Program dla gabinetu kosmetycznego: kompletny przewodnik 2026 dla małego gabinetu

Dlaczego gabinet ma inne wymagania niż duży salon

W gabinecie jesteś jednocześnie recepcją, kosmetyczką i księgowością. Nikt nie odbiera telefonu, gdy robisz zabieg na twarz. Oprogramowanie zbudowane wokół recepcji zakłada, że ktoś zawsze pilnuje kalendarza, a u ciebie to założenie po prostu się nie sprawdza.

Gabinet potrzebuje natomiast systemu, który działa dalej, gdy masz zajęte ręce. Podstawą jest oprogramowanie do planowania wizyt: wie, ile trwa każdy zabieg, które terminy są wolne i kiedy masz przerwę, więc klientka może zarezerwować wizytę, a ty nie musisz kiwnąć palcem.

I jest tu coś, co nie pojawia się przy strzyżeniu. W gabinecie kosmetycznym pracujesz na skórze: peelingi, analizy skóry, makijaż permanentny. Zapisujesz informacje, które mają większą wagę prawną niż receptura koloru. Wybór programu to więc nie tylko kwestia wygody, ale też odpowiedzialności.

Przeciek 1: kalendarz, który mieszka w twoim telefonie

Dopóki klientki mogą rezerwować tylko przez WhatsApp lub telefon, to ty jesteś kalendarzem. Każda wizyta kosztuje trzy, cztery wiadomości: która godzina pasuje, czy ten termin jest jeszcze wolny, ile to trwa. Dwadzieścia wiadomości tygodniowo po dwie minuty to dobre czterdzieści minut, których nigdy nie fakturujesz.

Widżet rezerwacji na twojej stronie sprawia, że ta wymiana znika. Klientka widzi, które terminy są wolne, i bierze jeden z nich. Spora część tych rezerwacji wpływa poza godzinami otwarcia, czyli właśnie wtedy, gdy i tak nie mogłabyś odpowiedzieć. Bez opcji online spychasz tę klientkę do momentu oddzwonienia, a część z nich już nie wraca.

Zwróć jednak uwagę, gdzie trafia rezerwacja. Niektórzy dostawcy umieszczają cię na własnym marketplace, gdzie klientka, zanim do ciebie dotrze, przewija oferty konkurencji. Rezerwacja na twojej własnej domenie i przez twój wpis w Google zatrzymuje relację z klientką u ciebie. Jak w praktyce wygląda zarządzanie rezerwacjami, zobaczysz na stronie funkcji.

Przeciek 2: termin, który zostaje pusty

Niestawienie się jest droższe niż odwołanie, bo tego terminu nie da się już sprzedać. W gabinecie uderza to mocniej niż w salonie z pięcioma fotelami: masz tylko jeden lub dwa pokoje, a straconego dziewięćdziesięciominutowego zabiegu na twarz nie nadrobisz później tego samego dnia.

Automatyczne przypomnienie eliminuje dużą część tego problemu. W Salonnare wychodzi ono e-mailem, a nie SMS-em: to utrzymuje koszty w ryzach i w praktyce działa równie dobrze. Liczy się moment: dwadzieścia cztery godziny wcześniej to zwykle najlepszy kompromis. Wystarczająco wcześnie, żeby wypełnić termin, jeśli ktoś odwoła, i wystarczająco późno, żeby klientka zdążyła nie zapomnieć. Strona o automatycznych przypomnieniach pokazuje, jak ustawić treść i moment wysyłki.

Przy długich zabiegach i nowych klientkach dodaj zaliczkę. Klientka przy rezerwacji płaci część kwoty przez Mollie lub Stripe, a te pieniądze trafiają prosto na twoje własne konto bankowe. Nie leżą u pośrednika do jakiejś daty wypłaty.

Dane o skórze podlegają art. 9 RODO

Tu gabinet kosmetyczny różni się od większości innych salonów. Jeśli notujesz alergie, leki, choroby skóry lub ciążę, przetwarzasz szczególne kategorie danych osobowych w rozumieniu art. 9 RODO. Obowiązują dla nich surowsze wymogi niż dla imienia i numeru telefonu.

