Konfiguracja darmowego oprogramowania dla salonu: zdigitalizuj salon w pięciu krokach

Co daje jedno popołudnie cyfryzacji

Spora część salonów fryzjerskich i kosmetycznych to jednoosobowe działalności bez pracowników. To właśnie ta grupa traci najwięcej czasu na planowanie, bo nie ma nikogo innego, kto odebrałby telefon. Cyfryzacja nie rozwiązuje tego tym, że pracujesz ciężej; rozwiązuje to, zdejmując z ciebie planowanie.

W gruncie rzeczy potrzebujesz oprogramowania do planowania wizyt: systemu, który wie, ile trwa każda usługa i które terminy w twoim tygodniu są jeszcze wolne. Do tego dochodzi to, czego salon potrzebuje szczególnie: karty klientów, kasa stosująca właściwą stawkę VAT i płatności trafiające na twoje własne konto bankowe.

Różnicę zauważasz w pierwszym tygodniu. Podwójne rezerwacje znikają, bo termin można oddać tylko raz. Terminarz masz w telefonie, więc przestajesz oddzwaniać wieczorami. A od pierwszego dnia budujesz uporządkowaną listę klientów, z której później naprawdę skorzystasz, zamiast stosu notatek, których nikt nie przeszukuje.

Krok 1: przenieś usługi i godziny pracy

Nie zaczynaj od klientek, zacznij od cennika usług. Dla każdej usługi wpisz trzy rzeczy: nazwę, czas trwania i cenę. Czas trwania to najważniejsze pole, bo decyduje o wielkości terminów w terminarzu, a więc o tym, ile klientek zmieści się w ciągu dnia.

Bądź szczera co do tego czasu. Jeśli wpisujesz strzyżenie jako trzydzieści minut, a faktycznie zajmuje ci czterdzieści pięć, dzień zaczyna się spóźniać od drugiej klientki. Wlicz sprzątanie i przygotowanie w czas trwania albo ustaw bufor między wizytami. Potem uzupełnij godziny pracy, łącznie z przerwami i dniami, w których salon jest zamknięty.

Zacznij od małej skali: wprowadź pięć najczęściej rezerwowanych usług, a resztę dodaj później. Niedokończony system, z którego korzystasz dziś, jest wart więcej niż kompletny system, który będzie gotowy w przyszłym miesiącu. Jak w praktyce wygląda zarządzanie rezerwacjami, zobaczysz na stronie funkcji.

Krok 2: przenieś karty klientów bez przepisywania

Jeśli przechodzisz z innego systemu, wyeksportuj klientów jako plik CSV i zaimportuj go za jednym razem. Jeśli pracujesz na papierze, nie przepisuj całej kartoteki. Wprowadź tylko klientki, które były u ciebie w ostatnim roku, a resztę dodawaj naturalnie przy ich kolejnej wizycie.

Zwróć uwagę na to, co dokładnie przechowujesz. Zgodnie z RODO możesz zapisywać to, czego potrzebujesz do usługi i administracji, a nie wszystko, co akurat wiesz. Imię i nazwisko, dane kontaktowe i historia usług są rozsądne. Notatka o prywatnych sprawach klientki już nie.

Jedna kategoria wymaga szczególnej ostrożności. Jeśli zapisujesz alergie, leki, choroby skóry czy ciążę, przetwarzasz szczególne kategorie danych w rozumieniu art. 9 RODO. Ogólne pole uwag tu nie wystarczy: te dane należą do oddzielnie zaszyfrowanego sejfu z własnymi uprawnieniami dostępu, żeby nie każdy pracownik mógł je po prostu przeczytać. W Salonnare ten sejf jest wbudowany w karty klientów, także w darmowym planie.

Krok 3: włącz rezerwacje online na własnej stronie

Tu kryje się największa oszczędność czasu. Dopóki klientki mogą rezerwować tylko telefonicznie, jesteś dostępna wtedy, gdy masz czas. Z widżetem rezerwacji na własnej stronie lub w mediach społecznościowych rezerwują wieczorem z kanapy, a ty rano widzisz pełny dzień.

Spora część rezerwacji przychodzi poza godzinami otwarcia, dokładnie wtedy, gdy i tak nie mogłabyś odebrać. Zwróć jednak uwagę na to, gdzie lądują te rezerwacje. Niektórzy dostawcy umieszczają cię na własnym marketplace, gdzie klientka najpierw przewija obok konkurencji. Rezerwacja we własnej domenie utrzymuje relację z klientką u ciebie.

