Gestione dello studio di pedicure: prenotazione online, schede e cassa per la cura del piede
 Uno studio di pedicure vive di precisione e fiducia. I clienti tornano ogni sei-otto settimane, spesso con un quadro sanitario che non puoi permetterti di dimenticare: diabete, reumatismi, un piede a rischio o un'allergia a certi prodotti. Allo stesso tempo devi riempire l'agenda, prevenire i no-show, incassare in modo ordinato e avere i conti in regola a fine anno. Se fai tutto questo con un'agenda di carta, un quaderno di note sui clienti e una cassa a sé, ognuno di questi punti ti fa perdere tempo e denaro senza che te ne accorga. Un software per pedicure riunisce tutte queste parti in un unico sistema. In questo articolo scopri cos'è davvero un software per pedicure, come un'agenda online e una scheda podologica rendono la tua giornata più tranquilla, come intercettare i no-show con gli acconti, come incassare e tenere in ordine l'amministrazione e a cosa fare attenzione quando scegli un software per il tuo studio di cura del piede o di pedicure curativo.
Che cos'è un software per pedicure?
Un software per pedicure è un'applicazione che digitalizza i processi chiave di uno studio di cura del piede: prenotazione online, schede clienti e podologiche, cassa, pagamenti e amministrazione in un'unica panoramica che funziona su computer, tablet e telefono.
Invece di un'agenda di carta, un registro di cassa separato e un quaderno di note sui trattamenti, usi un solo sistema in cui tutto è collegato. Fissi un appuntamento e il cliente compare subito nella tua scheda; incassi e il fatturato entra immediatamente nella chiusura giornaliera.
La maggior parte dei programmi copre gli stessi elementi:
1 - Un'agenda online con appuntamenti per collaboratore e per poltrona. 2 - Una pagina di prenotazione online in cui i clienti scelgono da soli l'orario. 3 - Un archivio clienti con dati di contatto e storico dei trattamenti. 4 - Una cassa per incassi, sconti e metodi di pagamento. 5 - Email automatiche: conferme, promemoria e inviti a riprenotare. 6 - Report su fatturato, occupazione e trattamenti più richiesti.
Il pedicure curativo aggiunge un requisito: i dati sanitari di persone con diabete, reumatismi o piede a rischio sono categorie particolari di dati personali ai sensi del GDPR e vanno in una cassaforte cifrata, non in un normale campo note. Un buon software per pedicure gestisce proprio questo.
Salonnare riunisce tutte queste parti in un unico pacchetto, con un piano gratuito permanente (Free, 0 € al mese per 1 collaboratore e 50 appuntamenti al mese) per iniziare e i piani a pagamento Starter (29 €) e Pro (59 €) quando cresci.
Prenotazione online e un'agenda che si riempie da sola
Il risparmio di tempo più grande arriva dalla prenotazione online. Ogni studio di pedicure in Salonnare riceve una pagina di prenotazione propria da condividere tramite il sito, il profilo Google o i social. I clienti scelgono trattamento, orario e, se vogliono, un collaboratore, e confermano subito, anche la sera e nel fine settimana, quando tu non sei al telefono.
Durate diverse per trattamento. Un pedicure normale è più breve di un trattamento di cura del piede per diabetici o reumatici con un controllo accurato. Nel software imposti la durata corretta per ogni trattamento, così la disponibilità online corrisponde alla realtà e non ti ritrovi con due trattamenti lunghi uno dopo l'altro senza pausa.
Promemoria automatici. Poco prima dell'appuntamento parte in automatico un promemoria via email. Così i no-show calano senza che tu debba chiamare nessuno a mano. Le email portano il nome e il logo del tuo salone, quindi hanno un aspetto professionale.
Mantenere il ritmo dei ritorni. La cura del piede è manutenzione: la maggior parte dei clienti vuole tornare ogni sei-otto settimane. Il software può invitare in automatico a riprenotare i clienti per cui è ora di un controllo. Così l'agenda resta piena con i tuoi clienti fedeli invece di dover conquistare continuamente nuovi clienti.
Trovato su Google. Grazie all'integrazione con Google il tuo pulsante di prenotazione compare direttamente nella Ricerca Google e su Maps, così i clienti che trovano il tuo studio possono prenotare subito senza passare prima dal tuo sito.
Una scheda podologica per cliente: note, diabete e piede a rischio
Nella cura del piede sai cosa fare solo quando sai cosa è successo l'ultima volta. Una buona scheda cliente registra lo storico dei trattamenti di ogni persona: quale trattamento, quali osservazioni, quali prodotti e quando dovrebbe cadere il prossimo appuntamento. Annoti in modo sistematico punti di pressione, accumulo di calli, ragadi, problemi delle unghie e della pelle, così alla visita successiva sai esattamente a cosa fare attenzione.
I dati sensibili vanno in una cassaforte. Nel pedicure curativo è un terreno delicato. Le informazioni su diabete, reumatismi, problemi di circolazione, farmaci o un piede a rischio diagnosticato rientrano nell'articolo 9 del GDPR: categorie particolari di dati personali che richiedono una protezione aggiuntiva. Salonnare conserva queste note sanitarie in una cassaforte separata e cifrata, non nel normale campo note che tutti vedono. I dati sono conservati cifrati su server nell'UE.
