Promemoria automatici degli appuntamenti via WhatsApp: come ridurre le assenze in salone
Una poltrona vuota perché qualcuno si è semplicemente dimenticato è il modo più frustrante di perdere incassi. Il tempo era riservato, hai rifiutato il cliente che avresti potuto prendere e non hai ricevuto nulla in cambio. Inviare messaggi a mano risolve il problema sulla carta, ma nella pratica non ci arrivi mai. Preferisci fare il tuo mestiere che stare al telefono. È proprio lì che un promemoria automatico si guadagna il suo posto: parte sia che tu sia a metà di un colore sia che tu sia di riposo. Questo articolo parla specificamente di WhatsApp come canale. Leggerai perché si comporta diversamente dall'email per i promemoria, quando inviare, come scrivere un buon messaggio e come abbinare il promemoria a un acconto, così una disdetta smette di costarti qualcosa. Da sapere subito: Salonnare invia i promemoria automatici via email, non tramite WhatsApp.
Perché WhatsApp funziona diversamente dall'email per i promemoria
Email e WhatsApp non fanno lo stesso lavoro. L'email è ottima per la conferma subito dopo la prenotazione e per una fattura: contiene molte informazioni e il cliente può ritrovarla. Ma per il controllo finale, 24 ore prima del trattamento, l'email spesso non basta. Le persone aprono l'app di messaggistica molto più spesso della casella di posta, e un'email di conferma può finire tra le promozioni.
Un messaggio WhatsApp arriva dove qualcuno guarda già tutto il giorno. È proprio questo il punto: non vuoi un canale in più, vuoi il canale in cui il messaggio viene davvero letto. Un moderno software di pianificazione degli appuntamenti ti permette anche di combinarli: conferma via email, promemoria via WhatsApp.
C'è una seconda differenza. Quasi nessuno risponde a un'email. A un messaggio WhatsApp sì. Se un cliente non può venire, lo sai il giorno prima invece di non saperlo affatto. Questo ti dà 24 ore per riempire il buco, il che di solito basta. Curioso di come funziona lo stesso principio via SMS? Abbiamo scritto una guida separata alla conferma degli appuntamenti via SMS.
Il momento giusto: da 24 a 48 ore prima
Il momento decide quanto vale il tuo promemoria. Se lo invii troppo presto il cliente se ne è di nuovo dimenticato quando arriva l'appuntamento. Se lo invii troppo tardi, per esempio la mattina stessa, vieni a sapere di una disdetta quando non puoi più farci nulla.
La via di mezzo pratica sta tra 24 e 48 ore prima. Abbastanza tempo perché il cliente controlli la sua agenda e sposti l'appuntamento se serve, abbastanza poco perché il messaggio resti in mente. E se qualcuno disdice, hai un giorno intero per chiamare qualcuno dalla lista d'attesa.
Una buona preparazione previene proprio i costi che gli appuntamenti saltati accumulano in un anno. Due assenze a settimana sembrano poche, ma moltiplicale per il tuo scontrino medio e capisci perché vale la pena impostarlo.
Gestisci i tuoi promemoria automatici in un unico posto (Salonnare li invia via email), così imposti l'intervallo una volta e da lì va avanti da solo.
Cosa mettere nel messaggio (e cosa no)
Un promemoria non deve essere lungo. Il cliente deve vedere a colpo d'occhio quando è atteso e da chi. Usa variabili per nome, data e ora, e il messaggio diventa personale senza alcuno sforzo da parte tua.
Per un salone informale funziona bene così: "Ciao [nome], non vediamo l'ora di vederti domani alle [ora] da [nome salone]. Non riesci a venire? Faccelo sapere qui." Se il tuo studio è più clinico o formale, scegli un tono più asciutto: "Gentile [nome], le ricordiamo l'appuntamento del [data] alle [ora] presso [nome salone]."
Tre cose da evitare: non inviare in piena notte, anche se l'automazione continua a girare. Usa il numero solo per messaggi relativi agli appuntamenti finché qualcuno non ha dato il consenso al marketing: è un requisito del GDPR, non una questione di galateo. E inserisci sempre un'azione chiara, per esempio un link con cui il cliente può spostare l'appuntamento da solo. Ti risparmia un'altra telefonata.
