Przenoszenie danych klientów bez przycisku eksportu: plan krok po kroku z przykładem obliczeń

Brak przycisku eksportu: co możesz zrobić

Najpierw poproś wsparcie obecnego systemu o eksport CSV. Jeśli się nie uda, spróbuj tych dróg w tej kolejności:

1. Zapisz listy klientów i zestawienia wizyt jako plik Excel lub PDF, jeśli system na to pozwala. 2. Pobierz numery telefonów i adresy e-mail z kontaktów w telefonie i poczcie. 3. Możesz tylko przeglądać dane? Zacznij od klientów z ostatnich 12 miesięcy i przepisz ich.

Sprawdź też, gdzie jeszcze masz dane: pliki Excel, skrzynki pocztowe i papierowe karty. Przygotuj jedno zestawienie ze źródłem, odpowiedzialnym i miejscem docelowym dla każdego rodzaju danych i zachowaj pełną kopię, zanim cokolwiek zmienisz.

Przypisanie pól i unikanie zdublowanych kart klientów

Zapisz w tabeli, która kolumna trafia do którego pola: „komórka” do numeru telefonu, „ostatni zabieg” do historii zabiegów. Data wizyty należy do kalendarza, a nie do pola dowolnego tekstu. Salonnare importuje listy klientów przez CSV.

Jak uniknąć zdublowanych kart klientów:

- Przed importem szukaj po adresie e-mail i numerze telefonu, a potem porównaj pisownię nazwisk. „Sam Nowak” i „S. Nowak” mogą być tym samym klientem. - Zdecyduj świadomie, czy pominąć, czy nadpisać istniejącą kartę. - Ustal, że obowiązuje najnowszy numer telefonu, ale zachowaj istotne stare notatki. - Zachowaj stary numer klienta w notatce importu, aby odnaleźć kartę w obu systemach.

Zaimportuj najpierw małą próbkę i sprawdź, czy dane klientów, wizyty i zabiegi są czytelne.

Przykład obliczeń: przepisywanie czy import

Weźmy salon z 400 klientami. Czasy to założenia, które możesz zmienić:

1. Przepisywanie: 400 x 2 minuty = 800 minut, czyli 13 godzin i 20 minut. 2. Import: 15 minut przypisywania + 15 minut próbnego importu 20 klientów + 30 minut kontroli = 1 godzina. 3. Różnica: 13 godzin 20 minut minus 1 godzina = 12 godzin 20 minut. 4. Duplikaty: przy 5% zdublowanych kart to 400 x 0,05 = 20 kart do sprawdzenia.

Nawet jeśli plik wymaga dodatkowego czyszczenia, import jest znacznie szybszy niż przepisywanie. Ile naprawdę trwa przejście, zależy od rozmiaru pliku, jakości danych i ręcznych poprawek.

Stary system jako źródło wiedzy przez 60 dni

Zrób pełną kopię przed importem i przechowuj ją osobno. Zachowaj potem dostęp do starego systemu przez co najmniej 60 dni, aby odnaleźć brakujące wizyty, notatki o klientach lub historię zabiegów. Usuwaj cokolwiek dopiero wtedy, gdy nowy system sprawdzi się w codziennej pracy.

Dwa systemy równolegle wymagają jasnych zasad: ustal datę, od której nowe wizyty trafiają tylko do nowego kalendarza, nie aktualizuj danych klientów w dwóch miejscach i wyznacz osobę, która rejestruje rozbieżności.

Kontrole po imporcie

Porównaj próbkę 20 klientów (5% z 400) z plikiem źródłowym. Zwróć uwagę na daty, puste pola i notatki oraz prowadź dziennik zmian.

Dane o zdrowiu nie należą do zwykłego pola notatek. Salonnare przechowuje je w zaszyfrowanym sejfie zgodnym z art. 9 RODO, oddzielnie od zwykłych notatek o klientach. Zgodnie z RODO każdy ma prawo do kopii swoich danych osobowych, dlatego dostęp do pliku daj tylko osobom, które wykonują przeniesienie. Więcej w artykule zarządzanie klientami i CRM dla Twojego salonu.

Najczęstsze pytania