Lista oczekujących w Twoim salonie: uzupełnij odwołany termin bez podwójnej rezerwacji

Czym jest lista oczekujących w salonie, a czym nie jest?

Lista oczekujących przechowuje życzenie klientki dotyczące terminu, który jest teraz zajęty. Zapis nie jest wizytą: klientka stoi w kolejce i dopiero po potwierdzeniu miejsca coś pojawia się w kalendarzu. Klientki mogą zapisać się przez stronę rezerwacji online albo wpisujesz je sama, gdy ktoś dzwoni lub pyta przy fotelu, czy coś się zwolni.

Dzięki temu luźne prośby nie są już w Twojej głowie, w notesie ani w rozmowach na WhatsAppie. Wszystko jest w jednym miejscu, obok Twojego zarządzania wizytami.

Jakie preferencje zapisujesz?

Przy każdym zapisie wybierasz klientkę i zabieg. Jeśli chce więcej niż jednego zabiegu, dodaj je; zobaczysz, ile trwają razem. Potem zapisujesz preferowany termin na jeden z dwóch sposobów:

- Konkretne daty: jedna lub kilka dat (najwyżej dziesięć), opcjonalnie z godziną od i do. Zostaw godziny puste, jeśli klientka może cały dzień. - Stałe dni w tygodniu: na przykład każdy wtorek i czwartek, z przedziałem godzin i opcjonalnie okresem obowiązywania.

Preferencję co do pracownicy wpisz w notatce, żeby ją widzieć, gdy proponujesz termin. Zbieraj tylko to, co potrzebne do zaproponowania terminu: imię i nazwisko, dane kontaktowe, zabieg i preferowane godziny. Dane o zdrowiu nie należą do zwykłej notatki (RODO, art. 9).

Co się dzieje, gdy wizyta odpada?

Gdy wizyta zostaje odwołana, przez Ciebie, przez klientkę lub przez Google, Salonnare sprawdza, kto z listy oczekujących pasuje. Klientka pasuje, jeśli:

- co najmniej jeden z jej wybranych zabiegów był w odwołanej wizycie; - data się zgadza albo, przy stałych dniach, dzień tygodnia; - wszystkie jej zabiegi razem mieszczą się w zwolnionym czasie, w jej własnym przedziale godzin.

Jeśli pasuje kilka klientek, e-mail dostaje ta, która czeka najdłużej, a jej zapis przechodzi w status powiadomiona. Możesz też sama przydzielić termin: wybierasz dzień w kalendarzu (zielony oznacza dużo miejsca, pomarańczowy kilka terminów, czerwony komplet) i wolną godzinę rozpoczęcia. Godziny uwzględniają całą wizytę, więc podwójna rezerwacja nie jest możliwa.

Funkcja kontaktu otwiera rozmowę na WhatsAppie, wygodną przy terminie w ostatniej chwili. Odrzucenie zamyka zapis i wysyła klientce e-mail, że wygasł; usunięcie kasuje go bez e-maila. Jeśli nie chcesz automatycznego e-maila, wyłączysz go w szablonach e-mail.

Przykład obliczeń: ile daje ponownie zajęty termin?

Załóżmy, że odwołano zabieg na 60 minut (60 €), a w kalendarzu masz teraz 90 wolnych minut, od 13:30 do 15:00.

1. Klientka A jest na liście oczekujących na zabieg na 60 minut w tym dniu. Mieści się w 90 minutach, więc dostaje e-mail. 2. Klientka B chce dwóch zabiegów, które razem trwają 100 minut. Nie mieszczą się w 90 minutach, więc nie dostaje tej wiadomości. 3. Klientka A rezerwuje termin. Daje 60 € zamiast 0 €.

Jeśli zdarza się to trzy razy w miesiącu, to 3 × 60 € = 180 € miesięcznie, czyli 12 × 180 € = 2160 € rocznie przychodu, który inaczej by przepadł. Jeśli klientka płaci online lub kartą, potrącane jest 0,5 %, z minimum 0,30 €: 0,5 % × 60 € = 0,30 € za zabieg. Dla porównania: Free kosztuje 0 €, Starter 9,99 €, a Pro 14,99 € miesięcznie; jakie funkcje ma każdy plan, zobaczysz na stronie z cennikiem. To przykład obliczeń z założeniami, a nie obietnica dla Twojego salonu.

Sposób pracy, który zespół utrzyma

Ustalcie, kto prowadzi listę oczekujących i w jakim czasie klientka ma odpowiedzieć. Gdy zwolni się termin, sprawdź, czy czas wystarczy na zabieg, czy jest odpowiednia pracownica i czy klientka może. Aktualizuj status po każdym kontakcie, żeby koleżanka widziała, co się stało. I zawsze mów klientkom, że zapis to jeszcze nie wizyta.

Najczęstsze pytania