Skoro jesteś w ustawieniach rezerwacji, od razu ustaw dwa limity: z jakim wyprzedzeniem klientki mogą rezerwować i jak blisko terminu wizyty jeszcze mogą. Bez tych limitów w sobotę o ósmej rano dostaniesz wizytę na kwadrans po ósmej. Jeśli chcesz sprawdzić, czy to dla ciebie, możesz aktywować darmowy plan i tego samego dnia umieścić widżet na swojej stronie.

Krok 4: połącz kasę i księgowość

Wizyta, która się odbyła, nadal musi zostać opłacona. Rób to w tym samym systemie, inaczej prowadzisz dwie ewidencje, które nigdy do końca się nie zgadzają. Kasa połączona z terminarzem wie już, jaka usługa została wykonana, i przygotowuje paragon jednym ruchem.

Uważaj tu na VAT. W wielu krajach usługi fryzjerskie i odsprzedawane produkty podlegają różnym stawkom - w Holandii na przykład usługi mają obniżoną stawkę 9 procent, a produkty na sprzedaż już nie. Kasa, która robi to rozróżnienie za ciebie, oszczędza wieczór porządkowania na koniec kwartału.

Księgowość nie musi potem być ręczna. Salonnare oferuje funkcję eksportu, która przenosi dane o obrocie do pliku dla programów księgowych takich jak Moneybird czy e-Boekhouden. Zwróć uwagę na słowo eksport: przenosisz dane, kiedy ci pasuje, to nie jest stała integracja na żywo, która wszystko automatycznie synchronizuje.

Krok 5: włącz automatyczne przypomnienia

Ostatni krok zajmuje pięć minut i od razu się zwraca. Klientka, która nie przychodzi, kosztuje cię cały termin w terminarzu, a tego terminu nie da się już sprzedać. Przypomnienie e-mailem dzień wcześniej eliminuje dużą część takich zapomnianych wizyt.

Wysyłaj przypomnienie w chwili, gdy jeszcze można coś z tym zrobić. Dwadzieścia cztery godziny wcześniej to zwykle najlepszy kompromis: wystarczająco wcześnie, by klientka mogła odwołać, a ty zdążyła zapełnić termin, i wystarczająco późno, by znów nie zapomnieć. Umieść w wiadomości adres i czas trwania, a oszczędzisz sobie kolejnych telefonów.

Tej samej drogi używaj do potwierdzeń. Klientka, która od razu po rezerwacji online widzi potwierdzenie, nie dzwoni dla pewności. Jak skonfigurować i dostosować te wiadomości, wyjaśnia strona o automatycznych przypomnieniach.

Ile to kosztuje i co jednak odchodzi od płatności

Plan Free w Salonnare kosztuje 0 € miesięcznie i jest przeznaczony dla jednego pracownika z maksymalnie 50 rezerwacjami miesięcznie. To nie wersja próbna, która wygasa po dwóch tygodniach. Jeśli z niego wyrośniesz, Starter kosztuje 29 € miesięcznie, a Pro 59 € miesięcznie, a twój terminarz, karty klientów i ustawienia przechodzą razem z tobą.

Bądź precyzyjna co do słowa prowizja, bo na tym rynku wiele się wokół niego rozmywa. W Salonnare nie ma prowizji marketplace od nowych klientów, którzy trafiają do ciebie przez platformę: ten procent wynosi 0. Jest natomiast opłata platformowa 0,5 procent, minimum 30 centów, od każdej płatności online lub kartą. Przy usłudze za 60 € daje to 30 centów. Gotówka przyjęta w kasie nie jest nią objęta.

Sama płatność przechodzi przez Mollie lub Stripe bezpośrednio na twoje konto bankowe, więc twój obrót nie jest parkowany u pośrednika. Jeśli chcesz zestawić te liczby z innymi dostawcami, skorzystaj z ram z naszego przewodnika o tym, jak porównywać oprogramowanie dla salonu. Wciąż porównujesz różne darmowe pakiety? Nasz przegląd najlepszych darmowych rozwiązań dla twojego salonu idzie dalej. A jeśli wolisz po prostu zacząć, pierwszą usługę możesz udostępnić online jeszcze dziś w darmowym planie.

Najczęstsze pytania o cyfryzację salonu