Automatyzacja inwentaryzacji w salonie: od corocznego liczenia do bieżącej wartości magazynu

Ile naprawdę kosztuje Cię ręczne liczenie

Koszt ręcznego liczenia rzadko jest gdziekolwiek zapisany, i właśnie dlatego latami pozostaje niezauważony. Składa się z trzech części, a każda z osobna wygląda niewinnie.

Same godziny. Policz to raz na własnych liczbach: godziny poświęcone na liczenie, razy liczba liczeń w roku, razy wartość godziny Twojego czasu. Ta kwota nie pojawia się na żadnej fakturze, ale schodzi prosto z Twojej marży. U większości właścicieli salonów wychodzi wyżej, niż się spodziewali, po prostu dlatego, że liczenie odbywa się poza godzinami pracy i przez to nigdy nie wydaje się pracą.

Błędy, które zauważasz dużo później. Przy ręcznym liczeniu pomija się wiersz, wpisuje złą liczbę albo przeocza pudełko z tyłu półki. Dowiadujesz się o tym po tygodniach, gdy koloryzacja nie może się odbyć, bo okazuje się, że właściwego odcienia już nie ma. Oprogramowanie do zarządzania magazynem istnieje właśnie po to, by usunąć z procesu tego rodzaju błędy pomiaru.

Pieniądze, które stoją w miejscu. Produkty, które od dwóch sezonów stoją na tej samej półce, to już nie zapas, tylko zamrożony kapitał. Bez historii liczeń nie widzisz, które to pozycje, więc zamawiasz je znowu przy następnej dostawie.

Od osobnych sesji liczenia do magazynu, który sam pozostaje aktualny

Automatyzacja nie oznacza, że oprogramowanie zacznie liczyć za Ciebie. Oznacza, że każdy ruch produktu jest zapisywany w chwili, gdy się dzieje, więc potem nie ma już czego odtwarzać.

Odejmowanie dzieje się przy płatności. Sprzedajesz przy ladzie butelkę szamponu i od razu schodzi ona ze stanu. Zużywasz tubkę farby podczas zabiegu i zapisujesz to zużycie przy tym samym zabiegu. Twój stan magazynowy przestaje być migawką i staje się bieżącym saldem.

Alerty zastępują obchód. Zamiast co tydzień przeglądać szafę, ustawiasz minimalny poziom dla każdego produktu. Gdy spadniesz poniżej, dostajesz sygnał, więc możesz zamówić, zanim czegoś zabraknie. Patrzysz tylko na produkty, które wymagają uwagi.

Bezpośrednio wiąże się z tym doświadczenie klientki. Zabieg, który nie może się odbyć, bo brakuje produktu, nie jest dla klientki problemem magazynowym, tylko odwołaną wizytą. To, że skuteczne zarządzanie magazynem bezpośrednio przekłada się na doświadczenie klienta, jest właśnie powodem, dla którego to powiązanie zwraca się bardziej niż zaoszczędzony czas liczenia.

Licz zaplecze i produkty do sprzedaży osobno, inaczej marża się nie zgodzi

Salon w praktyce trzyma w tej samej szafie dwa magazyny, które zachowują się zupełnie inaczej. Wrzuć je do jednego worka przy liczeniu, a dostaniesz sumę, z której nic nie wynika.

Zaplecze to zużycie. Farba, oksydant, waciki i folia znikają podczas zabiegów. Nigdy nie tworzą osobnej pozycji sprzedaży; są zawarte w cenie zabiegu. Śledzisz je, aby znać koszt zabiegu.

Produkty do sprzedaży to handel. Szampony, kosmetyki do stylizacji i pielęgnacji są odsprzedawane z marżą. Tu liczy się szybkość rotacji: który produkt stoi za długo, a który za każdym razem kończy się za wcześnie.

Dlaczego podział się opłaca. Dopiero gdy oba przepływy są śledzone osobno, widzisz, gdzie zarabiasz, a gdzie pieniądze uciekają. Właśnie z tej wiedzy dobrze zorganizowane zarządzanie magazynem korzysta, by napędzać rozwój małej firmy: nie przez cięższą pracę, tylko przez widzenie, które pozycje są warte wysiłku.

Praktyczną konfigurację tego podziału, łącznie z zamówieniami i alertami niskiego stanu, znajdziesz w artykule o zarządzaniu magazynem w salonie.

Liczenie wyjściowe: jedno popołudnie, które oszczędza Ci lata wieczorów

Automatyzacja zaczyna się od ostatniego ręcznego liczenia. Nie da się tego obejść, bo oprogramowanie nie może wiedzieć, co dziś stoi na Twojej półce. Zrób to więc porządnie za jednym razem.

Wybierz spokojny moment i najpierw zrób porządek. Wyrzuć wszystko po terminie ważności i odłóż to, czego już nie sprzedajesz. Nie chcesz wprowadzać pozycji, których nigdy więcej nie dotkniesz.

