Software per studio estetico: la guida completa 2026 per un piccolo studio

Perché uno studio ha esigenze diverse da un grande salone

In uno studio sei allo stesso tempo reception, estetista e contabilità. Nessuno risponde al telefono mentre fai un trattamento viso. Un software costruito attorno a una reception dà per scontato che qualcuno guardi sempre l'agenda, e per te quel presupposto semplicemente non vale.

Quello di cui uno studio ha bisogno è un sistema che continui a funzionare mentre hai le mani occupate. La base è un software di pianificazione degli appuntamenti: sa quanto dura ogni trattamento, quali spazi sono liberi e quando fai pausa, così una cliente può prenotare senza che tu muova un dito.

E c'è un aspetto che durante un taglio di capelli non emerge. In uno studio estetico lavori sulla pelle: peeling, analisi della pelle, trucco permanente. Registri informazioni che hanno un peso legale maggiore di una formula del colore. Scegliere un programma quindi non è solo una questione di comodità, ma anche di responsabilità.

Falla 1: l'agenda che vive nel tuo telefono

Finché le clienti possono prenotare solo tramite WhatsApp o una telefonata, l'agenda sei tu. Ogni appuntamento costa tre o quattro messaggi: quale orario va bene, è ancora libero, quanto dura. Venti messaggi a settimana da due minuti l'uno fanno una buona quarantina di minuti che non fatturi mai.

Un widget di prenotazione sul tuo sito fa sparire quello scambio. La cliente vede quali spazi sono liberi e ne prende uno. Una buona parte di queste prenotazioni arriva fuori dall'orario di apertura, proprio quando comunque non avresti potuto rispondere. Senza un'opzione online costringi quella cliente ad aspettare una richiamata, e una parte non torna più.

Fai però attenzione a dove finisce la prenotazione. Alcuni fornitori ti inseriscono nel loro marketplace, dove la tua cliente scorre i concorrenti prima di arrivare a te. Prenotare sul tuo dominio e tramite la tua scheda Google tiene con te la relazione con la cliente. Come funziona in pratica la gestione degli appuntamenti lo vedi nella pagina della funzione.

Falla 2: lo spazio che resta vuoto

Un no-show costa più di una disdetta, perché quello spazio non lo puoi più vendere. In uno studio pesa più che in un salone con cinque postazioni: hai solo una o due cabine, e un trattamento viso di novanta minuti saltato non lo recuperi più tardi nella stessa giornata.

Un promemoria automatico ne elimina una buona parte. In Salonnare parte via email invece che via SMS: così i costi restano bassi e nella pratica funziona altrettanto bene. Il momento conta: ventiquattro ore prima di solito è il compromesso migliore. Abbastanza presto da poter ancora riempire lo spazio se qualcuno disdice, abbastanza tardi da non essere già stato dimenticato. La pagina sui promemoria automatici mostra come impostare testo e tempistica.

Per i trattamenti lunghi e le nuove clienti aggiungi un acconto. La cliente paga una parte dell'importo al momento della prenotazione tramite Mollie o Stripe, e quel denaro arriva direttamente sul tuo conto bancario. Non resta presso un intermediario fino a una data di versamento.

I dati della pelle rientrano nell'articolo 9 del GDPR

È qui che uno studio estetico si distingue dalla maggior parte degli altri saloni. Se annoti allergie, farmaci, problemi della pelle o una gravidanza, tratti categorie particolari di dati personali ai sensi dell'articolo 9 del GDPR. Per questi valgono requisiti più severi che per un nome e un numero di telefono.

Un normale campo note nella scheda cliente non li soddisfa. Quei dati vanno in una cassaforte cifrata a parte, con permessi di accesso propri, così non tutti i collaboratori o tirocinanti li vedono di default. In Salonnare quella cassaforte è integrata, con una registrazione separata del consenso per ogni cliente, e i tuoi dati stanno su server all'interno dell'UE.

I permessi per collaboratore sono utili anche di per sé. Imposti per ogni persona cosa è visibile: una tirocinante non ha bisogno di vedere i numeri del fatturato, e una freelance che affitta una cabina da te non ha nulla da fare nelle schede delle tue clienti. Se vuoi approfondire il lato delle schede, leggi la guida sul software per le schede clienti del tuo salone.

Incasso, IVA e contabilità

Un trattamento eseguito va anche pagato. Se lo fai con una cassa separata o un blocchetto di ricevute di carta, tieni due registrazioni che a fine trimestre non tornano. Una cassa collegata all'agenda sa quale trattamento è stato fatto e prepara lo scontrino in un'unica azione.

Il vero lavoro sta nelle aliquote IVA. I trattamenti e i prodotti che rivendi non rientrano sempre nella stessa aliquota, e una cassa che fa questa distinzione già durante l'incasso ti risparmia una serata di riordino ogni trimestre. Quali funzioni di cassa ti servono nel settore beauty è spiegato nella guida al sistema di cassa per centri estetici.

La contabilità non va ribattuta a posteriori. Salonnare ha una funzione di export che mette i dati del fatturato in un file per il tuo programma di contabilità. Nota la parola export: quei dati li trasferisci tu nel momento che ti fa comodo, non è un'integrazione continua in tempo reale che sincronizza tutto da sola.

Quanto costa, e cosa viene trattenuto su un pagamento

Con Salonnare parti dal piano Free a 0 euro al mese: un collaboratore, fino a 50 appuntamenti al mese. Non è una prova che si interrompe dopo due settimane. Se il tuo studio cresce oltre, Starter costa 29 euro al mese e Pro 59 euro al mese, e tieni agenda, schede clienti e impostazioni.

Sii precisa ogni volta che incontri la parola commissione, perché è lì che i fornitori si differenziano. Con Salonnare non c'è alcuna commissione da marketplace sui nuovi clienti che arrivano a te tramite la piattaforma: quella percentuale è 0. Ciò che viene trattenuto è una commissione di piattaforma dello 0,5 percento con un minimo di 30 centesimi su ogni pagamento online o con carta. Su un trattamento da 75 euro sono 38 centesimi. Se incassi in contanti, quel pagamento resta fuori.

È un modello diverso da una percentuale per prenotazione su tutto il fatturato, e non è nemmeno la stessa cosa di gratis. Fai il calcolo per il tuo studio prima di impegnarti: numero di pagamenti online al mese per 0,5 percento, con quel minimo di 30 centesimi per transazione. Per confrontare i piani fianco a fianco, guarda la pagina con i prezzi per piano.

Come impostarlo questa settimana

Non devi spostare tutto in una volta. Inizia dai cinque trattamenti più prenotati: nome, durata e prezzo. La durata è il campo più importante, perché determina quanto sono grandi gli spazi nella tua agenda. Imposta un trattamento viso a sessanta minuti quando in realtà te ne servono ottanta, e la giornata va in ritardo dalla seconda cliente in poi.

Poi attiva la prenotazione online e condividi il link nella bio di Instagram e nella tua scheda Google. Imposta subito due limiti: con quanto anticipo le clienti possono prenotare, e quanto a ridosso dell'appuntamento possono ancora farlo. Senza questi limiti il sabato mattina alle otto ti arriva un appuntamento per le otto e un quarto.

Infine attiva i promemoria e imposta la cassaforte per i dati della pelle. L'elenco clienti si riempie strada facendo: inserisci solo le clienti venute nell'ultimo anno e lascia che le altre arrivino da sole al prossimo appuntamento. Puoi iniziare oggi con il piano gratuito.

Domande frequenti