Przejście z Treatwell na własne oprogramowanie dla salonu: kompletny przewodnik

Ile naprawdę kosztuje Treatwell miesięcznie?

Warto dokładnie zrozumieć, jak Treatwell nalicza opłaty, bo model jest uczciwszy, niż często zakładają właściciele salonów - i właśnie dlatego ta decyzja wymaga trzeźwej głowy.

Są trzy składniki (opublikowane stawki Treatwell na 2026 rok, wszystkie opłaty bez VAT). Po pierwsze: stały abonament 35 € miesięcznie, rozliczany co miesiąc (lub rocznie, w niższej cenie). Po drugie: prowizja 35%, ale tylko od pierwszej rezerwacji naprawdę nowego klienta, który znalazł cię przez marketplace Treatwell. Każda kolejna rezerwacja tego klienta to 0%, a każda rezerwacja, którą pozyskasz sama - telefon, WhatsApp, własna strona - również 0%. Po trzecie: opłata za przetwarzanie w wysokości 2%, pobierana wyłącznie od przedpłat online. Te 35% to więc opłata za pozyskanie (prowizja za dostarczenie nowego klienta), a nie podatek od każdej wizyty.

Teraz uczciwe porównanie. Salonnare to stała opłata - Free za 0 € miesięcznie lub Pro za 59 € miesięcznie - bez prowizji marketplace od jakiejkolwiek rezerwacji; jedyną opłatą jest opłata platformowa 0,5% (min. 0,30 €) od każdej płatności online lub kartą. Od planu Starter (29 €/mies.) podłączasz własne konto Mollie, więc do stawek samego Mollie (iDEAL kosztuje około 0,29 € za transakcję) dochodzi tylko ta opłata platformowa, znacznie poniżej 2% opłaty Treatwell za przetwarzanie przedpłat, a pieniądze trafiają bezpośrednio na twoje konto bankowe. Dostajesz też własny wpis w marketplace Salonnare bez prowizji (/salons).

To, czy zaoszczędzisz, zależy od tego, jak bardzo dziś opierasz się na marketplace Treatwell: jeśli ta 35-procentowa opłata za pozyskanie jest znaczącą pozycją na twoim wyciągu, budowanie własnych kanałów pozyskiwania (Google, Instagram, własny wpis w marketplace) obok stałej opłaty miesięcznej przyniesie oszczędności. Jeśli prawie nie korzystasz z marketplace, a większość rezerwacji to stali klienci lub kontakt bezpośredni, zysk dotyczy głównie własności - twoich opinii, twojej marki, twojego przepływu płatności - plus darmowego lub przewidywalnego stałego planu zamiast opłaty za każde pozyskanie.

Jakie dane możesz wyciągnąć z Treatwell?

Zanim się przeniesiesz, musisz wiedzieć, co zachowujesz. Treatwell oferuje eksport listy klientów. Może go wykonać tylko konto z uprawnieniami Owner, w Treatwell Connect na komputerze. Plik zawiera (o ile zostały uzupełnione): imię i nazwisko, telefon, e-mail, notatki z karty klienta, zgodę marketingową, płeć, język, datę urodzenia, liczbę rezerwacji w Connect i datę utworzenia klienta.

Czego wyraźnie nie zawiera: szczegółów rezerwacji (czyli żadnej historii zabiegów klienta) ani informacji o płatnościach. Menu usług z cenami i grafików pracowników także nie ma w eksporcie klientów. Opinie, które klienci zostawili w Treatwell, znajdują się na platformie Treatwell i nie są częścią eksportu.

Dlatego przed rezygnacją sama zapisz to, czego potrzebujesz: zestawienie usług i cen, nadchodzące wizyty oraz, w przypadku stałych klientów, szczegóły zabiegów, na których polegasz (receptury koloru, techniki). Wystarczy zestawienie lub zrzuty ekranu. Zaplanuj to wcześnie, żeby nic ważnego nie przepadło w dniu rezygnacji.

Uwaga dotycząca RODO: wszystkie wyeksportowane dane klientów muszą zostać ponownie zaimportowane do systemu z równoważnymi zabezpieczeniami przetwarzania danych. Treatwell ma siedzibę w Wielkiej Brytanii; przejście na natywnie europejską alternatywę z siedzibą w Holandii utrzymuje twoje dane w UE, co może uprościć rejestr podmiotów przetwarzających - w każdym przypadku udokumentuj eksport i import w swojej ścieżce audytu.

Eksport danych z Treatwell: krok po kroku

Zaloguj się do Treatwell Connect na komputerze, na konto z uprawnieniami Owner. Przejdź do Clients i wybierz Export. Otwórz plik w Excelu lub Arkuszach Google i sprawdź go: czy są wszyscy klienci, czy telefony i adresy e-mail są kompletne i czy przeniosły się notatki? W razie potrzeby zapisz go jako CSV, żeby móc go później zaimportować.

Następnie zapisz to, czego nie ma w eksporcie klientów: menu usług z cenami i czasem trwania, grafiki pracowników, nadchodzące wizyty i szczegóły zabiegów, które chcesz zachować dla stałych klientów. Wystarczy zestawienie lub zrzut ekranu każdej strony; usługi i tak wprowadzisz od nowa sama.

Przechowuj wszystkie eksporty i zestawienia w co najmniej dwóch miejscach: na komputerze i w chmurze (Google Drive, iCloud itp.). Mogą ci się przydać jako punkt odniesienia w pierwszych tygodniach po zmianie.

