Risparmiare tempo da parrucchiere: dove si perdono le tue ore e come recuperarle
Sei a metà di un colore quando il telefono squilla per la quarta volta. In un angolo della mente ci sono i messaggi a cui devi ancora rispondere e il buco di stamattina, quando qualcuno semplicemente non si è presentato. Il taglio in sé raramente è il problema. È tutto ciò che ci sta intorno a spezzettare la tua giornata. Questo articolo quindi non parla di lavorare più in fretta. Parla dei cinque punti in cui il tuo tempo si perde davvero, e di cosa cambiare in ciascuno.
I cinque punti in cui la tua giornata perde tempo
Chiedi a un parrucchiere dove va il tempo e la risposta non riguarda quasi mai il trattamento. Riguarda tutto ciò che c'è intorno. Cinque punti emergono in quasi ogni salone.
- Il telefono durante un trattamento. Posi la spazzola, ti asciughi le mani, rispondi, cerchi uno spazio libero e poi devi rientrare nel lavoro. Due minuti al telefono ti costano cinque minuti di lavoro. - I messaggi che si accumulano. SMS ed email su spostamenti, disdette e prezzi a cui finisci per rispondere la sera sul divano. - Cercare cosa hai fatto l'ultima volta. La formula del colore era su un foglietto, o nella tua testa, o da nessuna parte. - I buchi lasciati dai no-show. Un'ora che poteva essere piena resta vuota, e lo scopri quando la cliente è già in ritardo. - L'amministrazione dopo la chiusura. Contare gli scontrini, controllare il magazzino, calcolare l'IVA.
Ciò che questi cinque punti hanno in comune è che nessuno è un grande lavoro. Sono interruzioni. E un'interruzione costa più del compito stesso, perché dopo devi ritrovare la concentrazione. Risparmiare tempo da parrucchiere significa quindi soprattutto eliminare le interruzioni, non lavorare di più.
Togli il telefono dal tuo trattamento
Il guadagno più grande sta nel momento in cui un cliente prenota. Finché può farlo solo tramite te, il collo di bottiglia sei tu: sei raggiungibile mentre lavori e irraggiungibile quando il tuo cliente ha tempo di chiamare.
Porta online le prenotazioni e l'ordine si ribalta. Il cliente sceglie un momento che gli va bene, anche la domenica sera o mentre tu sei a metà di un taglio. Un widget di prenotazione sul sito del salone intercetta proprio gli appuntamenti che altrimenti perderesti, e strada facendo fa altre tre cose:
- La tua agenda corrisponde ovunque. Ciò che viene prenotato online finisce subito nella tua gestione degli appuntamenti, sul telefono e alla reception. Due persone che scrivono la stessa ora in agenda non è più possibile. - La conferma parte da sola. Il cliente riceve subito una conferma con data, ora e trattamento. Ti risparmia un messaggio in uscita e uno di ritorno. - Ti trovano anche oltre il tuo sito. I clienti possono prenotare dal tuo sito e dalla tua scheda Google, così entra anche chi cerca senza conoscere il tuo sito.
Fai i conti sulla tua settimana. Dieci telefonate al giorno, di cui metà solo per fissare o spostare un appuntamento, fanno in fretta tre quarti d'ora di interruzioni ogni giorno.
Standardizza ciò che si ripete ogni giorno
Eliminare le interruzioni è il primo passo. Il secondo è fare in modo che il tempo che pianifichi sia davvero giusto. In molti saloni un trattamento sta in agenda con una durata stimata una volta e mai più rivista. Se sfora sistematicamente di dieci minuti, tutto il pomeriggio slitta con lui.
Passa quindi una settimana a cronometrare dall'inizio alla fine una manciata di trattamenti, compresi il lavaggio, il pagamento e il riordino nel mezzo. Poi correggi quelle durate nell'elenco dei trattamenti. È un'ora di lavoro noioso, e ti compra un'agenda che per il resto dell'anno smette di slittare.
Lo stesso vale per l'inizio di un appuntamento. Se la formula del colore precedente, i prodotti usati e una foto del risultato sono già davanti a te, non devi chiedere di nuovo ciò che sapevi già. Le schede clienti nel tuo software per saloni mostrano quello storico appena il cliente compare in agenda. Se lavori con un team, una collega può prendere in carico un cliente senza che lui debba raccontare tutto due volte.
L'amministrazione serale: cassa, magazzino e IVA
La terza perdita sta dopo l'orario di chiusura. Scontrini che ribatti, magazzino che conti a mano e un riepilogo IVA che metti insieme a fine trimestre.
Incassa nello stesso sistema che contiene la tua agenda e gran parte di quel lavoro sparisce. Una cassa impostata con le tue aliquote IVA separa trattamenti e prodotti sull'aliquota corretta senza che tu ci debba pensare scontrino per scontrino. Vendi uno shampoo e viene subito scalato dal magazzino, così vedi che devi riordinare prima che lo scaffale sia vuoto.
Per la contabilità esporti un file a fine mese e lo carichi nel tuo programma di contabilità, oppure lo mandi al commercialista. Nota la distinzione: è un export, non un'integrazione in tempo reale che scrive da sola nei tuoi conti. Per la maggior parte dei saloni basta esattamente così, e ti risparmia la serata al tavolo della cucina con una scatola di scarpe piena di scontrini.
