System rezerwacji online dla fryzjerów: granice, które dają spokój i nie kosztują rezerwacji

Dostępność 24/7 to ustawienie, a nie obietnica

Spora część wizyt jest umawiana poza godzinami otwarcia. Klienci sięgają po telefon wtedy, gdy im pasuje, a to rzadko jest między dziewiątą a osiemnastą. Jeśli jesteś dostępny lub dostępna tylko telefonicznie, albo przegapiasz te momenty, albo oddzwaniasz później, ze wszystkimi tego przepychankami. To argument, którym sprzedaje się niemal każde oprogramowanie do planowania wizyt, i trudno z nim dyskutować.

To jednak tylko połowa historii. Otwarcie kalendarza to jeden przycisk. Otwarcie kalendarza tak, żeby nie przejął twojego tygodnia pracy, to seria ustawień. Bez nich dostajesz dokładnie to, o co prosiłeś lub prosiłaś: każda luka jest do zarezerwowania, także ta, której potrzebowałeś lub potrzebowałaś na sprzątanie, obiad albo spłukanie poprzedniej klientki.

Do tego zbyt otwarty kalendarz nie tylko psuje twój dzień, ale też doświadczenie klienta. Jeśli od dziesiątej rano masz opóźnienie, odczuwa to każdy kolejny klient. Spokój, o który ci chodziło, znika wtedy po obu stronach fotela. Dlatego reszta tego artykułu nie dotyczy włączania, tylko wyznaczania granic.

Cztery granice, które utrzymują spokój w kalendarzu

Prawie każdy system rezerwacji ma te same cztery pokrętła. Rzadko wszystkie są ustawione świadomie i właśnie tu leży różnica między kalendarzem, który działa, a kalendarzem, który co tydzień naprawiasz.

Czas trwania usługi i czas działania. Czas trwania w systemie to czas, który klienci mogą zarezerwować. Jeśli koloryzacja jest ustawiona na sześćdziesiąt minut, a w praktyce trwa dziewięćdziesiąt, całe popołudnie masz opóźnione już od pierwszej klientki. Przejdź raz przez listę usług i daj każdej uczciwy czas trwania, razem z płukaniem i sprzątaniem. Przy usługach z czasem działania możesz ustawić ten czas oczekiwania osobno, żeby system mógł wcisnąć krótki zabieg, zamiast zostawiać fotel pusty, gdy czekasz. Strona o zarządzaniu rezerwacjami pokazuje, jak to wygląda w kalendarzu.

Jak daleko naprzód klienci mogą rezerwować. Ustaw horyzont na rok, a w styczniu będziesz mieć wizyty we wrześniu, gdy jeszcze nie wiesz, czy będziesz otwarty lub otwarta i z iloma osobami. Ustaw dwa tygodnie, a stała klientka, która przychodzi co sześć tygodni, nie zaplanuje już nic z wyprzedzeniem, więc tracisz najbardziej przewidywalną część przychodu. Dla większości salonów rozsądna granica leży gdzieś między dwoma a czterema miesiącami, zależnie od tego, jak często wracają twoi klienci.

Minimalny czas między rezerwacją a wizytą. Bez tej granicy ktoś może za dziesięć dziesiąta zarezerwować wizytę na dziesiątą, gdy ty już jesteś przy innym kliencie, a telefon leży w szufladzie. Z dolną granicą kilku godzin rezerwacja na ostatnią chwilę dalej jest możliwa, ale masz szansę ją zauważyć. Ustaw dwadzieścia cztery godziny, a wyrzucasz każdą spontaniczną rezerwację, a to właśnie one wypełniają twoje puste okienka.

Kiedy twój dzień się otwiera i zamyka. Godziny otwarcia to nie automatycznie godziny dostępne do rezerwacji. Ostatnia koloryzacja dnia potrzebuje dwóch godzin, więc musi się kończyć wcześniej niż ostatnie strzyżenie. Ustaw dla każdej usługi lub części dnia, jak późno można ją zarezerwować, a już nigdy nie będziesz musiał lub musiała oddzwaniać do klientki, że jednak się nie da.

