok to próbne uruchomienie i nie wolno go pomijać. Prezentacja jest wyreżyserowana; twoja sobota nie.
Zrób to w tej kolejności. Najpierw wprowadź usługi i ceny i sprawdź, czy normalny dzień mieści się w kalendarzu, łącznie z przerwami i czasem, którego naprawdę potrzebujesz na fade. Potem przez tydzień przyjmuj rezerwacje online, pracując dalej po staremu. W tym samym tygodniu rozlicz kilku klientów w nowej kasie, najlepiej w zajęty dzień, i sprawdź, czy podział VAT się zgadza.
Listę klientów przenieś dopiero wtedy, gdy ten tydzień poszedł dobrze. W Salonnare pobierasz szablon CSV, wypełniasz go klientami i wgrywasz. Najpierw dostajesz podgląd tego, co zostanie zaimportowane, zanim cokolwiek zostanie zapisane, więc wychwycisz błędy w pliku, zanim trafią do kart klientów. Jeśli korzystasz teraz z innego systemu, sprawdź, czy możesz z niego wyeksportować dane, bo to często decyduje o tym, ile ręcznej pracy kosztuje zmiana.
Po tym tygodniu oceń jedną rzecz: czy miałeś mniej telefonów, mniej pustych foteli i mniej porządkowania niż w tygodniu pomiarowym? Jeśli nie, ten system nie rozwiązuje problemu, który zmierzyłeś.
Szerszy przegląd tego, czego potrzebuje barbershop, znajdziesz na stronie oprogramowanie dla barberów.
Ten próbny tydzień możesz przeprowadzić bez kosztów: zacznij za darmo z Salonnare i skonfiguruj usługi oraz kalendarz na kolejny tydzień pracy.
Ile kosztują plany i co w nich jest
Salonnare ma trzy plany, a cztery pomiary zwykle same wskazują ci właściwy.
Free, 0 € miesięcznie. Jeden pracownik i 50 wizyt miesięcznie. Dostajesz stronę rezerwacji online, potwierdzenia i przypomnienia e-mailem, kasę do gotówki i karty z automatycznym podziałem VAT oraz karty klientów. Wystarczy dla barbera pracującego w pojedynkę, który chce przede wszystkim oderwać się od telefonu.
Starter, 29 € miesięcznie. Do trzech pracowników i nieograniczona liczba wizyt. Dochodzą płatności online przez twoje własne konto Mollie lub Stripe, a także opłaty za niestawienie się, gospodarka magazynowa dla sprzedaży detalicznej, raporty obrotu, eksport do księgowości, bony podarunkowe i program lojalnościowy.
Pro, 59 € miesięcznie. Nieograniczona liczba pracowników, do tego zaliczki przy rezerwacji, kampanie e-mailowe i karnety dla stałych klientów.
We wszystkich trzech twoje dane są na serwerach w UE, oprogramowanie działa w dziewięciu językach, dla każdego pracownika ustawiasz, co może widzieć, a Salonnare przechowuje notatki o zdrowiu, takie jak alergie, w oddzielnym, zaszyfrowanym sejfie, z dala od zwykłych notatek o klientach. Logowanie działa przez Google, Microsoft, Apple lub Facebook. Wszystkie różnice znajdziesz na stronie z cennikiem.
Zmierz swój tydzień, a potem wybierz na podstawie liczb
Przeprowadź próbny tydzień bez kosztów w darmowym planie Salonnare: 0 € miesięcznie za jednego pracownika i 50 wizyt, łącznie ze stroną rezerwacji online, przypomnieniami e-mailem i kasą, która automatycznie rozdziela VAT 9% i 21%.
Zacznij za darmo z SalonnareNajczęściej zadawane pytania
Czy istnieje darmowy program dla barbera, od którego mogę zacząć?
Tak. Darmowy plan Salonnare kosztuje 0 € miesięcznie, bez okresu próbnego i bez daty końcowej, i jest przeznaczony dla jednego pracownika z maksymalnie 50 wizytami miesięcznie. Dostajesz stronę rezerwacji online, potwierdzenia i przypomnienia e-mailem, kasę do gotówki i karty z automatycznym podziałem VAT oraz karty klientów. Płatności online, gospodarka magazynowa i raporty są dostępne od planu Starter (29 € miesięcznie).
Czy w Salonnare płacę procent od obrotu za każdą rezerwację?
Nie ma prowizji marketplace od nowych klientów, którzy rezerwują u ciebie przez Salonnare: ta wynosi 0 €, niezależnie od liczby klientów. Płacisz natomiast opłatę transakcyjną 0,5%, minimum 0,30 €, od każdej płatności online lub kartą przechodzącej przez Salonnare. Przy strzyżeniu za 30 € to 0,30 €. Płatności gotówkowe nie są nią objęte. Poza tym płacisz tylko stałą kwotę miesięczną: 0 €, 29 € lub 59 €.
Jak działa pobieranie zaliczki przez iDEAL?
Podłączasz własne konto Mollie lub Stripe do Salonnare. Klient płaci część ceny usługi przy rezerwacji, przez iDEAL lub kartą, a kwota trafia na twoje konto bankowe, a nie najpierw do platformy. Od tej płatności obowiązuje opłata transakcyjna 0,5% (minimum 0,30 €), oprócz stawek twojego operatora płatności. Zaliczki przy rezerwacji są w planie Pro (59 € miesięcznie); opłaty za niestawienie się pobierane po fakcie są już w planie Starter.
Czy mogę zaimportować moją obecną listę klientów?
Tak, przez plik CSV. W Salonnare pobierasz szablon z właściwymi kolumnami, wypełniasz go danymi klientów i wgrywasz. Zanim cokolwiek zostanie zapisane, widzisz podgląd tego, co zostanie zaimportowane, więc wychwycisz błędy w pliku, zanim trafią do kart klientów. Plik CSV utworzysz z Excela, Arkuszy Google lub eksportu z obecnego systemu.
Czy moi klienci dostają przypomnienie SMS-em?
Salonnare wysyła potwierdzenia i przypomnienia e-mailem; są one w każdym planie, także w darmowym. Wysyłka SMS nie jest częścią Salonnare. W większości barbershopów przypomnienie e-mailem w połączeniu z opłatą za niestawienie się lub zaliczką od nowych klientów wystarcza, by ograniczyć puste fotele.
Ile trwa przejście na nowy program dla barbera?
Licz się z tygodniem testów obok obecnego sposobu pracy. Najpierw wprowadź usługi, ceny i godziny otwarcia, potem przez tydzień przyjmuj rezerwacje online i w zajęty dzień rozlicz kilku klientów w nowej kasie. Listę klientów importuj dopiero wtedy, gdy ten tydzień poszedł dobrze. Unikniesz w ten sposób kalendarza, który działa tylko w połowie, w najbardziej zajętą sobotę.