Un promemoria da solo non basta: abbinalo a un acconto
Un promemoria aiuta contro gli appuntamenti dimenticati. Contro la mancanza di impegno arriva solo fino a un certo punto: chi già esitava ora disdice con educazione invece di non presentarsi. È un passo avanti, ma il buco in agenda c'è ancora.
È a questo che serve l'acconto. Quando qualcuno ha pagato una piccola somma in anticipo, l'appuntamento smette di essere un'intenzione vaga. Colleghi il tuo account Mollie o Stripe, i clienti pagano con carta o metodi locali come iDEAL e il denaro arriva direttamente sul tuo conto. Gli acconti fanno parte del piano Pro. Salonnare applica solo una commissione di piattaforma dello 0,5% (min. 0,30 €) per pagamento e nulla per messaggio inviato; oltre a questo paghi un importo mensile fisso e basta.
Come scegliere l'importo di un acconto e come spiegarlo ai clienti senza sembrare distaccato lo spieghiamo nella nostra guida alla riscossione degli acconti. E se qualcuno comunque non si presenta, il sistema può fare automaticamente un follow-up dell'appuntamento saltato.
Quanto costa davvero impostarlo
L'invio dei promemoria via email è incluso in ogni piano di Salonnare, compreso quello gratuito. Free costa 0 € al mese ed è pensato per un collaboratore con fino a 50 prenotazioni al mese. Oltre, Starter costa 29 € e Pro 59 € al mese.
Si aggiunge solo una commissione di piattaforma dello 0,5% (min. 0,30 €) per pagamento, e non c'è alcun costo per messaggio. È voluto: i tuoi costi non devono salire bruscamente con la tua agenda, perché allora un buon mese ti punisce.
L'interfaccia è disponibile in nove lingue e i tuoi dati stanno su server all'interno dell'UE. I dati sanitari come le allergie finiscono in un archivio cifrato separato costruito per l'articolo 9 del GDPR. Siamo un'azienda giovane e continuiamo a costruire su ciò che ci dicono i saloni; ciò che c'è funziona, e ciò che non c'è non lo promettiamo. Puoi iniziare senza impegno e impostare oggi il tuo primo promemoria.
Attiva oggi il tuo primo promemoria automatico
Imposta l'intervallo una volta e da lì lascia che i promemoria partano da soli. Il piano Free costa 0 € al mese per 1 collaboratore e 50 prenotazioni, con solo una commissione di piattaforma dello 0,5% (min. 0,30 €) per pagamento e nessun costo per messaggio.
Inizia gratis con i promemoria automaticiDomande frequenti sui promemoria degli appuntamenti
I promemoria degli appuntamenti sono inclusi nel piano gratuito?
Sì. L'invio dei promemoria via email è incluso in ogni piano, compreso il piano Free a 0 € al mese per 1 collaboratore e fino a 50 prenotazioni al mese. Si applica solo la commissione di piattaforma dello 0,5% (min. 0,30 €) per pagamento, senza costi per messaggio inviato, quindi il tuo costo mensile non cambia quando invii più promemoria.
Qual è il momento migliore per inviare un promemoria dell'appuntamento?
Tra 24 e 48 ore prima del trattamento. È abbastanza tempo perché il cliente controlli la sua agenda e sposti l'appuntamento se serve, e abbastanza poco perché il messaggio resti in mente fino all'appuntamento. Se qualcuno disdice, hai ancora un giorno intero per riempire il buco dalla lista d'attesa.
Posso scrivere io il testo del promemoria?
Sì, scrivi i messaggi con il tuo tono. Le variabili per nome, data e ora permettono al sistema di compilare automaticamente i dettagli, così ogni messaggio risulta personale senza che tu debba scrivere nulla per ogni cliente. Puoi usare formulazioni diverse per trattamento o per situazione.
I clienti trovano impersonali i messaggi automatici?
Nella pratica non molto, purché il tono sia adatto e il messaggio breve. Un promemoria viene letto soprattutto come un servizio: qualcuno sta pensando a te. E poiché arriva in un'app di messaggistica, rispondere è molto più facile che telefonare. Chi non può venire quindi te lo dice prima.