System kasowy dla salonu fryzjerskiego: sprawdź go w sześciu momentach płatności z twojego dnia pracy

Wybieraj według sposobu pracy, nie według listy funkcji

Prawie każdy system kasowy potrafi zapisać kwotę i wydać paragon. Różnica tkwi w tym, co dzieje się tuż przed i tuż po: jak wizyta trafia na paragon, co dzieje się z produktem, jak poprawiasz błąd i kto co może zobaczyć. Dlatego lista funkcji słabo nadaje się do wyboru. Dwa programy mogą odhaczać "zarządzanie magazynem" czy "raporty", a w praktyce działać zupełnie inaczej.

Zacznij więc od swojego sposobu pracy. To on decyduje też o tym, jakiego pakietu potrzebujesz:

- Pracujesz sam na jednym fotelu. Potrzebujesz przede wszystkim szybkiego paragonu połączonego z kalendarzem. Pakiet Free w Salonnare kosztuje 0 € i jest przeznaczony dla 1 pracownika i 50 wizyt miesięcznie, z kasą na gotówkę i kartę. - Pracujesz z małym zespołem. Wtedy chcesz uprawnień dla każdego pracownika, kontroli magazynu i raportu dziennego. Starter kosztuje 29 € miesięcznie, dla maksymalnie 3 pracowników i bez limitu wizyt. - Masz większy zespół albo pobierasz zaliczki. Pro kosztuje 59 € miesięcznie, bez limitu pracowników i z zaliczkami przy rezerwacjach online.

Cena miesięczna to nie wszystko. Od każdej płatności online lub kartą pobierane jest 0,5% (min. 0,30 €); Salonnare nie pobiera prowizji marketplace od nowych klientów, ale pobiera opłatę transakcyjną 0,5% (min. 0,30 €). Uwzględnij te kwoty przy porównywaniu systemów, tak samo jak koszt własnego terminala płatniczego.

Chcesz najpierw zobaczyć cały obraz dla fryzjerów? Na stronie o programie dla salonu fryzjerskiego przeczytasz, jak łączą się kalendarz, karta klienta i kasa. Potem użyj sześciu momentów poniżej jako testu.

Moment 1: strzyżenie i koloryzacja plus szampon, prosto z wizyty

To moment, który zdarza się najczęściej, więc jest najważniejszy. Klientka ma wizytę na strzyżenie i koloryzację, a przy recepcji bierze jeszcze butelkę szamponu.

Sprawdź w każdym systemie:

- Czy wizyta sama trafia na paragon? Czy wpisujesz usługę jeszcze raz? Każde przepisywanie to szansa na błędną kwotę. - Jaka cena trafia na paragon? Jeśli w międzyczasie zmieniłeś ceny, chcesz wiedzieć, czy klientka płaci cenę z chwili rezerwacji, czy nową. - Czy każda pozycja ma właściwą stawkę VAT? Usługa i produkt mogą mieć różne stawki. Na paragonie powinna być właściwa kwota dla każdej stawki. - Czy szampon schodzi z magazynu? Jeśli sprzedajesz dużo produktów, to tutaj magazyn albo się zgadza, albo zaczyna się rozjeżdżać.

W Salonnare dzisiejsze wizyty widać w kasie jako kafelki. Dotykasz wizyty, usługi trafiają na paragon z ceną z chwili rezerwacji, a ty dodajesz produkt. Jeśli spróbujesz rozliczyć tę samą wizytę drugi raz, kasa cię ostrzeże. Zarządzanie magazynem jest dostępne od pakietu Starter. O paragonie, który zgadza się pod kątem VAT, przeczytasz w artykule o systemie kasowym z paragonami zgodnymi z VAT, a o produktach i magazynie w artykule o kasie salonu z magazynem.

Moment 2: dwie wizyty, jedna osoba płaci

Mama zarezerwowała wizyty dla siebie i dwójki dzieci i chce zapłacić za wszystko naraz. Albo para przychodzi razem i płaci jedna osoba.

Tu wiele systemów zawodzi. Jeśli możesz wybrać tylko jedną wizytę na paragon, robisz trzy paragony i trzy płatności albo dopisujesz usługi dzieci ręcznie. W pierwszym przypadku klientka płaci kartą trzy razy, w drugim dwie wizyty zostają otwarte w kalendarzu, jakby nikt za nie nie zapłacił.

Sprawdź więc: czy możesz dodać kilka wizyt do jednego paragonu i czy potem wszystkie zostaną oznaczone jako zakończone? W Salonnare wkładasz oba kafelki wizyt do tego samego koszyka. Przy płatności wszystkie wizyty z paragonu zamykają się jednocześnie, więc pod koniec dnia w kalendarzu nie ma luźnych końców.

Moment 3: klient bez wizyty, który płaci gotówką

Klient wchodzi na szybkie strzyżenie, nie ma wizyty i woli nie mieć karty klienta. Płaci gotówką i zostawia resztę jako napiwek.

Co tu testujesz:

- Czy możesz rozliczyć bez wizyty i bez klienta? System, który zmusza cię do założenia karty klienta, spowalnia recepcję i zbiera dane, których nie potrzebujesz. - Czy kasa zaokrągla płatności gotówką do 5 centów? W Holandii to zwyczaj przy płatności gotówką. Różnica powinna być widoczna na paragonie, żeby kasa zgadzała się pod koniec dnia. - Czy możesz zapisać napiwek osobno? Napiwek to nie przychód z usługi. Jeśli trafia do osobnej pozycji, później widzisz dla każdego pracownika, ile wpłynęło z napiwków.