Których usług nie wystawiać online tak po prostu

Nie każda usługa pasuje do formularza online. Są trzy kategorie, w których automatyczna rezerwacja kosztuje cię więcej, niż daje, i dla wszystkich trzech jest rozwiązanie, które nie uderza w przychód.

Usługi, których czas zależy od klientki. Koloryzacja na włosach do ramion to inna praca niż ta sama koloryzacja na włosach do pasa. Daj jej jeden stały czas, a wybierasz między ciągłym przekraczaniem czasu a ciągłym oddawaniem go za darmo. Praktyczne rozwiązanie to podzielić usługę według długości włosów lub intensywności, żeby klientka przy rezerwacji wybrała właściwy wariant, a ty miał lub miała w kalendarzu właściwy czas.

Usługi, które najpierw wymagają rozmowy. Korekty koloru, dużej zmiany czy pierwszego balayage nie planuje się w ciemno. Nie usuwaj ich z oferty; postaw na ich miejscu krótką wizytę konsultacyjną, którą można zarezerwować online. Klientka i tak od razu może coś zaklepać, ty widzisz sytuację, zanim zarezerwujesz na nią dwie godziny, a kolejną wizytę planujecie razem.

Usługi, które robisz tylko znanym klientom. Niektóre zabiegi nie są dobrym pierwszym spotkaniem. Możesz zostawić taką usługę widoczną, ale niedostępną do rezerwacji online, z jasną informacją, że nowi klienci zaczynają od konsultacji. To nie bariera, tylko filtr, który oszczędza ci wizyt, które i tak musiałbyś lub musiałabyś przekładać.

Zysk nie polega na tym, że masz mniej rezerwacji, tylko na tym, że rezerwacje, które przychodzą, są właściwe. Kalendarz pełen wizyt do poprawiania daje mniej spokoju niż trochę pustszy tydzień, który się trzyma.

Gdzie granica zamienia się w utracony przychód

Każdą granicę z tego artykułu można ustawić zbyt ciasno. Zwykle dzieje się to po gorącym okresie: cały tydzień biegałeś lub biegałaś, wstawiasz zapas wokół wszystkiego, a trzy miesiące później zastanawiasz się, dlaczego kalendarz już się nie wypełnia.

Trzy ustawienia najszybciej kosztują przychód, gdy przesadzisz. Zbyt duża przerwa między zabiegami to dosłownie pusty fotel, który sam lub sama sobie zaplanowałeś lub zaplanowałaś: piętnaście minut po każdym kliencie to przy sześciu klientach dziennie półtorej godziny. Zbyt krótki horyzont rezerwacji odstawia na bok stałych klientów, a to są ludzie, którzy wracają bez żadnego marketingu. A minimalny czas wyprzedzenia wynoszący cały dzień sprawia, że dzisiejsze popołudniowe odwołanie zostaje niewypełnione, choć ktoś chętnie by je wziął.

Różnicy między spokojem a stratą nie da się wyczuć, da się ją tylko zmierzyć. Nie patrz w tym celu na przychód, tylko na obłożenie: ile godzin dostępnych do rezerwacji jest naprawdę wypełnionych i gdzie w tygodniu wypadają luki? Te raporty są w Salonnare od planu Starter, więc tydzień po tygodniu widzisz, co robi zmieniona granica. Zmieniaj jedno ustawienie naraz i daj mu dwa do czterech tygodni, inaczej potem nie będziesz wiedzieć, które pokrętło zadziałało.

To mierzenie działa tylko wtedy, gdy twoja kartoteka klientów jest w porządku. Kto wraca jak często, jaka usługa się z tym wiąże i kiedy ktoś był ostatnio: to liczby, na podstawie których oceniasz, czy granica jest właściwa. Holenderska Izba Handlowa wyjaśnia, jak proste dane o klientach poprawiają obsługę i lojalność klientów, i to jest dokładnie fundament, którego tu potrzebujesz.

