Jak fryzjer może oszczędzać czas: gdzie uciekają ci godziny i jak je odzyskać

Pięć miejsc, w których przecieka twój dzień pracy

Zapytaj fryzjera, gdzie idzie czas, a odpowiedź prawie nigdy nie dotyczy samej usługi. Dotyczy wszystkiego wokół niej. W niemal każdym salonie pojawia się pięć miejsc.

- Telefon w trakcie usługi. Odkładasz pędzel, wycierasz ręce, odbierasz, szukasz wolnego terminu, a potem wracasz do pracy. Dwie minuty przy telefonie kosztują cię pięć minut pracy. - Piętrzące się wiadomości. SMS-y i e-maile o przełożeniu, odwołaniu i cenach, na które w końcu odpowiadasz wieczorem na kanapie. - Szukanie tego, co robiłeś lub robiłaś ostatnio. Receptura koloru była na karteczce, w twojej głowie albo nigdzie. - Luki po niestawieniach się. Godzina, która mogła być pełna, stoi pusta, a dowiadujesz się o tym, gdy klientka już się spóźnia. - Administracja po zamknięciu. Liczenie paragonów, sprawdzanie magazynu, wyliczanie VAT.

Wspólne dla tych pięciu jest to, że żadne z nich nie jest dużym zadaniem. To przerwy. A przerwa kosztuje więcej niż samo zadanie, bo potem musisz z powrotem wejść w skupienie. Oszczędzanie czasu przez fryzjera polega więc głównie na usuwaniu przerw, a nie na cięższej pracy.

Wyrzuć telefon ze swojej usługi

Największy zysk leży w momencie, gdy klient rezerwuje. Dopóki może to zrobić tylko przez ciebie, jesteś wąskim gardłem: jesteś osiągalny lub osiągalna, gdy pracujesz, i nieosiągalny lub nieosiągalna, gdy twój klient ma czas zadzwonić.

Przenieś rezerwacje do sieci, a ta kolejność się odwraca. Klient wybiera moment, który mu pasuje, także w niedzielę wieczorem albo gdy ty jesteś w połowie strzyżenia. Widżet rezerwacji na stronie salonu łapie dokładnie te wizyty, które inaczej byś przegapił lub przegapiła, i przy okazji robi jeszcze trzy rzeczy:

- Twój kalendarz wszędzie się zgadza. Wszystko, co zostało zarezerwowane online, trafia od razu do zarządzania rezerwacjami na twoim telefonie i w recepcji. Dwie osoby wpisujące tę samą godzinę do kalendarza to już przeszłość. - Potwierdzenie wysyła się samo. Klient od razu dostaje potwierdzenie z datą, godziną i usługą. To oszczędza jedną wiadomość wysłaną i jedną odebraną. - Można cię znaleźć poza własną stroną. Klienci mogą rezerwować przez twoją stronę i przez wpis w Google, więc osoba, która szuka, nie znając twojej strony, też do ciebie trafi.

Policz to dla własnego tygodnia. Dziesięć telefonów dziennie, z których połowa dotyczy tylko umówienia lub przełożenia wizyty, szybko daje trzy kwadranse przerw dziennie.

Standaryzuj to, co powtarza się każdego dnia

Usunięcie przerw to krok pierwszy. Krok drugi to dopilnowanie, żeby czas, który planujesz, naprawdę się zgadzał. W wielu salonach usługa stoi w kalendarzu z czasem trwania, który ktoś kiedyś oszacował i nigdy go nie sprawdził. Jeśli ciągle przekracza go o dziesięć minut, całe popołudnie przesuwa się razem z nią.

Poświęć więc tydzień na zmierzenie kilku usług od początku do końca, łącznie z myciem, płatnością i sprzątaniem pomiędzy. Potem popraw te czasy na liście usług. To godzina nudnej pracy, która daje ci kalendarz, który przez resztę roku przestaje się rozjeżdżać.

To samo dotyczy początku wizyty. Jeśli poprzednia receptura koloru, użyte produkty i zdjęcie efektu są już przed tobą, nie musisz znowu pytać o coś, co już wiedziałeś lub wiedziałaś. Kartoteka klientów w programie dla salonu wyświetla tę historię, gdy tylko klient pojawi się w kalendarzu. Jeśli pracujesz w zespole, współpracownik może przejąć klienta, a klient nie musi opowiadać wszystkiego od nowa.