Salonnare robi wszystkie trzy rzeczy: paragon bez klienta, zaokrąglenie do 5 centów przy gotówce i osobne pole na napiwek. W raporcie dziennym (od pakietu Starter) napiwki są pokazane oddzielnie od przychodu, dla każdego pracownika i każdej metody płatności.

Moment 4: karta, bon podarunkowy albo zaliczka

Przy recepcji płaci się na więcej sposobów, niż myślisz. Przejdź przez te trzy sytuacje:

Płatność kartą. Jeśli używasz samodzielnego terminala z banku, zapisujesz płatność w kasie jako kartę. Jeśli pracujesz z podłączonym terminalem Mollie lub SumUp, zapytaj, kiedy paragon zmienia status na opłacony. W Salonnare dzieje się to dopiero wtedy, gdy dostawca potwierdzi płatność. Jeśli płatność przerwie się w połowie, paragon nie pojawi się błędnie jako opłacony w twoim zestawieniu.

Bon podarunkowy. Klientka dostała bon podarunkowy na urodziny. Czy możesz wpisać kod, czy kwota zostaje odjęta od salda, a reszta zostaje zachowana? Bony podarunkowe są w Salonnare dostępne od pakietu Starter.

Zaliczka. Jeśli przy rezerwacji online pobierasz płatność z góry, ta zaliczka musi zostać odjęta od sumy przy recepcji. W przeciwnym razie klientka płaci dwa razy albo musisz rozliczać to ręcznie. Zaliczki należą do pakietu Pro; kasa automatycznie odejmuje opłaconą zaliczkę od paragonu.

Zapytaj też przy każdym systemie, ile kosztuje płatność kartą. W Salonnare to 0,5% (min. 0,30 €) od każdej płatności online lub kartą, a pieniądze trafiają na twoje własne konto w Mollie lub Stripe.

Moment 5: klientka, która wraca, bo kolor nie wyszedł

Wolałbyś uniknąć tego momentu, ale się zdarza. Klientka wraca dwa dni później, a ty decydujesz się zwrócić jej część kwoty.

Sprawdź, jak system radzi sobie z korektami:

- Czy możesz jeszcze usunąć lub zmienić opłacony paragon? To brzmi wygodnie, ale jest ryzykiem. Twój przychód i VAT za zamknięty już okres zmieniają się wstecz, a dokumenty przestają zgadzać się z tym, co widział twój księgowy. - Czy istnieje paragon korygujący? Porządny sposób to drugi paragon z ujemnymi pozycjami obok oryginalnego. Dzięki temu widać, co zostało sprzedane, a co zwrócone. - Czy zwrot może być częściowy? Klientka nie zawsze musi dostać wszystko z powrotem.

W Salonnare opłaconego paragonu nie da się usunąć. Zwrot tworzy paragon korygujący, na cały paragon albo na część pozycji. Jeśli płatność przeszła przez Mollie lub Stripe, pieniądze mogą wrócić tą samą drogą. Dzięki temu historia paragonów pozostaje uczciwym zapisem dnia.

Moment 6: koniec dnia i kto co może

Ostatni moment ma miejsce po zamknięciu i właśnie tu widać, czy system powstał z myślą o zespole.

Kto co może? Uczennica nie musi widzieć wszystkich paragonów wszystkich osób, ale stała stylistka powinna móc rozliczać. W Salonnare ustawiasz dla każdego pracownika, czy może tylko przeglądać kasę, czy też rozliczać. Jeśli pracujesz z więcej niż jedną osobą, potrzebujesz pakietu Starter lub Pro.

Co widzisz pod koniec dnia? Od pakietu Starter masz raport dzienny z przychodem dla każdego pracownika i każdej metody płatności, z napiwkami osobno. Obok kładziesz swoje liczenie kasy. Jak to zrobić krok po kroku, opisuje artykuł o zamknięciu dnia w kasie.

Jak dane trafiają do księgowego? Od pakietu Starter Salonnare tworzy eksport, który możesz wczytać do Moneybird lub e-Boekhouden. To eksport, a nie połączenie na żywo: plik tworzysz sam i przetwarzasz go w programie księgowym.

Jak samodzielnie przeprowadzić test

Nie musisz zgadywać. Zarezerwuj godzinę i przejdź sześć momentów w każdym systemie, który bierzesz pod uwagę.

1. Utwórz dwóch testowych klientów i wpisz każdemu wizytę do kalendarza, z co najmniej jednym połączeniem dwóch usług. 2. Dodaj dwa produkty, ze stawką VAT inną niż stawka usług, jeśli tak jest w twoim przypadku. 3. Rozlicz sześć momentów: wizyta plus produkt, dwie wizyty na jednym paragonie, klient bez wizyty gotówką z napiwkiem, karta, korekta i spojrzenie na koniec dnia. 4. Zapisz przy każdym momencie, ile czynności to zajęło i gdzie się wahałeś. Ta lista to twoje prawdziwe porównanie.

W Salonnare możesz to zrobić w pakiecie Free. Funkcje płatnych pakietów, takie jak magazyn, bony podarunkowe i raport dzienny, sprawdzisz od pakietu Starter. Zobacz na stronie o systemie kasowym dla salonów, jak wygląda kasa, i zacznij za darmo z Salonnare, żeby przejść sześć momentów z własnymi usługami.

Najczęściej zadawane pytania