Niestawienia się: granica, którą ustawiasz z góry

Pusty fotel po niestawieniu się kosztuje cię cały zabieg, a nie tylko marżę. Większość nieodbytych wizyt to nie zła wola, tylko zapominalstwo, a to sprawia, że da się to rozwiązać ustawieniami, a nie niezręcznymi rozmowami po fakcie.

Pierwszą granicą jest automatyczne przypomnienie e-mailowe. System wysyła je w ustawionym przez ciebie momencie, bez odhaczania listy przez kogokolwiek. Drugą jest termin odwołania: do kiedy klient może sam przełożyć wizytę? Ustaw ten termin tak, żeby odpowiadał czasowi, którego potrzebujesz, by jeszcze wypełnić okienko, zwykle dwadzieścia cztery do czterdziestu ośmiu godzin, i niech pilnuje tego system zamiast ciebie.

Przy zabiegach, które zajmują dużo czasu, możesz pójść krok dalej. Plan Pro pozwala prosić o zaliczkę przy rezerwacji; od planu Starter możesz ustawić opłaty za niestawienie się i przyjmować płatności online. Te płatności idą przez twoje własne konto Mollie lub Stripe, więc płatności iDEAL i kartą trafiają bezpośrednio na twoje własne konto bankowe, a stawki uzgadniasz sam lub sama ze swoim dostawcą płatności. Salonnare nie pobiera prowizji marketplace od nowych klientów, którzy rezerwują przez platformę: ta wynosi zero. Płatności online i kartą są jednak obciążone opłatą transakcyjną 0,5% z minimum 0,30 €, dodatkowo do tego, co pobiera twój dostawca płatności. To znacznie bardziej przewidywalne niż procent od rezerwacji, ale to nie zero, i zasługujesz na to, żeby wiedzieć o tym, zanim zaczniesz liczyć.

Chcesz, żeby cały ten proces działał na twojej własnej stronie, a klienci nie byli odsyłani na inną platformę? Kompletny przewodnik po widżecie rezerwacji krok po kroku przeprowadza przez techniczną konfigurację.

Ile to kosztuje i od czego zacząć

Nie musisz zaczynać od wszystkich granic naraz. Najpierw ustaw uczciwe czasy trwania usług, potem horyzont rezerwacji, a potem godziny zamknięcia dla każdej usługi. Zaliczki i opłaty za niestawienie się przychodzą później, bo mają sens dopiero wtedy, gdy reszta jest dobrze ustawiona.

Salonnare ma stały darmowy plan za 0 € miesięcznie: jeden pracownik, do pięćdziesięciu rezerwacji miesięcznie, z kalendarzem online, kasą, kartoteką klientów i wpisem w Google. Wszystkie cztery granice z tego artykułu można w nim ustawić. Płatności online, raporty, lista oczekujących i eksport do księgowości są w planie Starter za 29 € miesięcznie, który obejmuje do trzech pracowników bez limitu rezerwacji. Zaliczki, kampanie i karnety są w planie Pro za 59 € miesięcznie, bez limitu wielkości zespołu. Księgowość działa przez plik eksportu, który wczytujesz do Moneybird lub e-Boekhouden, więc przestajesz przepisywać kwoty.

To, że ten krok się opłaca, nie jest nową wiedzą. Analiza Forbes o planowaniu online opisuje, jak firmy oparte na wizytach używają planowania online, żeby skuteczniej wykorzystywać personel i częściej sprowadzać klientów z powrotem. Jeśli przed wyborem chcesz rozejrzeć się szerzej, nasz wpis o tym, jak porównywać oprogramowanie dla salonów, pokazuje, które podejście pasuje do twojego salonu.

Zacznij od małego: zacznij za darmo z Salonnare, ustaw usługi z właściwymi czasami trwania i po dwóch tygodniach spójrz na obłożenie. Wtedy z własnych liczb, a nie z założenia, będziesz wiedzieć, którą granicę jeszcze trzeba dostroić.

Najczęściej zadawane pytania