Permessi per collaboratore. Se lavori con più pedicuristi o con un podologo nello stesso spazio, decidi per ogni collaboratore chi può consultare le note sanitarie (RBAC). Così i dati medici restano limitati a chi ne ha bisogno, e ogni accesso viene registrato in un audit trail.
Lettere di invio e piani di trattamento. Una cliente viene inviata al medico di base o al podologo, o viceversa? Conservi lettere di invio e piani di trattamento in modo conforme al GDPR nella scheda di ogni cliente e puoi esportarli in PDF con il suo consenso. Così, al momento dell'invio, hai un quadro completo e tracciabile senza fogli sparsi.
Prevenire i no-show con acconti e promemoria
Un no-show in uno studio di pedicure è una perdita secca: un blocco di 45-60 minuti che non riesci più a riempire, soprattutto per un trattamento di cura del piede accurato. Un software per pedicure ti offre più livelli di protezione.
Acconto alla prenotazione. Con il piano Pro puoi chiedere ai clienti, o solo ai nuovi clienti, di pagare un acconto con iDEAL al momento della prenotazione. Questo riduce di molto la tentazione di non presentarsi. L'acconto arriva sul tuo conto bancario.
Penale per no-show. Se un cliente non si presenta o disdice fuori dal termine concordato, può essere addebitata in automatico una penale per no-show. Il termine di disdetta e l'importo li stabilisci tu, e il cliente vede chiaramente queste condizioni prima che l'appuntamento venga confermato.
Promemoria e lista d'attesa. Il promemoria automatico poco prima dell'appuntamento intercetta la maggior parte delle prenotazioni dimenticate. Se qualcuno salta comunque, la lista d'attesa può avvisare in automatico il cliente successivo appena si libera uno spazio: la differenza tra un pomeriggio vuoto e un'agenda piena.
Cassa e pagamenti: iDEAL, carta e contanti sullo stesso scontrino
Dopo il trattamento incassi subito alla cassa. La cassa integrata gestisce i trattamenti ed eventuali prodotti in vendita, come creme per i piedi, separatori per le dita o plantari, sullo stesso scontrino.
Metodi di pagamento locali sul tuo conto. I clienti pagano con iDEAL, carta, richiesta di pagamento o contanti. Il punto importante: i tuoi pagamenti arrivano tramite iDEAL (Mollie) e Stripe direttamente sul tuo conto bancario, non presso un intermediario che li trattiene per settimane. Non c'è alcuna commissione da marketplace per prenotazione: paghi un prezzo mensile fisso e prevedibile invece di una percentuale su ogni trattamento, solo una commissione di piattaforma dello 0,5% (min. 0,30 €) per pagamento online.
Scontrini ordinati e mance. Ogni incasso riceve un numero di scontrino progressivo con data e ora, e lo scontrino arriva al cliente via email se lo desidera. Le mance vengono registrate per collaboratore. Così chiudi la giornata in modo affidabile e la cassa corrisponde a quanto c'è nel sistema.
Amministrazione e IVA: dalla chiusura giornaliera alla contabilità
Un software gestionale per pedicure ti toglie il lavoro manuale. Ogni incasso entra in automatico nel fatturato giornaliero, e ricevi report su fatturato, occupazione e trattamenti più richiesti senza digitare una sola cella.
IVA per trattamento. Per la cura del piede è importante. Un pedicure normale, estetico, rientra nell'aliquota IVA ordinaria. La cura del piede necessaria dal punto di vista medico, per esempio la cura del piede diabetico su prescrizione, può essere esente da IVA a determinate condizioni, quando si qualifica come prestazione sanitaria. In Salonnare imposti l'aliquota corretta per ogni trattamento, così il «pedicure estetico» ha l'IVA ordinaria e la «cura del piede diabetico su prescrizione» può essere esente. Lo scontrino separa le due cose in modo pulito e il report giornaliero somma il fatturato per aliquota. Se hai dubbi sulla tua situazione, verificala con il commercialista o con l'amministrazione fiscale: il software supporta entrambi i casi.
Non un programma di contabilità, ma pronto per la contabilità. Salonnare non è un programma di contabilità e non sostituisce il tuo commercialista, ma tiene l'amministrazione così in ordine che il passaggio alla contabilità fila liscio. Esporti il fatturato come file CSV in un formato leggibile dai comuni strumenti di contabilità, quindi anche se magari cerchi un «software di contabilità per pedicure», in pratica ti serve soprattutto un'amministrazione di base pulita che si colleghi senza intoppi. Guarda tutte le funzioni che Salonnare offre per alleggerire l'amministrazione.
A cosa fare attenzione quando scegli un software per pedicure
Sulla carta i programmi si somigliano in fretta. La differenza sta nei dettagli che emergono solo dopo mesi di utilizzo. Passa in rassegna questi punti prima di scegliere.
