Automatyczne przypomnienia o wizycie przez WhatsApp: jak ograniczyć niestawienia się w salonie
Pusty fotel, bo ktoś po prostu zapomniał, to najbardziej frustrujący sposób na utratę obrotu. Czas był zarezerwowany, odesłałaś klientkę, którą mogłaś przyjąć, i nic za to nie dostałaś. Ręczne wysyłanie wiadomości rozwiązuje to na papierze, ale w praktyce nigdy się do tego nie zabierasz. Wolisz zajmować się swoim rzemiosłem niż telefonem. Właśnie tu automatyczne przypomnienie zasługuje na swoje miejsce: wychodzi niezależnie od tego, czy jesteś w trakcie koloryzacji, czy masz wolne. Ten artykuł dotyczy konkretnie WhatsAppa jako kanału. Przeczytasz, dlaczego przy przypomnieniach działa inaczej niż e-mail, kiedy wysyłać, jak wyglądają dobre sformułowania i jak połączyć przypomnienie z zaliczką, żeby odwołanie przestało cię kosztować. Warto wiedzieć od razu: Salonnare wysyła automatyczne przypomnienia e-mailem, nie przez WhatsAppa.
Dlaczego przy przypomnieniach WhatsApp działa inaczej niż e-mail
E-mail i WhatsApp nie wykonują tej samej pracy. E-mail świetnie sprawdza się przy potwierdzeniu zaraz po rezerwacji i przy fakturze: mieści dużo, a klientka może go później odnaleźć. Ale przy ostatecznym sprawdzeniu, 24 godziny przed zabiegiem, e-mail często zawodzi. Ludzie otwierają komunikator znacznie częściej niż skrzynkę odbiorczą, a e-mail z potwierdzeniem może wylądować wśród promocji.
Wiadomość na WhatsAppie trafia tam, gdzie ktoś i tak patrzy przez cały dzień. W tym cały sens: nie chcesz dodatkowego kanału, chcesz kanału, w którym wiadomość faktycznie zostanie przeczytana. Nowoczesne oprogramowanie do planowania wizyt pozwala też łączyć oba - potwierdzenie e-mailem, przypomnienie przez WhatsApp.
Jest jeszcze druga różnica. Na e-mail prawie nikt nie odpowiada. Na wiadomość w WhatsAppie ludzie odpowiadają. Jeśli klientka nie może przyjść, dowiadujesz się o tym dzień wcześniej, a nie wcale. To daje ci 24 godziny na zapełnienie luki, co zwykle wystarcza. Ciekawi cię, jak ta sama zasada działa przez SMS? Napisaliśmy osobny przewodnik o potwierdzaniu wizyt SMS-em.
Właściwy moment: 24 do 48 godzin wcześniej
To, ile warte jest przypomnienie, zależy od momentu wysyłki. Wyślij za wcześnie, a klientka zdąży zapomnieć, zanim nadejdzie wizyta. Wyślij za późno, na przykład tego samego ranka, a dowiesz się o odwołaniu, gdy nic już nie możesz z tym zrobić.
Praktyczny środek to 24 do 48 godzin wcześniej. Wystarczająco długo, by klientka sprawdziła własny kalendarz i w razie potrzeby przełożyła wizytę, i wystarczająco krótko, by wiadomość została w pamięci. A jeśli ktoś jednak odwoła, masz cały dzień, żeby zadzwonić do kogoś z listy rezerwowej.
Dobre przygotowanie zapobiega dokładnie tym kosztom, które przepadnięte wizyty kumulują w ciągu roku. Dwa niestawienia się tygodniowo brzmią jak niewiele, ale pomnóż to przez własną średnią wartość paragonu, a zobaczysz, dlaczego warto to ustawić.
Automatycznymi przypomnieniami zarządzasz w jednym miejscu (Salonnare wysyła je e-mailem), więc ustawiasz odstęp raz i od tej chwili działa samo.
Co powinno być w wiadomości (a czego nie powinno)
Przypomnienie nie musi być długie. Klientka powinna od razu zobaczyć, kiedy i u kogo jest oczekiwana. Użyj zmiennych dla imienia, daty i godziny, a wiadomość stanie się osobista bez żadnego wysiłku z twojej strony.
W salonie o swobodnym charakterze dobrze sprawdza się: „Cześć [imię], cieszymy się na jutro o [godzina] w [nazwa salonu]. Nie dasz rady? Po prostu daj znać tutaj.” Jeśli twój gabinet jest bardziej kliniczny lub formalny, wybierz bardziej zwięzły ton: „Szanowna Pani [imię], przypominamy o wizycie [data] o [godzina] w [nazwa salonu].”
Trzy rzeczy, których warto unikać: nie wysyłaj w środku nocy, nawet jeśli automatyzacja działa dalej. Używaj numeru tylko do wiadomości związanych z wizytą, dopóki ktoś nie wyrazi zgody na marketing - to wymóg RODO, a nie savoir-vivre. I zawsze dodawaj jedno jasne działanie, na przykład link, przez który klientka sama przełoży wizytę. To oszczędza ci kolejnego telefonu.