Wieczorna administracja: kasa, magazyn i VAT

Trzeci przeciek pojawia się po zamknięciu. Paragony, które przepisujesz, magazyn, który liczysz ręcznie, i zestawienie VAT, które składasz pod koniec kwartału.

Przyjmuj płatności w tym samym systemie, w którym jest twój kalendarz, a większość tej pracy znika. Kasa ustawiona pod twoje stawki VAT przypisuje usługi i sprzedaż detaliczną do właściwej stawki, bez zastanawiania się nad każdym paragonem. Sprzedajesz szampon, a on od razu schodzi z magazynu, więc widzisz, że trzeba zamówić, zanim półka będzie pusta.

Do księgowości na koniec miesiąca eksportujesz plik i wczytujesz go do programu księgowego albo wysyłasz księgowemu. Zwróć uwagę na rozróżnienie: to eksport, a nie integracja na żywo, która sama zapisuje dane w twoich księgach. Dla większości salonów to w zupełności wystarcza i oszczędza ci wieczoru przy kuchennym stole z pudełkiem po butach pełnym paragonów.

Mniej niestawień się to mniej luk w twoim dniu

Niestawienie się kosztuje cię podwójnie: samą godzinę plus czas, który spędzasz na obdzwanianiu ludzi, żeby ją wypełnić. Najtańszy środek zaradczy jest też najprostszy. Automatyczne przypomnienie e-mailem dzień wcześniej łapie klientów, którzy po prostu zapomnieli, a to największa grupa.

Jeśli zostaje grupa, która rezerwuje, ale nie przychodzi, pomaga zaliczka przy rezerwacji. Proś o nią na przykład tylko przy długich usługach albo od nowych klientów. Klienci mogą płacić kartą lub lokalnymi metodami, takimi jak iDEAL, przez Mollie lub Stripe, a te pieniądze trafiają bezpośrednio na twoje własne konto bankowe. Dostawca twojego programu nie pobiera od tego prowizji od rezerwacji, tylko własną opłatę platformową 0,5% (min. 0,30 €) od płatności.

Jeśli wprowadzasz zaliczki, jasno określ termin odwołania i umieść go też w e-mailu z potwierdzeniem. Klient, który zna warunki z góry, częściej odwołuje na czas. A odwołanie, które przychodzi na czas, to nie luka, tylko termin, który jeszcze możesz wypełnić.

Dlaczego Salonnare dobrze do tego pasuje

Wszystko powyższe działa tylko wtedy, gdy jest w jednym systemie, a nie w czterech osobnych narzędziach, które musisz aktualizować po kolei. W Salonnare twój kalendarz, profile klientów, kasa i magazyn są ze sobą połączone, więc rezerwacja przechodzi aż do zestawienia przychodów.

Możesz zacząć bez płacenia z góry (magazyn jest w planie Starter, zaliczki w Pro). Free kosztuje 0 € miesięcznie dla jednego pracownika i 50 rezerwacji miesięcznie, Starter kosztuje 29 € miesięcznie, a Pro 59 € miesięcznie. Nie ma prowizji od rezerwacji, jest tylko stała opłata platformowa 0,5% (min. 0,30 €) od płatności, więc pełniejszy kalendarz nie sprawia, że program robi się dużo droższy.

Jeśli pracujesz w zespole, ustawiasz dla każdego pracownika, kto może widzieć dane o przychodach albo ustawienia magazynu. Jeśli zapisujesz dane o zdrowiu, takie jak alergia na farbę czy ciąża, nie leżą one luźno w polu notatek, tylko w osobno zaszyfrowanym sejfie, tak jak wymaga art. 9 RODO. Twoje dane są na serwerach w Unii Europejskiej, interfejs jest dostępny w dziewięciu językach, a logujesz się przez Google, Microsoft, Apple lub Facebook.

Jeśli chcesz wiedzieć, w jakiej kolejności to włączać, żeby nie wykoleić sobie tygodnia, przeczytaj przewodnik o automatyzacji salonu fryzjerskiego i tym, co zautomatyzować najpierw. A jeśli wolisz po prostu zacząć: załóż darmowe konto i włącz rezerwację online jeszcze w tym tygodniu.

Najczęściej zadawane pytania o oszczędzanie czasu przez fryzjera