Zwykłe pole notatek w karcie klientki ich nie spełnia. Te dane należą do osobno zaszyfrowanego sejfu z własnymi prawami dostępu, żeby nie widział ich domyślnie każdy pracownik czy stażystka. W Salonnare ten sejf jest wbudowany, z osobną rejestracją zgody dla każdej klientki, a twoje dane są na serwerach w UE.

Te uprawnienia dla każdego pracownika przydają się też same w sobie. Dla każdej osoby ustawiasz, co jest widoczne: stażystka nie musi widzieć wyników finansowych, a freelancerka wynajmująca u ciebie pokój nie ma czego szukać w kartotece twoich klientek. Jeśli chcesz zgłębić stronę dokumentacji, przeczytaj przewodnik o oprogramowaniu do kartoteki klientów w salonie.

Rozliczenie, VAT i twoja księgowość

Wykonany zabieg trzeba jeszcze rozliczyć. Jeśli robisz to w osobnej kasie albo w papierowym kwitariuszu, prowadzisz dwie ewidencje, które pod koniec kwartału się nie zgodzą. Kasa połączona z kalendarzem wie, jaki zabieg został wykonany, i przygotowuje paragon jednym ruchem.

Prawdziwa praca leży w stawkach VAT. Zabiegi i produkty, które odsprzedajesz, nie zawsze podlegają tej samej stawce, a kasa, która rozróżnia to już przy nabijaniu, oszczędza ci jednego wieczoru porządkowania na kwartał. Jakich funkcji kasowych potrzebujesz w branży beauty, opisuje przewodnik o systemie kasowym dla salonów kosmetycznych.

Księgowości nie musisz potem przepisywać. Salonnare ma funkcję eksportu, która zapisuje dane o przychodach w pliku dla twojego programu księgowego. Zwróć uwagę na słowo eksport: te dane przenosisz sama w dogodnym momencie, to nie jest ciągła integracja na żywo, która wszystko synchronizuje sama.

Ile to kosztuje i co jednak schodzi z płatności

W Salonnare zaczynasz na planie Free za 0 € miesięcznie: jeden pracownik, do 50 rezerwacji miesięcznie. To nie okres próbny, który kończy się po dwóch tygodniach. Jeśli twój gabinet z niego wyrośnie, Starter kosztuje 29 € miesięcznie, a Pro 59 € miesięcznie, i zachowujesz kalendarz, kartotekę klientek oraz ustawienia.

Bądź precyzyjna, gdy tylko spotkasz słowo prowizja, bo tu dostawcy się różnią. W Salonnare nie ma prowizji marketplace od nowych klientek, które trafiają do ciebie przez platformę: ten procent wynosi 0. Schodzi natomiast opłata platformowa 0,5% z minimum 0,30 € od każdej płatności online lub kartą. Przy zabiegu za 75 € to 0,38 €. Jeśli rozliczasz się gotówką, ta płatność nie jest objęta opłatą.

To inny model niż procent od każdej rezerwacji liczony od całego przychodu, ale to też nie to samo co za darmo. Zanim się zdecydujesz, policz to dla swojego gabinetu: liczba płatności online miesięcznie razy 0,5%, z minimum 0,30 € od transakcji. Żeby porównać plany obok siebie, zobacz stronę z cenami poszczególnych planów.

Jak to ustawić jeszcze w tym tygodniu

Nie musisz przenosić wszystkiego naraz. Zacznij od pięciu najczęściej rezerwowanych zabiegów: nazwa, czas trwania i cena. Czas trwania to najważniejsze pole, bo decyduje o wielkości okienek w twoim kalendarzu. Ustaw zabieg na twarz na sześćdziesiąt minut, choć w rzeczywistości zajmuje ci osiemdziesiąt, a od drugiej klientki twój dzień będzie się opóźniał.

Potem włącz rezerwację online i udostępnij link w bio na Instagramie i we wpisie w Google. Od razu ustaw dwie granice: jak daleko naprzód klientki mogą rezerwować i jak blisko terminu wizyty jeszcze mogą to zrobić. Bez tych limitów w sobotę o ósmej rano dostaniesz wizytę na kwadrans po ósmej.

Na koniec włącz przypomnienia i skonfiguruj sejf na dane o skórze. Lista klientek zapełni się po drodze: wpisz tylko te, które były u ciebie w ostatnim roku, a resztę dodasz przy ich kolejnej wizycie. Możesz zacząć już dziś przez darmowy plan.

Najczęściej zadawane pytania