1 - Cassaforte sanitaria cifrata. Per il pedicure curativo non è un lusso ma un requisito del GDPR. Verifica che i dati sanitari siano conservati separati e cifrati, con permessi per collaboratore e un audit trail.
2 - Durate dei trattamenti variabili. Puoi adattare la durata per trattamento e per cliente? Senza questa possibilità la disponibilità online non corrisponde mai alla tua pianificazione reale.
3 - Prezzo fisso o percentuale? Alcuni fornitori applicano una commissione su ogni prenotazione online. Cresce con il tuo successo e diventa cara man mano che lavori di più. Un prezzo mensile fisso è prevedibile e non penalizza la crescita.
4 - Dati nell'UE e portabilità. Scegli un fornitore con i dati su server nell'UE e un approccio chiaro al GDPR, e verifica di poter esportare e importare i dati dei clienti anche in seguito tramite CSV, così non resti mai vincolata.
5 - La tua pagina di prenotazione. Prenoti su una pagina tua, con il tuo nome, oppure su un marketplace dove i concorrenti stanno accanto a te e viene trattenuta una percentuale?
6 - Web e app nativa. Dietro al banco lavori su tablet o computer, fuori dallo studio sul telefono. Verifica che il sistema supporti entrambe le cose.
7 - Lingua e metodi di pagamento locali. Un'app che supporta iDEAL e funziona nella tua lingua (ed è disponibile in 9 lingue per una clientela internazionale) si adatta meglio di una piattaforma solo in inglese. Salonnare è costruito proprio attorno a questi punti.
Conclusione: parti in piccolo e cresci
Gestire uno studio di cura del piede è già abbastanza impegnativo senza che l'amministrazione ti remi contro. Con un software per pedicure riunisci agenda online, schede podologiche, cassa e amministrazione in un unico sistema, e tieni i dati sanitari sensibili al sicuro, in conformità al GDPR, in una cassaforte cifrata. Intercetti i no-show con gli acconti, e i tuoi clienti fedeli tornano grazie ai promemoria automatici, ognuno con il proprio ritmo.
Non devi partire in grande. Molti pedicuristi iniziano da soli con il piano gratuito Free (0 €, 1 collaboratore, 50 appuntamenti al mese) e passano a Starter (29 €) quando superano il limite dei 50 appuntamenti; quando lo studio cresce fino a più professionisti, Pro (59 €) cresce con loro. Guarda i prezzi per i dettagli di ogni piano, oppure leggi di più nella pagina dedicata al software per pedicure.
Crea oggi un account gratuito su salonnare.com/free e configura il tuo studio questa settimana, senza carta di credito.
Domande frequenti
Una scheda di pedicure curativo nel software è conforme al GDPR?
Sì. I dati sanitari come diabete, reumatismi, farmaci o piede a rischio sono categorie particolari di dati personali ai sensi dell'articolo 9 del GDPR. Salonnare li conserva in una cassaforte separata e cifrata, non nel normale campo note, su server nell'UE. Decidi per ogni collaboratore chi può consultare le note sanitarie (RBAC), e ogni accesso viene registrato in un audit trail. Conservi lettere di invio e piani di trattamento in modo conforme al GDPR per ogni cliente e li esporti in PDF con il consenso.
Posso impostare durate diverse per il pedicure normale e la cura del piede diabetico?
Sì. Imposti la durata corretta per ogni trattamento. Puoi per esempio impostare un pedicure normale a 30 minuti e un trattamento di cura del piede diabetico con controllo accurato a 60 minuti. Così la disponibilità online corrisponde sempre alla tua pianificazione reale ed eviti che vengano prenotati due trattamenti lunghi uno dopo l'altro senza pausa.
Posso impostare un'aliquota IVA diversa per ogni trattamento?
Sì. Un pedicure estetico rientra nell'aliquota IVA ordinaria, mentre la cura del piede necessaria dal punto di vista medico su prescrizione può essere esente da IVA a determinate condizioni. In Salonnare imposti l'aliquota corretta per ogni trattamento, lo scontrino separa le voci in automatico e il report giornaliero somma il fatturato per aliquota. Per la tua situazione specifica conviene verificare con il commercialista o con l'amministrazione fiscale.
Quanto costa un software per pedicure?
Salonnare ha un piano gratuito permanente Free (0 € al mese) per 1 collaboratore e 50 appuntamenti al mese, ideale per iniziare da soli. Oltre a questo ci sono Starter a 29 € al mese e Pro a 59 € al mese con prenotazioni illimitate e funzioni più ampie. Paghi un prezzo mensile fisso senza commissione da marketplace per prenotazione, solo una commissione di piattaforma dello 0,5% (min. 0,30 €) per pagamento online, quindi i tuoi costi non crescono automaticamente con il fatturato.
Posso importare il mio archivio clienti esistente?
Sì. È disponibile un'importazione CSV per i dati dei clienti esistenti, così non parti da un archivio vuoto. Esporti i clienti dal sistema o dal foglio di calcolo che usi oggi e li importi in Salonnare. Al contrario, puoi sempre esportare anche i tuoi dati in CSV, così non resti mai vincolata a un unico fornitore.