Program dla salonu kosmetycznego: co powinien umieć w 2026?

Co odróżnia salon kosmetyczny od salonu fryzjerskiego

Salony fryzjerskie i kosmetyczne są na rynku oprogramowania regularnie wrzucane do jednego worka, ale ich potrzeby operacyjne różnią się w kilku zasadniczych punktach. Jeśli jako salon kosmetyczny wybierzesz program zaprojektowany dla salonów fryzjerskich, szybko natrafisz na ograniczenia, których nie widać podczas demo.

Czas trwania zabiegów i czasy buforowe

Strzyżenie trwa od 30 do 45 minut. Zabieg na twarz, masaż ciała czy depilacja trwają od 60 do 90 minut - czasem dłużej. Te dłuższe czasy zabiegów sprawiają, że dokładny system planowania jest jeszcze ważniejszy: zbyt ciasno ustawiony bufor albo system, w którym nie da się ustawić czasu trwania dla każdego rodzaju zabiegu, wywołuje chaos w popołudniowym grafiku. Dobry program dla salonu kosmetycznego pozwala ustawić stały czas trwania dla każdego rodzaju zabiegu, łącznie z czasem na sprzątanie po nim.

Informacje o klientach istotne dla zdrowia

W salonie fryzjerskim zapisujesz, że ktoś woli krótkie włosy. W salonie kosmetycznym śledzisz, jakich składników nie toleruje skóra klientki, jakie przeciwwskazania dotyczą określonych zabiegów albo czy klientka jest w ciąży lub przyjmuje leki wpływające na zabieg. To szczególne kategorie danych osobowych w rozumieniu RODO - nie mogą być po prostu wszędzie widoczne i wymagają innego traktowania niż zwykłe notatki o kliencie. Program, który nie robi tego rozróżnienia, naraża cię na ryzyko niezgodności z przepisami, którego nie chcesz.

Zużycie produktów na zabieg

Kosmetyki są drogie. Jeśli system nie śledzi, ile produktu zużywa się podczas zabiegu, na koniec miesiąca nie masz wglądu w marże na produktach. Program dla salonu kosmetycznego, który poważnie traktuje zarządzanie magazynem, łączy zużycie produktów bezpośrednio z zapisem zabiegu i sygnalizuje, gdy tylko zostanie osiągnięty próg.

Struktura prowizji dla każdego pracownika

Wiele salonów kosmetycznych współpracuje z kosmetyczkami na zasadzie prowizji albo z freelancerkami wynajmującymi stanowisko. Program musi śledzić dla każdego pracownika, ile obrotów wypracowuje i jaki udział się z tym wiąże. Ręczne liczenie na koniec miesiąca kosztuje czas i regularnie prowadzi do sporów o zaokrąglenia i wyjątki.

Pięć funkcji, bez których się nie obejdziesz

Większość salonów kosmetycznych, które przechodzą na nowe oprogramowanie, robi to, bo obecne rozwiązanie nie radzi sobie w jednym lub kilku z poniższych obszarów. To funkcje, które decydują o różnicy między systemem, który codziennie ci pomaga, a systemem, który codziennie musisz obchodzić.

1. Rezerwacje online z rodzajami zabiegów i czasami buforowymi

Publiczna strona rezerwacji, na której klientki same wybierają zabieg, pracownika i rezerwują termin - także gdy salon jest zamknięty. Kluczowe: program oblicza dostępność na podstawie rzeczywistego czasu trwania zabiegu plus ewentualnego czasu na sprzątanie. Klientka, która myśli, że może zacząć o 14:00, podczas gdy poprzedni zabieg kończy się dopiero o 14:15, to przepis na stres przy recepcji.

2. Profile klientów z bezpiecznymi notatkami zdrowotnymi

Alergie, choroby skóry i leki muszą być gdzieś zapisane, ale nie wszędzie. Dobry system ma osobne, chronione miejsce na informacje o klientach istotne dla zdrowia - dostępne dla specjalistki wykonującej zabieg, a niewidoczne dla wszystkich w organizacji. To obowiązek wynikający z RODO, a nie luksus.

3. Kasa z wieloma usługami i lokalnymi metodami płatności

Rozliczenie w salonie kosmetycznym regularnie obejmuje połączenie zabiegów i produktów: zabieg na twarz plus maska plus butelka kremu do pielęgnacji domowej. Kasa musi płynnie obsługiwać takie połączenia, umożliwiać płatność kartą kredytową, debetową lub gotówką i generować poprawny paragon. Systemy płatności, które obsługują tylko karty kredytowe albo oferują lokalne metody przez obejście, to przeszkoda operacyjna.

4. Grafik pracowników z zarządzaniem rolami

Grafiki dla każdego pracownika, ewidencja urlopów i system, który automatycznie przekłada zmiany w grafiku na dostępność w kalendarzu. Bez tego zarządzanie salonem z kilkoma pracownikami szybko odbywa się przez wiadomości na WhatsAppie i wspólny notatnik - co prędzej czy później prowadzi do podwójnych rezerwacji albo niedostępnej pracowniczki w chwili, gdy przychodzi klientka.

5. Zarządzanie magazynem z powiadomieniami

Przy jakim stanie produktu chcesz dostać powiadomienie? Które produkty są niedostępne z powodu zmiany dostawcy? Jeśli system tego nie śledzi, zarządzanie opiera się na pamięci i szczęściu. Zarządzanie magazynem w programie daje ci na koniec każdego miesiąca dokładny obraz zużycia produktów, potrzeb zakupowych i marży na zabiegu.

