Oprogramowanie dla fryzjera na własnym: administracja bez pracy wieczorami

Dlaczego na administrację przychodzi kolej dopiero wieczorem

Dla większości fryzjerów solo administracja to nie kwestia niechęci. To kwestia tego, że nie da się jej zrobić dokładnie wtedy, gdy się pojawia. Klientka chce przełożyć wizytę, gdy suszysz włosy. Ktoś płaci gotówką, gdy wchodzi następna osoba. Receptura koloru zmienia się w połowie zabiegu. Każdy z tych momentów tworzy kawałek administracji firmy i każdy przychodzi wtedy, gdy masz zajęte ręce.

Więc przesuwasz to na później. Na koniec dnia, na niedzielny wieczór, na tydzień przed deklaracją podatkową. Irytujące nie jest to, że nigdy tego nie robisz, tylko to, że wtedy trwa to dwa razy dłużej: najpierw musisz sobie przypomnieć, co się wydarzyło, zanim to zapiszesz.

Dokładnie tę lukę zamyka oprogramowanie dla salonu dla fryzjera na własnym. Nie przez to, że twoja administracja idzie szybciej, tylko przez to, że pojawia się w samym momencie, a ty po prostu pracujesz dalej.

Administracja fryzjera solo działa w trzech tempach

Pomaga przestać traktować administrację jak jedną stertę i zacząć widzieć ją jako trzy rytmy, które biegną osobno. Osoby zajmujące się zarządzaniem małymi firmami wciąż dochodzą do tego samego podziału: co trzeba zapisywać codziennie, co planuje się co tydzień, a co raportuje co kwartał.

- Codziennie: wizyta, która zostaje zarezerwowana lub przełożona, płatność, która wpływa, receptura koloru i użyte produkty. - Co tydzień: kalendarz na najbliższe tygodnie, przypomnienia, które muszą wyjść, stan magazynowy i klienci, którzy dawno nie byli. - Co kwartał: obrót w podziale na stawki VAT, koszty i przekazanie danych księgowemu.

Tylko pierwszy wiersz jest naprawdę pilny. Zapisuj go na bieżąco, a cotygodniowy przegląd staje się kwestią spojrzenia, a kwartalny kwestią eksportu. Pomiń ten pierwszy wiersz, a później musisz go odtwarzać. Właśnie tam uciekają wieczory.

Niech kalendarz będzie punktem wyjścia twojej administracji

Większość administracji fryzjera zaczyna się od wizyty. Dopóki istnieje ona tylko w twojej głowie, w wiadomości albo na karteczce, musisz ją potem jeszcze gdzieś przenieść. Wpisz ją od razu w zarządzanie rezerwacjami, a ten krok znika.

Przenieś rezerwacje do sieci, a klientka wprowadza dane za ciebie. Wybiera usługę, widzi, które terminy są wolne, i rezerwuje w niedzielny wieczór, gdy ty nic nie robisz. Dzięki temu jesteś też osiągalny lub osiągalna w chwilach, gdy masz zajęte ręce, a dla jednoosobowej firmy to różnica między przegapioną a zarezerwowaną wizytą. Klienci mogą rezerwować przez twoją własną stronę i przez twój wpis w Google.

Od tego momentu reszta idzie za tym:

- Potwierdzenie wychodzi od razu, z datą, godziną, usługą i ceną. To oszczędza jedną wiadomość w jedną i jedną w drugą stronę. - [Automatyczne przypomnienie](https://salonnare.com/pl/features/automatyczne-przypomnienia) e-mailem, dzień wcześniej, wyłapuje klientów, którzy po prostu zapomnieli. Wśród niestawień się to zdecydowanie największa grupa. - Zaliczka przy rezerwacji zatrzymuje większość pozostałych. Idzie przez iDEAL lub kartę, przez Mollie lub Stripe, prosto na twoje własne konto bankowe. Żadna prowizja od rezerwacji nie trafia do dostawcy oprogramowania, tylko opłata platformowa 0,5% (min. 0,30 €) od płatności.

Nie ustawiaj tej zaliczki domyślnie na wszystko. Fryzjerowi na własnym lepiej sprawdza się proszenie o nią tylko przy długich zabiegach i u nowych klientów, a do tego jasne podanie terminu odwołania w potwierdzeniu. Klientka, która z góry zna zasady, odwołuje wcześniej, a odwołanie, które przychodzi na czas, to nie luka, tylko termin, który jeszcze możesz wypełnić.