Wprowadź cztery rzeczy dla każdego produktu: ilość obecnie na półce, cenę zakupu, cenę sprzedaży i stawkę VAT. Cena zakupu to pole, które później decyduje o wartości magazynu, więc nie pomijaj go w pośpiechu.

Przy okazji ustaw minimalny poziom. Dla każdego produktu zadaj sobie pytanie, przy jakiej ilości normalnie zamawiasz ponownie. Wpisanie tego zajmuje trzy sekundy i później stanowi różnicę między alertem a brakiem produktu.

Zacznij od dwudziestu najbardziej rotujących pozycji. W praktyce obejmują one większość ruchu. Resztę dodajesz w kolejnych tygodniach, za każdym razem, gdy i tak masz produkt w rękach. Dzięki temu nie musisz czekać, aż cała szafa będzie gotowa, zanim zaczniesz. Zarządzanie magazynem w Salonnare pozwala dodawać produkty pojedynczo, więc etapowy start sprawdza się bez problemu.

Wartość magazynu do księgowości bez dodatkowej rundy liczenia

Liczenie, które ostatecznie się liczy, to to z 31 grudnia. Twój księgowy chce wiedzieć, co jest w bilansie, a ta liczba musi być udokumentowana.

Saldo jest liczeniem. Jeśli przez cały rok każda sprzedaż i każde zużycie były odejmowane, stan magazynowy w ostatnim dniu roku obrotowego jest Twoim liczeniem. Pomnóż go przez cenę zakupu, a masz wartość magazynu. Osobny wieczór w szafie nie jest już potrzebny.

VAT przychodzi z kasy. Zabiegi i produkty do sprzedaży mogą podlegać różnym stawkom. W kasie Salonnare właściwa stawka jest stosowana dla każdej pozycji przy płatności, więc na koniec kwartału nie ma czego przeliczać.

Eksport zamiast przepisywania. Dane o magazynie i sprzedaży pobierasz z Salonnare jako eksport i przekazujesz do programów takich jak Moneybird czy e-Boekhouden. To eksport, a nie integracja na żywo: to Ty decydujesz, kiedy co przekazujesz.

Mimo to rób kontrole wyrywkowe. Bieżące saldo powoli się rozjeżdża przez stłuczki, testery i produkty, które wyszły bez odjęcia ze stanu. Co kwartał policz kilka pozycji i popraw to, co się różni. To kwadrans pracy zamiast wieczoru. Jeśli wciąż wybierasz kasę, porównanie w artykule o systemie kasowym dla salonu kosmetycznego pomoże Ci w ocenie.

Automatyzacja inwentaryzacji w Salonnare

Salonnare to młoda holenderska platforma, co widać w modelu cenowym: żadnego procentu od Twojego przychodu, tylko stała kwota miesięczna plus opłata platformy 0,5% (min. 0,30 €) od płatności online lub kartą.

Trzy plany, niska prowizja. Free kosztuje 0 euro i obejmuje 1 pracownika i 50 rezerwacji miesięcznie. Starter to 29 euro miesięcznie, Pro 59 euro miesięcznie. Od rezerwacji ani od sprzedaży produktów nie jest odejmowana żadna prowizja, tylko własna opłata platformy Salonnare 0,5% (min. 0,30 €) od płatności, więc marża na butelce szamponu w większości zostaje u Ciebie. Co zawiera każdy plan, znajdziesz na stronie planów i cennika.

Płatności trafiają na Twoje własne konto. Przez Mollie lub Stripe płatności online, łącznie z iDEAL, wpływają bezpośrednio na Twoje własne konto bankowe, bez pośrednika, który przekazuje Ci przychód.

Uprawnienia dla każdego pracownika. Ty decydujesz, kto może widzieć ceny zakupu i wartość magazynu. Stylistka odejmująca produkty ze stanu nie potrzebuje dostępu do Twoich marż.

Wrażliwe dane klientów osobno. Alergie nie należą do zwykłego pola notatek; receptury koloryzacji zostają na karcie klienta. Salonnare przechowuje dane szczególnej kategorii w osobno zaszyfrowanym sejfie zgodnie z art. 9 RODO, z własnymi uprawnieniami dostępu. Twoje dane pozostają w UE.

Do użytku na sali. Pracujesz przez instalowaną aplikację webową lub aplikację natywną na tablecie albo telefonie, więc sprawdzasz stan przy szafie, a nie za komputerem. Możesz logować się kontem Google, Microsoft, Apple lub Facebook.

Zacznij od liczenia wyjściowego dwudziestu najbardziej rotujących produktów, a resztę dodawaj przez miesiąc. Zarządzanie magazynem jest w planie Starter. Zacznij za darmo z Salonnare i zautomatyzuj inwentaryzację.

Najczęstsze pytania