Meno no-show significa meno buchi nella giornata
Un no-show ti costa due volte: l'ora in sé, più il tempo che passi a telefonare in giro per riempirla. La contromisura più economica è anche la più semplice. Un promemoria automatico via email il giorno prima intercetta i clienti che si erano semplicemente dimenticati, ed è il gruppo più grande.
Se resta un gruppo che prenota ma non si presenta, aiuta un acconto al momento della prenotazione. Chiedilo solo per i trattamenti lunghi o ai nuovi clienti, per esempio. I clienti possono pagare con carta o con metodi locali come iDEAL, tramite Mollie o Stripe, e quel denaro arriva direttamente sul tuo conto bancario. Il fornitore del software non ci prende alcuna commissione per prenotazione, solo la propria commissione di piattaforma dello 0,5% (min. 0,30 €) per pagamento.
Se introduci gli acconti, sii chiara sul termine di disdetta e scrivilo anche nell'email di conferma. Un cliente che conosce le condizioni in anticipo disdice più facilmente in tempo. E una disdetta che arriva in tempo non è un buco, è uno spazio che puoi ancora riempire.
Perché Salonnare si adatta bene a tutto questo
Tutto ciò che hai letto funziona solo se sta in un unico sistema invece che in quattro strumenti separati da aggiornare uno per uno. In Salonnare agenda, profili clienti, cassa e magazzino sono collegati, così una prenotazione arriva fino alla panoramica del fatturato.
Puoi iniziare senza pagare prima (il magazzino è incluso in Starter, gli acconti in Pro). Free costa 0 euro al mese per un collaboratore e 50 appuntamenti al mese, Starter costa 29 euro al mese e Pro 59 euro al mese. Non c'è alcuna commissione per prenotazione, solo una commissione di piattaforma fissa dello 0,5% (min. 0,30 €) per pagamento, quindi un'agenda più piena non rende il software molto più caro.
Se lavori con un team, imposti per ogni collaboratore chi può vedere i numeri del fatturato o le impostazioni del magazzino. Se registri dati sanitari come un'allergia alle tinture o una gravidanza, non stanno sparsi in un campo note ma in una cassaforte cifrata a parte, come richiede l'articolo 9 del GDPR. I tuoi dati stanno su server all'interno dell'Unione europea, l'interfaccia è disponibile in nove lingue e accedi con Google, Microsoft, Apple o Facebook.
Se vuoi sapere in quale ordine attivare tutto questo senza stravolgere la settimana, leggi la guida sull'automazione del salone da parrucchiere e cosa automatizzare per primo. E se preferisci iniziare subito: crea un account gratuito e attiva la prenotazione online questa settimana.
Recupera la tua prima ora questa settimana
Inizia con il piano gratuito permanente a 0 euro al mese: attiva la prenotazione online, lascia che le conferme partano da sole e guarda dove la tua agenda diventa più tranquilla. Nessuna commissione per prenotazione (solo una commissione di piattaforma dello 0,5%, min. 0,30 €, per pagamento) e nessun contratto annuale.
Inizia gratisDomande frequenti su come risparmiare tempo da parrucchiere
Quanto tempo mi fa risparmiare davvero un sistema di prenotazione online?
Dipende da quanti appuntamenti arrivano oggi per telefono. Il guadagno sta meno nelle telefonate in sé e più nelle interruzioni che provocano: dopo ogni chiamata ci vuole un momento per rientrare nel trattamento. Conta per una settimana quante telefonate riguardavano solo fissare o spostare un appuntamento. Quel numero per circa cinque minuti è il tempo che recuperi, più le conferme che non mandi più a mano.
Un software per saloni conviene a un parrucchiere autonomo?
Sì, ed è lì che l'effetto si vede prima, perché sei l'unico che può rispondere al telefono. Il piano gratuito di Salonnare costa 0 euro al mese ed è pensato per un collaboratore e 50 appuntamenti al mese, con agenda, profili clienti e cassa. Per un parrucchiere che lavora da solo il guadagno sta soprattutto nella prenotazione online e nelle conferme e promemoria automatici. Se superi quei 50 appuntamenti passi a Starter o Pro senza reinserire i dati.
Come consegno l'amministrazione al commercialista senza ribatterla?
Esporti i dati di vendita dalla cassa come file da caricare nel tuo programma di contabilità o da inoltrare al commercialista. Il fatturato contenuto è già suddiviso sull'aliquota IVA corretta, quindi non devi ripassare gli scontrini. È un export e non un'integrazione in tempo reale che scrive da sola nei tuoi conti. Per la maggior parte dei saloni basta, e ti risparmia le serate passate a ribattere scontrini.
Cosa funziona meglio contro i no-show?
Inizia con un promemoria automatico via email il giorno prima. Intercetta il gruppo più grande, cioè i clienti che si erano semplicemente dimenticati. Se le assenze continuano, aggiungi un acconto per i trattamenti lunghi o per i nuovi clienti. Quel pagamento passa con carta o con un metodo locale come iDEAL, tramite Mollie o Stripe, direttamente sul tuo conto bancario. Scrivi chiaramente il termine di disdetta nella conferma e i clienti disdiranno prima, lasciandoti il tempo di riempire lo spazio.