Naliczaj właściwą stawkę VAT już przy paragonie

Drugi moment, w którym pojawia się administracja, to rozliczenie. Rób to z luźną szufladą na gotówkę albo wezwaniem do zapłaty, a na koniec kwartału zostaniesz ze stertą kwot, które trzeba jeszcze rozdzielić.

Rozliczaj w kasie połączonej z kalendarzem, a podział jest już zrobiony. Stawki różnią się w zależności od kraju: w Holandii usługi fryzjerskie, takie jak strzyżenie, koloryzacja i modelowanie, podlegają obniżonej stawce 9%, a produkty sprzedawane przy ladzie stawce 21%. Raz ustawiasz obowiązującą cię stawkę dla każdej usługi i każdego produktu, a potem każdy paragon się zgadza.

Sprzedajesz szampon albo produkt do stylizacji, a od razu schodzi on z magazynu. Widzisz, że trzeba zamówić, zanim półka będzie pusta, a na koniec kwartału wiesz, co faktycznie zostało sprzedane, bez ręcznego liczenia.

Jeśli chcesz wiedzieć, na co zwracać uwagę przy wyborze kasy, przewodnik o wyborze systemu kasowego dla salonu omawia to dokładniej.

Od kasy do księgowego: eksport zamiast przepisywania

Na koniec miesiąca lub kwartału chcesz jednego: przekazać wszystko za jednym razem. Robisz to eksportem z kasy, plikiem, który wczytujesz do Moneybird lub e-Boekhouden albo po prostu przesyłasz dalej.

Zwróć uwagę na to rozróżnienie, bo często przedstawia się je jako coś większego, niż jest: to eksport, a nie integracja na żywo, która sama zapisuje dane w twojej księgowości. Dla fryzjera na własnym z jednym strumieniem przychodów w praktyce to dokładnie tyle, ile trzeba, i oszczędza ci wieczoru przepisywania paragonów.

To, co musisz przechowywać i jak długo, nie zależy od oprogramowania. Artykuł o tym, co musi prowadzić samozatrudniony fryzjer, omawia to szczegółowo.

Dane klientów w jednoosobowej firmie: co naprawdę się liczy

Jako fryzjer na własnym zapisujesz więcej niż imiona i wizyty. Reakcja na farbę, alergia, ciąża czy schorzenie skóry głowy to dane o zdrowiu i podlegają art. 9 RODO. Nie należą do luźnego pola notatek, wątku na czacie ani zeszytu w szufladzie.

W Salonnare te informacje są w osobno zaszyfrowanym sejfie, oddzielnie od zwykłych notatek o kliencie, z własnymi zasadami dostępu i dziennikiem zdarzeń. Twoje dane są przechowywane na serwerach w Unii Europejskiej.

W praktyce oszczędza ci to też pracy. Poprzednia receptura koloru, użyte produkty i notatki z ostatniego razu są przed tobą w chwili, gdy klientka pojawia się w kalendarzu, zamiast wszystko od nowa wypytywać. Logujesz się przez Google, Microsoft, Apple lub Facebook i instalujesz aplikację na telefonie, żeby między dwoma klientami coś zaktualizować.

Ile kosztuje oprogramowanie dla salonu dla fryzjera na własnym

W jednoosobowej firmie cena działa inaczej niż w salonie z pięcioma fotelami. Stałą kwotę miesięczną możesz zaplanować; procent od rezerwacji karze właśnie te tygodnie, które idą dobrze.

Salonnare stosuje trzy stałe plany. Free kosztuje 0 € miesięcznie i jest przeznaczony dla jednego pracownika i 50 rezerwacji miesięcznie, łącznie z kalendarzem, profilami klientów, rezerwacją online i kasą. Starter kosztuje 29 € miesięcznie, a Pro 59 € miesięcznie. Nie ma prowizji od rezerwacji, jest tylko opłata platformowa 0,5% (min. 0,30 €) od płatności, więc pełniejszy kalendarz nie podnosi znacząco kosztu oprogramowania.

Dla wielu fryzjerów na własnym ten darmowy plan wystarcza na dłuższy czas. Gdy przekroczysz 50 rezerwacji miesięcznie, przechodzisz wyżej bez ponownego wprowadzania danych klientów.

Jeśli najpierw chcesz zestawić Salonnare z innymi programami, skorzystaj z przewodnika o tym, jak porównywać oprogramowanie dla salonów. Jeśli wolisz po prostu zacząć: załóż darmowe konto i jako pierwszy krok w tym tygodniu włącz rezerwację online.

Najczęściej zadawane pytania o oprogramowanie dla fryzjera na własnym