Przejście na Salonnare (lub inną natywnie europejską alternatywę)

Załóż darmowe konto Salonnare na /free - bez karty kredytowej, 1 pracownik i 50 rezerwacji miesięcznie za darmo bezterminowo. Proces wdrożenia oferuje importer CSV dla twojego eksportu klientów z Treatwell. Pola przypisujesz w wizualnym interfejsie, łącząc każdą kolumnę pliku (imię, telefon i tak dalej) z odpowiednim polem w Salonnare. Po imporcie zrób wyrywkową kontrolę: wyszukaj w Salonnare 10 losowych klientów i sprawdź, czy dane kontaktowe i notatki się przeniosły.

Ponieważ menu usług nie ma w eksporcie klientów, odtwarzasz je potem ręcznie na podstawie własnego zestawienia - zarezerwuj na to 60 minut. Wykorzystaj okazję, by dodać pakiety lub dodatki, których jeszcze nie oferowałaś. Podłącz własne konto Mollie lub Stripe w Ustawienia → Płatności → Połącz. Proces OAuth trwa minutę: logujesz się do Mollie, autoryzujesz Salonnare i od tej chwili płatności iDEAL i kartą trafiają bezpośrednio na twoje konto bankowe. Opłaty transakcyjne to te, które wynegocjowałaś z Mollie, plus własna opłata platformowa Salonnare 0,5% (min. 0,30 €).

Poinformuj klientów i zrezygnuj z Treatwell

Dwa tygodnie przed zmianą wyślij e-mail do całej listy klientów: „Nasz system rezerwacji został unowocześniony - od [data] rezerwuj przez ten nowy link.” Zachowaj osobisty ton - krótkie wyjaśnienie, że teraz zarządzasz rezerwacjami samodzielnie, plus link do nowego widżetu rezerwacji. Salonnare ma moduł kampanii (Pro), który wyśle to do zaimportowanej listy klientów jednym kliknięciem.

Równocześnie dodaj nowy link do rezerwacji jako link do umawiania wizyt w profilu firmy w Google (Salonnare może to zrobić za ciebie w swoich ustawieniach) i ustaw link w bio na Instagramie oraz wszelkie szybkie linki WhatsApp Business tak, by wskazywały nowy widżet. Przed rezygnacją z Treatwell sprawdź warunki wypowiedzenia we własnej umowie lub na koncie Treatwell, żeby wiedzieć, jaki okres wypowiedzenia i jaka data zakończenia obowiązują w twoim przypadku. Jeśli warunki na to pozwalają, utrzymuj stare konto aktywne równolegle przez 30 dni, żeby móc sprawdzać historyczne rezerwacje i odpowiadać na nietypowe pytania klientów („jaki kolor miałam ostatnio?”). Po 30 dniach zrezygnuj definitywnie i zarchiwizuj ostatni eksport klientów. Łączna aktywna praca przy przejściu to zwykle jeden dzień roboczy: cztery godziny na import danych i konfigurację, dwie godziny na przygotowanie komunikacji z klientami i jeden dzień kalendarzowy, aż e-maile do klientów dotrą.

Co zmienia się w codziennej pracy po trzech miesiącach?

Konkretne zmiany, o których mówią salony po przejściu z Treatwell na własne oprogramowanie.

Po pierwsze: wraca wgląd w relację z klientem. Własne oprogramowanie zapewnia: automatyczne przypomnienia o ponownej rezerwacji na podstawie historii usług, bogate notatki o każdym kliencie („uczulona na amoniak”, „po przyjściu zawsze zamawia cappuccino”) i segmentowane kampanie marketingowe (e-maile urodzinowe, ponowne angażowanie klientów, którzy przestali przychodzić).

Po drugie: twoja marka znów staje się widoczna. Klienci, którzy trafiają do ciebie przez marketplace, często zapamiętują najpierw platformę, a dopiero potem twój salon. Po zmianie twoja nazwa, twój wygląd i twoja domena pojawiają się w każdym e-mailu z potwierdzeniem i przypomnieniu - co często pomaga zdobywać więcej bezpośrednich rezerwacji przez Google i Instagram, bo klienci wiedzą już, że twoja strona istnieje.

Po trzecie: niestawień się jest wyraźnie mniej. Twój własny proces zaliczek przy rezerwacji pobiera z góry procent lub stałą kwotę przez iDEAL, Apple Pay lub kartę w chwili rezerwacji - zatrzymywaną automatycznie, jeśli klient się nie pojawi, a w przeciwnym razie zaliczaną na poczet końcowego rachunku. Zasady ustalasz sama, więc zaliczka może być tak elastyczna, jak potrzebuje twój salon. Zaliczki przez iDEAL są szczególnie skuteczne w Holandii, gdzie iDEAL to dominująca metoda płatności online. Salony, które to wdrażają, widzą wyraźny spadek liczby niestawień się.

Po czwarte: pozyskiwanie klientów należy do ciebie. Gdy przestajesz płacić 35% prowizji od każdego nowego klienta z marketplace i zaczynasz sama pozyskiwać tych klientów, wydatki na pozyskanie zamieniają się w kanały, które kontrolujesz. W połączeniu ze stałą opłatą miesięczną zamiast opłaty za każde pozyskanie więcej z wartości każdego nowego klienta w całym okresie współpracy zostaje w twojej firmie - bez konieczności wzrostu obrotu brutto.

Najczęściej zadawane pytania