Samo przypomnienie nie wystarczy: połącz je z zaliczką
Przypomnienie pomaga przeciw zapomnianym wizytom. Przeciw braku zobowiązania działa tylko do pewnego stopnia: ktoś, kto już się wahał, teraz grzecznie odwołuje zamiast nie przyjść. To postęp, ale luka w kalendarzu nadal istnieje.
Do tego służy zaliczka. Gdy ktoś zapłaci z góry niewielką kwotę, wizyta przestaje być luźnym zamiarem. Podłączasz własne konto Mollie lub Stripe, klientki płacą kartą lub lokalnymi metodami, takimi jak iDEAL, a pieniądze trafiają bezpośrednio na twoje konto. Zaliczki są częścią planu Pro. Salonnare pobiera tylko opłatę platformową 0,5% (min. 0,30 €) od płatności i nic za wysłaną wiadomość - poza tym płacisz stałą kwotę miesięczną i to wszystko.
Jak dobrać wysokość zaliczki i jak wyjaśnić ją klientkom, nie brzmiąc chłodno, opisuje nasz przewodnik po pobieraniu zaliczek. A jeśli ktoś mimo to nie przyjdzie, system może po fakcie automatycznie zająć się przepadniętą wizytą.
Ile naprawdę kosztuje taka konfiguracja
Wysyłanie przypomnień e-mailem jest wliczone w każdy plan Salonnare, także w darmowy. Free kosztuje 0 € miesięcznie i jest przeznaczony dla jednego pracownika z maksymalnie 50 rezerwacjami miesięcznie. Powyżej tego Starter to 29 €, a Pro 59 € miesięcznie.
Dochodzi tylko opłata platformowa 0,5% (min. 0,30 €) od płatności i nie ma opłaty za wiadomość. To celowe: twoje koszty nie powinny gwałtownie rosnąć razem z kalendarzem, bo wtedy dobry miesiąc cię karze.
Interfejs jest dostępny w dziewięciu językach, a twoje dane są na serwerach w UE. Dane o zdrowiu, takie jak alergie, trafiają do oddzielnego, zaszyfrowanego sejfu zbudowanego z myślą o art. 9 RODO. Jesteśmy młodą firmą i rozwijamy się na podstawie tego, co mówią nam salony; to, co jest, działa, a tego, czego nie ma, nie obiecujemy. Możesz zacząć bez zobowiązań i ustawić pierwsze przypomnienie jeszcze dziś.
Włącz pierwsze automatyczne przypomnienie jeszcze dziś
Ustaw odstęp raz i od tej chwili pozwól przypomnieniom wychodzić samodzielnie. Plan Free kosztuje 0 € miesięcznie dla 1 pracownika i 50 rezerwacji, z jedyną opłatą platformową 0,5% (min. 0,30 €) od płatności i bez kosztów za wiadomość.
Zacznij za darmo z automatycznymi przypomnieniamiNajczęstsze pytania o przypomnienia o wizytach
Czy przypomnienia o wizytach są w darmowym planie?
Tak. Wysyłanie przypomnień e-mailem jest wliczone w każdy plan, także w plan Free za 0 € miesięcznie dla 1 pracownika i maksymalnie 50 rezerwacji miesięcznie. Obowiązuje tylko opłata platformowa 0,5% (min. 0,30 €) od płatności, bez opłaty za wysłaną wiadomość, więc twój miesięczny koszt się nie zmienia, gdy wysyłasz więcej przypomnień.
Kiedy najlepiej wysłać przypomnienie o wizycie?
Między 24 a 48 godzinami przed zabiegiem. To wystarczająco długo, by klientka sprawdziła własny kalendarz i w razie potrzeby przełożyła wizytę, i wystarczająco krótko, by wiadomość pozostała w pamięci do wizyty. Jeśli ktoś jednak odwoła, wciąż masz cały dzień, by zapełnić lukę z listy rezerwowej.
Czy mogę sama napisać treść przypomnienia?
Tak, wiadomości piszesz własnym tonem. Zmienne dla imienia, daty i godziny pozwalają systemowi automatycznie uzupełniać szczegóły, więc każda wiadomość brzmi osobiście, a ty nie piszesz niczego dla każdej klientki osobno. Możesz używać różnych sformułowań dla różnych usług lub sytuacji.
Czy klientki uważają automatyczne wiadomości za bezosobowe?
W praktyce raczej nie, o ile ton pasuje, a wiadomość jest krótka. Przypomnienie odbierane jest głównie jako usługa: ktoś myśli razem z tobą. A ponieważ trafia do komunikatora, odpowiedź jest znacznie łatwiejsza niż sięgnięcie po telefon. Osoby, które nie mogą przyjść, dają więc znać wcześniej.