Jak Salonnare wspiera salony kosmetyczne

Salonnare powstało z myślą o europejskim rynku beauty. Poniższe funkcje działają i są codziennie używane.

Rezerwacje online i wizyty obejmujące kilka usług

Publiczną stronę rezerwacji Salonnare możesz połączyć ze swoją stroną internetową, Profilem Firmy w Google i bio na Instagramie. Klientki mogą łączyć kilka zabiegów w jednej rezerwacji, a każdy z nich opcjonalnie przypisać do innej pracowniczki. Dostępność jest obliczana na podstawie grafików pracy ustawionych dla każdego pracownika, łącznie z czasem trwania zabiegu i buforem.

Sejf na notatki zdrowotne (art. 9 RODO)

Salonnare ma szyfrowany sejf na szczególne kategorie danych osobowych. Notatki zdrowotne, alergie i choroby skóry są przechowywane osobno, z szyfrowaniem AES-256-GCM i osobną kontrolą dostępu dla każdego pracownika. Tylko pracownicy z wyraźnym uprawnieniem mogą przeglądać te dane. Wdrożenie spełnia wymogi art. 9 RODO dotyczące szczególnych kategorii danych osobowych - co ma znaczenie dla każdego salonu kosmetycznego prowadzącego dokumentację kosmetyczno-medyczną.

Opłata za niestawienie się i zaliczka

Przy no-show salon kosmetyczny traci dłuższy czas zabiegu i wyższe obroty niż przy krótszej wizycie. Salonnare pozwala ustawić opłatę za niestawienie się jako stałą kwotę lub procent ceny zabiegu. Klientki autoryzują kartę przy rezerwacji online, a opłata jest automatycznie pobierana przy niestawieniu się lub zbyt późnym odwołaniu. Można to skonfigurować w Ustawienia - Rezerwacje.

Rozliczanie prowizji dla każdego pracownika: wkrótce

Procent prowizji dla każdego pracownika i wypłaty przez Stripe Connect są w Salonnare w przygotowaniu i nie są jeszcze dostępne.

Zarządzanie magazynem, program lojalnościowy i bony podarunkowe

Stan produktów jest śledzony przy każdej sprzedaży w kasie, z konfigurowalnym progiem powiadomień. Bony podarunkowe można sprzedawać i realizować w module kasy z automatycznym śledzeniem salda. Program lojalnościowy pozwala klientkom zbierać punkty przy każdym zabiegu i wymieniać je na kupony rabatowe.

Logowanie przez Google i Microsoft

Pracownicy logują się istniejącym kontem Google lub Microsoft. Bez osobnego hasła do zapamiętania, bez dodatkowej aplikacji uwierzytelniającej poza tym, co już znają. To znacząco obniża próg przy wdrażaniu nowych pracowników.

Import danych klientów przez CSV

Istniejące dane klientów importujesz w Ustawienia - Klienci - Import. Eksportujesz obecną listę ze starego systemu lub arkusza, a system pokazuje wizualne przypisanie kolumn, zanim potwierdzisz import. Dzięki temu nie zaczynasz z pustą bazą.

Chcesz zobaczyć, jak funkcje działają w praktyce? Z planem bezpłatnym na zawsze na salonnare.com/pl/free zaczynasz bez karty kredytowej; magazyn, program lojalnościowy i bony podarunkowe są w planie Starter (29 € miesięcznie).

Ile kosztuje program dla salonu kosmetycznego i gdzie kryją się ukryte koszty?

Miesięczna cena abonamentu to nie cała historia. Salony kosmetyczne, które przechodzą na nowe oprogramowanie, regularnie zaskakują koszty niewidoczne w pierwszej ofercie.

Opłaty transakcyjne od rezerwacji

Niektóre platformy - zwłaszcza marketplace'y, które same obsługują płatność - pobierają procent od każdego opłaconego przez nie zabiegu. W salonie z dziesięcioma zabiegami dziennie o średniej wartości 70 euro opłaty transakcyjne w wysokości od 1 do 3% mogą miesięcznie złożyć się na pokaźną kwotę, ponad abonament. Zapytaj wprost, czy są opłaty transakcyjne i w którym momencie są pobierane.

Ceny modułów

Zarządzanie magazynem jako płatny dodatek, przypomnienia e-mail dostępne tylko w najdroższym planie, dodatkowe koszty za każdego pracownika powyżej określonej liczby. Na demo zawsze pytaj o łączną cenę dla twojego konkretnego zastosowania - łącznie z liczbą aktywnych pracowników i funkcjami, których faktycznie potrzebujesz.

Eksport danych przy odejściu

Jeśli kiedyś zechcesz zmienić system, eksport danych jest niezbędny. Platformy, które umożliwiają pełny eksport danych klientów, historii zabiegów i magazynu, dają ci swobodę zmiany. Platformy, które tego nie robią, tworzą uzależnienie, które boli dopiero wtedy, gdy chcesz odejść. To także obowiązek wynikający z RODO: klienci mają prawo zażądać swoich danych, a ty musisz móc je dostarczyć.

Salonnare stosuje stałą miesięczną stawkę bez prowizji od rezerwacji - jedynie opłata platformy 0,5% (min. 0,30 €) od płatności - i bez blokad płatnych na podstawowe funkcje. Plan bezpłatny daje ci czas, by ocenić, czy system pasuje do twojego sposobu pracy, zanim podejmiesz decyzję.

Najczęściej zadawane pytania